Главная / Консультации / Общий аудит / Вопросы по командировочным расходам

Вопросы по командировочным расходам

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit

27.07.2022
Вопрос

Вопрос 1. Какие виды расходов можно отнести к командировочным?
Вопрос 2. Какими документами подтверждаются командировочные расходы для целей налогового учета?
Вопрос 2.1. Какие подтверждающие документы нужно предоставить при покупке (оплате) билетов через онлайн сервисы?
Вопрос 2.2. Какие документы будут являться подтверждающими, если работник направляется в командировку на собственном транспорте?
Вопрос 2.3. Какие документы необходимо предоставить работнику, который арендовал квартиру в период рабочей командировки?
Вопрос 3. Работник не смог отправиться в командировку в связи с заболеванием, что в данном случае нужно сделать с начисленными командировочными?
Вопрос 4. Работник решил улучшить (за собственный счет) условия перелета или проживания во время командировки, данное решение увеличило стоимость билетов или проживания, какую сумму необходимо отразить в авансовом отчете?
Вопрос 5. Если сотрудник поехал в командировку с членом семьи, в каком размере расходы на оплату гостиницы могут учитываться в целях исчисления налога на прибыль? Какие оригиналы документов нужно предоставить?
Вопрос 6. Если сотрудник потерял документы, подтверждающие командировочные расходы, может ли Организация возместить такие расходы, какие риски?
Вопрос 7. Во время командировки сотрудник может проводить оплату любой банковской картой или только зарплатной картой, на которую были начислены командировочные?
Вопрос 8. Если сотрудник после завершения командировки направляется в отпуск (из города в который он был командирован), в данном случае может Организация оплатить обратный билет из места проведения отпуска до места постоянного проживания? Принимаются ли эти расходы в БУ и НУ?
Вопрос 9. Если сотрудник возвращается из командировки в другой город, отличный от места, откуда он вылетал, и в Положении по командировкам прописано, что компания в таком случае ему возмещает проезд на такси от аэропорта до места назначения в этом городе, могут ли такие расходы учитываться в БУ и НУ?
Ответ


Вопрос 1. Какие виды расходов можно отнести к командировочным?

Коллегия Налоговых Консультантов

оказывает  весь комплекс аудиторских, консультационных и юридических услуг +7915-329-02-05

 

 

 

Бухгалтерским законодательством не предусмотрен конкретный перечень командировочных расходов, который может быть отражен Организацией в учете.

В связи с чем, считаем, что виды расходов, которые могут быть отнесены к командировочным, следует определять на основании норм, регламентирующих трудовые отношения.

Так, согласно статье 166 ТК РФ служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

В соответствии со статьей 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам других работодателей определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

Кроме того, в силу пункта 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки[1] (далее – Положение о командировках) работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, определяются в соответствии с положениями статьи 168 ТК РФ.

На основании пункта 12 Положения о командировках расходы по проезду к месту командировки на территории РФ и обратно к месту постоянной работы и по проезду из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

Пунктом 13 Положения о командировках предусмотрено, что в случае вынужденной остановки в пути работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами, в порядке и размерах, которые предусмотрены абзацем вторым пункта 11 настоящего Положения.

Согласно пункту 14 Положения расходы по бронированию и найму жилого помещения на территории РФ возмещаются работникам (кроме тех случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение) в порядке и размерах, предусмотренных абзацем вторым пункта 11 настоящего Положения.

Пунктом 24 Положения о командировках установлено, что возмещение иных расходов, связанных с командировками, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы, в порядке и размерах, которые предусмотрены абзацем вторым пункта 11 настоящего Положения.

Из приведенных положений следует, что командировка осуществляется по инициативе и в интересах работодателя.

При направлении сотрудника в командировку у работодателя возникает обязанность возместить сотруднику следующие расходы:

- расходы на проезд (в том числе переезд из одного места в другое, если необходимо посетить несколько организаций),

- расходы на проживание (в том числе во время вынужденных остановок в пути),

- суточные,

- иные расходы, осуществленные сотрудником с разрешения и ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещаемых расходов также следует предусмотреть локальным нормативным актом организации.

