Предоставление сотрудникам расчетных листов в электронном виде

В соответствии со статьёй 136 ТК РФ при выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:

1) о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;

2) о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;

3) о размерах и об основаниях произведенных удержаний;

4) об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов.

При этом нормы ТК РФ прямо не предписывают работодателям информировать сотрудников о составных частях заработной платы путём выдачи документа на бумажном носителе, равно как и не запрещают направлять такое извещение по электронной почте.

Следовательно, по нашему мнению, Организация вправе информировать сотрудников о составных частях заработной платы путём направления расчётных листков по электронной почте. Форму такого расчётного листка и способ его представления необходимо утвердить в локальном нормативном акте.

Данное мнение подтверждается Письмом Минтруда РФ от 21.02.17 № 14-1/ООГ-1560:

«Вопрос: Об извещении работника о составных частях зарплаты (расчетном листке) посредством электронной почты.

Ответ: Целью выдачи расчетного листка является необходимость проинформировать работника, из чего складывается его очередная заработная плата.

При этом в соответствии с частью 2 статьи 136 ТК РФ форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

Таким образом, работодатель обязан извещать работника о составных частях заработной платы при выплате заработной платы в соответствии с формой, утвержденной работодателем.

При этом ТК РФ не регламентирует порядок извещения работника о составных частях заработной платы (расчетный листок).

В связи с чем полагаем, что, если в трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте предусмотрен порядок извещения работника о составных частях заработной платы (расчетный листок) посредством электронной почты, то данный порядок, по нашему мнению, не нарушает положения статьи 136 ТК РФ.»

Косвенно данное мнение также может быть подтверждено Письмом Минтруда РФ от 23.10.18 № 14-1/ООГ-8459:

«Вопрос: Должен ли работник получать расчетный листок, если зарплата перечисляется на банковскую карту? Если да, то в какой форме (бумажной, электронной)? Где должен быть прописан порядок выдачи расчетных листков?

Ответ: Информация о составных частях заработной платы должна быть доведена до сведения работника посредством представления ему расчетного листа.

При этом в соответствии с частью 2 статьи 136 ТК РФ форма расчетного листа утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

Таким образом, у работодателей есть обязательство выдавать всем работникам расчетные листки при выплате заработной платы, в том числе при перечислении ее на банковские карты. Это связано с тем, что ТК РФ не содержит каких-либо исключений в отношении представления работникам расчетных листков в зависимости от способа выплаты заработной платы.

Однако порядок выдачи расчетных листков, в том числе при перечислении заработной платы на банковскую карту, законодательством не определен. Следовательно, такой порядок может быть определен в локальном нормативном акте организации.

Таким образом, работодатель обязан извещать работника о составных частях заработной платы посредством выдачи работнику расчетного листа. При этом невыдача расчетных листов работнику является нарушением ТК РФ.

Предусмотренная указанной статьей обязанность работодателя на выдачу расчетных листов при выплате заработной платы относится к числу условий, установленных законодательством. Это условие не может быть ухудшено ни по соглашению сторон, ни на основании коллективного договора.»[1]

В данном разъяснении Минтруд прямо не указал на правомерность направления расчётных листков по электронной почте. Однако указал, что работодатели самостоятельно определяют порядок выдачи расчётных листков.

Учитывая, что норма статьи 136 ТК РФ вменяет работодателю обязанность по извещению сотрудников в установленном локальным нормативным актом порядке (с которыми сотрудник должен быть ознакомлен под роспись в соответствии со статьёй 22 ТК РФ), то, осуществив направление расчётного листка на адрес электронной почты сотрудника, работодатель данную обязанность фактически исполняет.

Вместе с этим отмечаем, что порядок подтверждения выдачи расчётного листка действующим законодательством не определён. На практике применяется такой способ подтверждения, как выдача расчётного листка сотруднику под роспись (ведомость, журнал, корешок), однако в случае с направлением листка по электронной почте такой способ не является актуальным.