По нашему мнению, в качестве иных расходов могут приниматься/допускаться расходы, которые осуществляются в целях выполнения служебного задания, например, проведение представительского мероприятия с потенциальными клиентами организации.

В этом случае сотрудником могут быть осуществлены расходы по аренде банкетного зала, оплате питания представителей потенциальных клиентов и прочее.

В случае если целью командировки является участие в выставке в целях проведения рекламной компании, то в командировочные расходы могут быть включены расходы по оплате входного билета на выставку, аренду выставочного стенда, приобретение рекламных брошюр.

Таким образом, перечень командировочных расходов не является исчерпывающим и может зависеть от вида служебного задания, порученного сотруднику.

Кроме того, в локальном акте Организация вправе предусмотреть виды иных расходов, которые будут возмещаться сотруднику во время его нахождения командировке или ситуации для их возникновения.

В силу пункта 10 Положения о командировке работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

Пунктом 26 Положения о командировках установлено, что работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней:

- авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

Таким образом, после возвращения из командировки сотрудник обязан представить Организации авансовый отчет о расходах, которые были осуществлены сотрудником в командировке, и которые подлежат возмещению Организацией.

К авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие виды и суммы осуществленных расходов.

С учетом приведенных выше разъяснений, в авансовом отчете должны содержаться сведения о расходах на проезд, проживание, суточных, а также об иных расходах, осуществленных сотрудником в целях выполнения служебного задания с ведома и разрешения Организации.

Вопрос 2. Какими документами подтверждаются командировочные расходы для целей налогового учета?

В соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности на:

- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

- наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

- суточные или полевое довольствие;

- оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы

Таким образом, командировочные расходы Организации, в частности, расходы на проезд, проживание сотрудников, выплата суточных сотрудникам учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией в целях исчисления налога на прибыль.

Из положений пункта 1 статьи 252 НК РФ следует, что расходы учитываются в целях исчисления налога на прибыль в том случае, если они единовременно удовлетворяют следующим условиям:

- прямо не поименованы в статье 270 НК РФ;

- экономически обоснованы и направлены на получение дохода;

- документально подтверждены.

Абзацем 4 пункта 1 статьи 252 НК РФ установлено, что под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

На основании изложенного, считаем, что Организация будет вправе учесть в составе расходов затраты на командировки, в частности, затраты на проезд и проживание сотрудников, при наличии соответствующего документального подтверждения.

Вопрос 2.1. Какие подтверждающие документы нужно предоставить при покупке (оплате) билетов через онлайн сервисы?

В целях исчисления налога на прибыль Организация вправе учесть расходы на проезд сотрудника к месту командировки и обратно при наличии документального подтверждения таких расходов.

В Письме Минфина РФ от 21.12.2021 № 03-03-07/104334 были даны разъяснения, согласно которым НК РФ не устанавливает конкретный перечень документов, которые подтверждают расходы на проезд к месту командировки и обратно.

В Письме Минфина РФ от 25.06.2018 № 03-03-07/43484 по вопросу документального подтверждения расходов на приобретение электронных авиабилетов, были даны следующие разъяснения:

«Если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, могут являться сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту, иные аналогичные документы.

Таким образом, затраты на приобретение авиабилета для целей налогообложения прибыли организаций могут быть обоснованы любыми документами, подтверждающими факт произведенных расходов».

Схожие разъяснения были даны в Письмах Минфина РФ от 20.01.2022 № 03-03-07/3198, от 15.01.2021 № 03-03-06/1/1448, от 28.01.2020 № 03-03-06/1/4908, от 09.09.2019 № 03-03-07/69371, от 28.02.2019 № 03-03-05/12957.

В Письме Минфина РФ от 14.04.2014 № 03-03-07/16777 по вопросу документального подтверждения расходов на приобретение электронных ж/д билетов были даны следующие разъяснения:

«…документом, подтверждающим для целей налогообложения прибыли произведенные расходы на приобретение железнодорожного билета, может служить контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети.

При этом, принимая во внимание, что посадочный талон содержит необходимую информацию о состоявшейся поездке к месту командирования и обратно (в том числе время отправления, стоимость проезда и другие реквизиты), он может быть принят в качестве документа, служащего основанием для возмещения расходов по проезду, связанных с направлением работника в служебную командировку».

На основании изложенного, считаем, что в случае приобретения билетов через онлайн сервисы, документами, подтверждающими расходы на проезд сотрудника, могут являться:

- маршрут/квитанция электронного документа;

- контрольный купон электронного проездного документа;

- посадочный талон;

- выписка банка;

при условии, что в учете Организации также имеются документы, подтверждающие направление и пребывание сотрудника в командировке – приказ о направлении в командировку, счета из гостиницы и пр.

Вопрос 2.2. Какие документы будут являться подтверждающими, если работник направляется в командировку на собственном транспорте?

Из Письма Минфина РФ от 20.04.2015 № 03-03-06/22368 следует, что оправдательными документами, подтверждающими использование личного транспорта для проезда к месту командирования и обратно будут являться путевой лист, кассовые чеки с АЗС.

На основании изложенного, считаем, что дополнительно к документам, подтверждающим направление и пребывание сотрудника в командировке, документами, подтверждающими расходы сотрудника на проезд на личном транспорте, будут являться:

- путевые листы;

- кассовые чеки с АЗС.

Вопрос 2.3. Какие документы необходимо предоставить работнику, который арендовал квартиру в период рабочей командировки?

В целях исчисления налога на прибыль Организация вправе учесть расходы на наем жилого помещения сотрудником при наличии документального подтверждения таких расходов.

НК РФ, ТК РФ не ограничивает вид жилого помещения, в котором может проживать сотрудник во время командировки.

На практике, командированные сотрудники могут проживать в гостиницах или арендуемых квартирах.

Минфином РФ в Письме от 15.01.2016 № 03-03-07/803 были даны разъяснения, согласно которым расходы сотрудника на аренду квартиры во время командировки могут быть подтверждены документами, косвенно подтверждающими пребывание в ней, в частности, договором аренды.

По нашему мнению, такими документами могут являться:

- авансовый отчет;

- договор аренды;

- расписка, подтверждающая оплата владельцу квартиры аренды;

- выписка с расчетного счета, карточного счета сотрудника;

при условии, что в учете Организации также имеются документы, подтверждающие направление и пребывание сотрудника в командировке – приказ о направлении в командировку, проездные билеты и пр.

Вопрос 3. Работник не смог отправиться в командировку в связи с заболеванием, что в данном случае нужно сделать с начисленными командировочными?

По нашему мнению, если командировка не состоялась, то порядок внесения изменений в учет зависит от вида уже осуществленных расходов, а также возможности их возмещения.

Так, на основании статьи 137 ТК РФ удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться:

- для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях.

В этом случае работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Таким образом, в случае, если сотруднику был выдан аванс и суточные, то они подлежат возврату сотрудником (удержанию из заработной платы).

Соответственно, в учете Организации следует отразить операции по возврату, удержанию суммы аванса из заработной платы сотрудника.

В том случае, если сотрудником или самой Организацией были приобретены билеты, оплачены места в гостинице, то возможны следующие варианты:

1. В случае возврата билетов, отказа от гостиницы, в бухгалтерском учете отражаются операции по возврату.

В налоговом учете в этом случае каких-либо расходов не возникает.

2. Если билеты не могут быть возвращены, а от мест в гостинице нельзя отказаться, то такие расходы не могут быть отнесены к командировочным расходам.

Между тем, в силу подпункта 20 пункта 1 статьи 265 НК РФ в состав внереализационных расходов, не связанных с производством и реализацией, включаются обоснованные затраты на осуществление деятельности, непосредственно не связанной с производством и (или) реализацией. К таким расходам относятся, в частности, другие обоснованные расходы.

По нашему мнению, в случае если командировка не состоялась в связи с заболеванием сотрудника, то расходы, не подлежащие возмещению (расходы на проезд, проживание), могут быть включены Организацией в состав иных внереализационных расходов на дату отмены командировки.

По нашему мнению, такие расходы являются обоснованными, поскольку были связаны с организацией служебной командировки, которая не состоялась по независящим от Организации причинам, и привела к дополнительным расходам, напрямую не связанным с производственной деятельностью.

Высказанная нами позиция подтверждается разъяснениями Минфина РФ, приведенными в Письме от 08.09.2020 № 03-03-06/1/78642:

«Согласно пункту 2 статьи 265 НК РФ для целей главы 25 "Налог на прибыль организаций" НК РФ к внереализационным расходам приравниваются убытки, полученные налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде.

Таким образом, в случае отмены командировки налогоплательщик вправе учитывать понесенные им невозмещаемые расходы при формировании налоговой базы по налогу на прибыль организаций при соответствии критериям, указанным в пункте 1 статьи 252 НК РФ, и при условии, что такие расходы не поименованы в статье 270 НК РФ».

Для целей бухгалтерского учета в силу пункта 2 ПБУ 10/99[2] расходами организации признается уменьшение экономических выгод в результате выбытия активов (денежных средств, иного имущества) и (или) возникновения обязательств, приводящее к уменьшению капитала этой организации, за исключением уменьшения вкладов по решению участников (собственников имущества).

На основании пункта 4 ПБУ 10/99 расходы организации в зависимости от их характера, условий осуществления и направлений деятельности организации подразделяются на:

- расходы по обычным видам деятельности;

- прочие расходы;

Расходы, отличные от расходов по обычным видам деятельности, считаются прочими расходами.

Перечень прочих расходов, предусмотренных пунктом 11 ПБУ 10/99, не является исчерпывающим, и включает любые расходы, которые не учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности.

Поскольку в рассматриваемом случае у Организации возникли расходы в связи с отказом от командировки, т.е. не связаны с основной деятельностью Организации, то такие расходы подлежат учету в составе прочих расходов.

Вопрос 4. Работник решил улучшить (за собственный счет) условия перелета или проживания во время командировки, данное решение увеличило стоимость билетов или проживания, какую сумму необходимо отразить в авансовом отчете?

Как было отмечено нами выше, при направлении сотрудника в командировку у Организации возникает обязанность по возмещению сотруднику, в частности, расходов на проезд и проживание.

При этом статьей 168 ТК РФ установлено, что порядок и размеры возмещения расходов определяются работодателем в локальном нормативном акте.

Таким образом, нормами ТК РФ какие-либо ограничения в части возмещаемой стоимости билетов, стоимости проживания, не предусмотрены. Однако работодателем могут быть предусмотрены соответствующие ограничения в локальном нормативном акте.

По нашему мнению, если порядок возмещения расходов в ситуации, когда сотрудник приобрел более дорогие билеты и оплатил более комфортное проживание, локальным актом не регламентирован, Организация будет обязана возместить сотруднику всю стоимость билетов и расходов на проживание.

В части признания таких расходов в целях исчисления налога на прибыль у Организации могут возникнуть споры с налоговыми органами в связи с тем, что обоснованность несения расходов в завышенном размере может быть поставлена ими под сомнение.

 

Между тем, в целях соблюдения баланса интересов между Организацией и сотрудником Организация вправе в локальном нормативном акте определить порядок возмещения расходов на проезд и проживание в том случае, когда сотрудник осуществляет доплату стоимости проезда и проживания в целях улучшения комфортных условий.

В этом случае возмещению будет подлежать стоимость проезда и проживания, определяемого в порядке, установленном ЛНА (например, сумма, соответствующая стоимости билета/проживание эконом класса).

В этом случае указанию в авансовом отчете и возмещению будет подлежать более дешевая стоимость проезда и проживания, однако, она тоже должна быть документально подтверждена.

В качестве документального подтверждения, на наш взгляд, сотруднику необходимо будет предоставить кроме авансового отчета:

- документы, фактически подтверждающие стоимость проезда (квитанции, билеты, посадочные талоны, счета из гостиницы) и проживания, а также документы, подтверждающие их оплату (кассовые чеки, выписки с расчетного счета);

- документы, подтверждающие стоимость более дешевых билетов, мест в гостинице – это могут быть распечатки с сайтов перевозчиков, гостиниц и т.д.

Вопрос 5. Если сотрудник поехал в командировку с членом семьи, в каком размере расходы на оплату гостиницы могут учитываться в целях исчисления налога на прибыль? Какие оригиналы документов нужно предоставить?

При направлении сотрудника в командировку у Организации возникает обязанность по возмещению сотруднику, в частности, расходов на проезд и проживание.

При этом статьей 168 ТК РФ установлено, что порядок и размеры возмещения расходов определяются работодателем в локальном нормативном акте.

Организация не обязана возмещать сотруднику расходы, связанные с проживанием в гостинице члена семьи сотрудника.

В этом случае, на наш взгляд, при возможности установления суммы расходов, затраченных сотрудником на себя, Организации следует возместить сумму таких расходов. Документами, подтверждающими расходы, будут счета из гостиницы, и документы, подтверждающие оплату (кассовые чеки, выписки со счета).

Коллегия Налоговых Консультантов

оказывает и юридические услуги, в т.ч. по 

налоговым проверкам +7915-329-02-05

В том случае, если из счета, выставленного гостиницей, не ясно, какая сумма приходится на сотрудника, считаем, что порядок возмещения таких расходов Организация вправе предусмотреть в ЛНА.

Так, например, Организация вправе предусмотреть условие о том, что в случае проживания сотрудника совместно членами семьи, возмещение расходов на проживание осуществляется на основании счета гостиницы, документов, подтверждающих оплату, в сумме, пропорциональной количеству проживающих человек в номере.

Т.е. сотруднику будет возмещена 1/n от стоимости проживания, в том случае, если совместно с сотрудником в номере проживало n человек.

Вопрос 6. Если сотрудник потерял документы, подтверждающие командировочные расходы, может ли Организация возместить такие расходы, какие риски?

Действующим законодательством предусмотрено, что сотруднику возмещаются командировочные расходы на основании авансового отчета и подтверждающих документов.

Кроме того, в целях исчисления налога на прибыль учитываются командировочные расходы при наличии документального подтверждения.

В том случае, если сотрудником утрачены документы, и отсутствует возможность иными документами подтвердить виды и суммы произведенных расходов (обращаем Ваше внимание, что в гостиницах, у перевозчиков можно запросить копии, дубликаты документов, выписки) то в этом случае Организация не обязана возмещать сотруднику затраты, документальное подтверждение которых отсутствует.

В том случае если Организация примет решение о возмещении, такие расходы не могут учитываться в целях исчисления налога на прибыль.

Кроме того, сумма возмещения будет подлежат обложению страховыми взносами и НДФЛ в силу следующего.

На основании пункта 1 статьи 217 НК РФ не подлежат налогообложению НДФЛ все виды компенсационных выплат, установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и направление в служебную командировку).

При оплате работодателем налогоплательщику расходов, связанных со служебной командировкой, в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке на территории РФ и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке за пределами территории РФ, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, курортный сбор, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения, пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного или дипломатического паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке на территории РФ и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке за пределами территории РФ.

Таким образом, возмещаемые сотруднику расходы в связи с направлением его в командировку не подлежат обложению НДФЛ.

При этом сумма возмещаемых расходов должна быть документально подтверждена.

Следовательно, если документальное подтверждение отсутствует, у Организации отсутствует основание для возмещения таких расходов, а сумма выплаченной в пользу сотрудника компенсации, будет облагаться НДФЛ.

В Письме Минфина РФ от 08.05.2015 № 03-03-06/1/26918 были даны аналогичные разъяснения:

«…при отсутствии документов, подтверждающих расходы сотрудника организации на проезд до места командирования и обратно, суммы возмещения организацией-работодателем таких расходов подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке».

На основании подпункта 2 пункта 1 статьи 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей

Пунктом 2 статьи 422 НК РФ установлено, что при оплате плательщиками расходов на командировки работников как в пределах территории РФ, так и за пределами территории РФ не подлежат обложению страховыми взносами суточные, предусмотренные пунктом 1 статьи 217 НК РФ, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения, пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного или дипломатического паспорта, на получение виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Таким образом, возмещаемые сотруднику расходы в связи с направлением его в командировку не подлежат обложению страховыми взносами, при условии, что сумма возмещаемых расходов документально подтверждена.

Соответственно, при отсутствии документального подтверждения сумма возмещаемых расходов будет облагаться страховыми взносами.

Аналогичные выводы были сделаны в Письме Минфина РФ от 09.02.2018 № 03-04-05/7999:

«…на основании пункта 2 статьи 422 Кодекса в случае командирования работника выплаты, направленные на возмещение/компенсацию работодателем расходов, связанных со служебными командировками, не облагаются страховыми взносами при документальном подтверждении таких расходов.

В случае отсутствия подтверждающих расходы документов суммы указанных выплат, произведенных в пользу работника, не могут признаваться компенсационными и, следовательно, подлежат обложению страховыми взносами в государственные внебюджетные фонды в общеустановленном порядке».

В Постановлении Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 20.11.2017 № Ф08-8594/2017 по делу № А32-1706/2017 суд также пришел к выводу о том, что в случае отсутствия документов, подтверждающих сумму расходов сотрудника, связанных с оплатой жилья, организация обязана была с суммы возмещения исчислить стразовые взносы.

Вопрос 7. Во время командировки сотрудник может проводить оплату любой банковской картой или только зарплатной картой, на которую были начислены командировочные?

Действующее законодательство не запрещает перечислять подотчетные суммы на банковские карты сотрудников, а сотрудникам, в свою очередь, использовать личные карты при осуществлении хозяйственных операций в интересах Организации.

Согласно пункту 2.3 Положения об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт  (далее по тексту – Положение) физическое лицо осуществляет с использованием банковской карты операции в валюте РФ, в отношении которых законодательством РФ не установлен запрет (ограничение) на их совершение.

Поскольку расчеты с работодателем в рамках трудового договора с использованием банковских карт не запрещены, по нашему мнению, сотрудник вправе произвести оплату командировочных расходов в пользу Организации с использованием любой банковской карты, в том числе личной.

На основании изложенного, считаем, что Организация обязана возмещать расходы сотрудника при наличии документально подтверждения в любом случае, независимо от того, каким способом, с какого вида карты была проведена сотрудником оплата расходов.

Вопрос 8. Если сотрудник после завершения командировки направляется в отпуск (из города в который он был командирован), в данном случае может Организация оплатить обратный билет из места проведения отпуска до места постоянного проживания? Принимаются ли эти расходы в БУ и НУ?

Действующим законодательством установлена обязанность для работодателя по возмещению стоимости проезда сотрудника от места командировки, а не от места проведения отпуска.

В Письме Минфина РФ от 14.02.2022 № 03-04-06/9883 были даны следующие разъяснения по вопросу возмещения сотруднику расходов, связанных с возвращением из отпуска, проведенного в месте, в которое ранее был направлен в командировку:

«Из запроса и информации, полученной в рабочем порядке, следует, что организация направляет в командировку своего работника для выполнения служебного задания. При этом работник после окончания командировки остается в месте командирования или прибывает в место командирования раньше установленной в приказе о командировании даты для проведения очередного отпуска.

1. Налог на доходы физических лиц

Согласно пункту 1 статьи 217 главы 23 "Налог на доходы физических лиц" Кодекса не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц, если иное не предусмотрено данным пунктом, все виды компенсационных выплат, установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, включая направление в служебную командировку.

В абзаце двенадцатом данного пункта указано, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов, связанных со служебной командировкой, в доход, подлежащий налогообложению, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.

Таким образом, если работник убывает в командировку ранее даты, указанной в приказе о командировании (возвращается из командировки позднее установленной даты), оплата его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой.

В частности, в случае, если сразу после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, который он проводит в месте командирования (независимо от продолжительности отпуска), имеет место получение работником экономической выгоды, предусмотренной статьей 41 Кодекса, в виде оплаты организацией проезда от места проведения отпуска до места работы.

В этом случае оплата организацией за сотрудника обратного билета со сроком приезда позднее окончания срока командировки, обозначенного в приказе о командировании, в соответствии с подпунктом 1 пункта 2 статьи 211 Кодекса, признается его доходом, полученным в натуральной форме. Стоимость указанного билета подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в полном объеме в соответствии с положениями статьи 211 Кодекса.

2. Страховые взносы

Исходя из положений подпункта 1 пункта 1 статьи 420 и пункта 1 статьи 421 главы 34 "Страховые взносы" Кодекса объектом и базой для начисления страховых взносов для плательщиков страховых взносов - организаций, производящих выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, подлежащим обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования, признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые, в частности, в рамках трудовых отношений и по гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, за исключением сумм, указанных в статье 422 Кодекса.

В соответствии с подпунктом 2 пункта 1 статьи 422 Кодекса не подлежат обложению страховыми взносами для плательщиков страховых взносов - организаций все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Кроме того, пунктом 2 статьи 422 Кодекса предусмотрено, что при оплате плательщиками расходов на командировки работников как в пределах территории Российской Федерации, так и за пределами территории Российской Федерации не подлежат обложению страховыми взносами, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.

Таким образом, если дата начала (окончания) командировки в приказе организации о командировании не совпадает с датой отправления транспортного средства, указанной в проездном документе (датой прибытия командированного работника в место постоянной работы), то оплата организацией проезда работника к месту командировки (обратно к месту работы) не является компенсацией его расходов, связанных со служебной командировкой, и облагается страховыми взносами на основании подпункта 1 пункта 1 статьи 420 Кодекса как выплата в рамках трудовых отношений.

3. Налог на прибыль организаций

В целях главы 25 "Налог на прибыль организаций" Кодекса налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 Кодекса).

В соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Кодекса к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности, расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

При этом пунктом 1 статьи 252 Кодекса определено, что в целях налогообложения прибыли организаций расходами признаются экономически оправданные и документально подтвержденные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В ситуации, когда работник после выполнения служебного поручения не возвращается к месту постоянной работы, а из места командировки направляется в отпуск, днем окончания командировки работника следует считать последний день перед отпуском.

Таким образом, в случае если работник организации после окончания командировки остается в указанном месте для проведения отпуска, откуда позднее возвращается в место постоянной работы, расходы по оплате проезда работника к постоянному месту работы не отвечают критериям признания расходов, предусмотренным статьей 252 Кодекса, так как организация в данном случае оплачивает возвращение сотрудника из места отпуска, а не из служебной командировки.

Следовательно, налогоплательщик не вправе учесть указанные расходы при формировании налоговой базы по налогу на прибыль организаций».

Из приведенных разъяснений следует, что оплата проезда сотруднику из места проведения отпуска, совпавшего с местом проведения командировки, не может учитываться в составе расходов в целях исчисления налога на прибыль, облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Аналогичные разъяснения в отношении того, что суммы возмещения не могут учитываться в целях исчисления налога на прибыль, были даны в Письмах Минфина РФ от 30.01.2017 № 03-03-06/1/4364, от 21.10.2016 № 03-03-06/3/61516, от 08.11.2013 № 03-03-06/1/47813.

В части необходимости исчисления НДФЛ и страховых взносов НДФЛ также были даны разъяснения в Письмах Минфина РФ от 21.10.2020 № 03-15-06/91634, от 22.02.2019 № 03-04-06/11746.

При этом в более ранних письмах Минфин РФ высказывал противоположную точку зрения - Письма Минфина РФ от 03.09.2012 № 03-03-06/1/456, от 31.12.2010 № 03-04-06/6-329, от 16.08.2010 № 03-03-06/1/545, от 26.03.2009 № 03-03-06/1/191:

«…при отнесении затрат на оплату проезда работника к месту командировки и обратно к расходам, учитываемым в целях налогообложения прибыли организаций, необходимо принимать во внимание, что указанные затраты были бы понесены в любом случае вне зависимости от срока пребывания работника в месте назначения. Таким образом, вне зависимости от времени, проведенного в месте назначения, расходы на приобретение проездного документа для проезда работника из места командировки к месту постоянной работы могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли организаций, если дата выбытия работника из места командировки к месту постоянной работы совпадает с датой, на которую приобретен вышеуказанный проездной билет, а также если задержка выезда командированного из места командировки (либо более ранний выезд работника к месту назначения) произошла с разрешения руководителя, подтверждающего в соответствии с установленным порядком целесообразность произведенных расходов».

Учитывая более поздние разъяснения фискальных органов, если Организация примет решение возместить сотруднику стоимость обратного проезда, то существует риск , что сумма возмещения будет исключена налоговыми органами из состава расходов по налогу на прибыль.

Кроме того, существует риск исчисления с суммы возмещения НДФЛ и страховых взносов.

В бухгалтерском учете Организация вправе учесть сумму расходов по оплате обратного билета сотрудника (пункты 2, 4, 5, 11 ПБУ 10/99), поскольку для целей бухгалтерского учета расходом признается уменьшение экономических выгод Организации. Требования об экономической обоснованности, направленности на получение дохода ПБУ 10/99 не установлено.

Вопрос 9. Если сотрудник возвращается из командировки в другой город, отличный от места, откуда он вылетал, и в Положении по командировкам прописано, что компания в таком случае ему возмещает проезд на такси от аэропорта до места назначения в этом городе, могут ли такие расходы учитываться в БУ и НУ?

Действующим законодательством предусмотрено, что работодатель обязан возместить сотруднику стоимость проезда из места командировки к месту его работы, а не к месту проведения отпуска.

В Письме Минфина РФ от 17.01.2017 № 03-04-06/1546 был сделан вывод о том, что затраты на проезд работника из места командировки к месту проведения отдыха налогоплательщик не вправе учесть в расходах для целей налогообложения прибыли организаций, так как данные расходы не соответствуют требованиям положений статьи 252 НК РФ.

Кроме того, в Письме Минфина РФ от 04.10.2019 № 03-04-06/76228 было отмечено следующее:

«Вопрос: Об НДФЛ при оплате за работника стоимости проезда, если по окончании командировки он направляется в отпуск из места командирования.

Ответ: Пунктом 3 статьи 217 Кодекса предусмотрено освобождение от обложения налогом на доходы физических лиц всех видов установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов).

В абзаце двенадцатом данного пункта указано, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.

Вместе с тем, если после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, в который он направляется из места командирования, имеет место получение работником экономической выгоды, предусмотренной статьей 41 Кодекса, в виде оплаты организацией проезда от места командирования к месту проведения отпуска и от места проведения отпуска до места жительства.

В этом случае оплата организацией за работника стоимости проезда от места командирования к месту проведения отпуска и от места проведения отпуска до места жительства, в соответствии с подпунктом 1 пункта 2 статьи 211 Кодекса, признается его доходом, полученным в натуральной форме. Стоимость указанного проезда подлежит обложению налогом на доходы физических лиц».

Следовательно, по мнению Минфина РФ, оплата стоимости проезда из места командировки в место проведения отпуска является экономической выгодой сотрудника и подлежит налогообложению НДФЛ.

Аналогичные доводы могут быть использованы фискальными органами в целях обоснования того, что указанные расходы также подлежат обложению страховыми взносами.

На основании изложенного, считаем, что в отношении расходов по оплате такси из аэропорта до места проведения отпуска, возмещение которых предусмотрено Положением о командировках, существует риск их исключения из состава расходов в качестве экономически необоснованных, также существует риск исчисления НДФЛ и страховых взносов.

Расходы по оплате услуг также могут учитываться в составе расходов для целей бухгалтерского учета в силу положений пунктов 2, 4, 5, 11 ПБУ 10/99.

Вопрос 10. Как оплачиваются суточные, если работник направляется в командировку в выходной день?

Согласно пункту 11 Положения о командировках дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, с учетом положений, предусмотренных пунктом 18 настоящего Положения.

Таким образом, суточные выплачиваются за каждый день нахождения работника в служебной командировке, в том числе, если период командировки выпадает на выходные дни.

На основании изложенного, считаем, что если сотрудник направляется в командировку в выходной день, то за этот день ему также полагается оплатить суточные.

Коллегия Налоговых Консультантов, 11 апреля 2022 года

Телеграм-канал https://t.me/knk_audit Бухучет, налоги, нововведения, прослеживаемость, иностранные компании, сложные случаи





[1] Утверждено Постановлением Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749.

[2] Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утв. Приказом Минфина РФ от 06.05.1999 № 33н.


Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit

Назад в раздел