Обращаем Ваше внимание на Апелляционное определение Новосибирского областного суда от 05.06.14 по делу № 33-4700/2014:

«Судом установлено, что в соответствии с пунктом 3.2 Положения о заработной плате ОАО АКБ "Авангард" работодателем была утверждена форма расчетного листка в электронном виде на личной странице работника в Интернет-Банке. Пунктом 3.3 Положения предусмотрено, что заработная плата выплачивается в месте выполнения работы или перечисляется на текущий счет работника, открытый в Банке, 16-го и 25-го числа каждого месяца (л.д. 166 - 168).

Из заявления С.М. (фамилия изменена на К. в связи со вступлением в брак (л.д. 144) о приеме на работу от 15.12.2009 г. следует, что истец с Положением о заработной плате была ознакомлена, что не оспаривалось ею и в судебном заседании (л.д. 158).

Расчетный листок является способом уведомления работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний.

В судебном заседании истец не оспаривала факт получения ею расчетных листков и заработной платы в указанные сроки; распечатки расчетных листов были ею приобщены к исковому заявлению; факт ежемесячного уведомления работников о составе начисленной заработной платы подтвержден также свидетелем С.С.

Исходя из буквального содержания ч. 1 ст. 136 Трудового кодекса РФ, на работодателя возлагается обязанность извещать в письменной форме (в расчетном листе) работника о размере начисленных ему сумм. Поэтому доводы истца о том, что в расчетном листе работодателем не указывалось количество отработанных часов, за которые производилась оплата, не являются юридически значимыми для решения вопроса о соответствии формы расчетного листка, которая содержится в электронной версии, разработанной для сотрудников ответчика, и утвержденной работодателем в соответствии с Положением об оплате труда, требованиям вышеуказанной нормы права.

Следовательно, истец при получении расчетных листков должна была узнать о не учете работодателем фактически отработанного ею за месяц времени, а, значит, и о нарушении ее права на оплату сверхурочной работы по итогам отработанного периода, а не после расторжения договора, как на то указывала К.

При этом в течение 2010 - 2013 годов, а также после получения всех причитающихся ей выплат при увольнении в августе 2013 года, истец с указанными требованиями в суд не обратилась, а обратилась за разрешением индивидуального трудового спора в январе 2014 года без учета требований ст. 392 Трудового кодекса РФ.

Уважительных причин пропуска срока для обращения в суд не установлено. Доводы истца о том, что она рассчитывала на добросовестность работодателя, правомерно не приняты судом первой инстанции в качестве обстоятельства, препятствующего своевременно обратиться в суд за защитой своего нарушенного права.»

Таким образом, расчётные листки, составленные в электронной форме, принимаются судами в качестве подтверждения факта уведомления сотрудников о составных частях заработной платы. Дополнительным аргументом являются свидетельские показания.

В Апелляционном определении Верховного суда Республики Татарстан от 09.02.15 по делу № 33-1784/2015 указано:

«Судом первой инстанции правомерно установлено, что в периоды непосредственного осуществления трудовой деятельности в организации ответчика с 2012 г. по 2014 г. С. ежемесячно получала заработную плату, которая перечислялась на соответствующий счет в банке, и она была осведомлена о ее размере и составных частях. В соответствии с пунктом 7.3 Трудового договора заработная плата выплачивается каждому работнику 2 раза в месяц, не позднее 12 и 27 числа. Расчетные листки по заработной плате содержались в электронной почте истицы, которая была создана работодателем после заключения трудового договора (п. 2.3). Таким образом, о нарушении своих прав на полную оплату труда с учетом предполагаемой сверхурочной работы, истица могла или должна была узнать не позднее дня, следующего за датой получения денежных средств.»

По нашему мнению, при необходимости факт направления расчётного листка Организация может подтвердить путём предоставления распечаток электронных писем, направленных на указанный в заявлении адрес сотрудника (распечатка исходящей корреспонденции).

При этом, на наш взгляд, для такого подтверждения целесообразно использовать адрес корпоративной электронной почты, так как данный почтовый ящик находится под контролем работодателя, который при необходимости может представить перечень входящей корреспонденции по каждому пользователю.

При этом полностью исключить риск возникновения споров с контролирующими органами мы не можем. Учитывая отсутствие судебной практики по спорам с трудовой инспекцией по данному вопросу, предположить исход судебного разбирательства не представляется возможным.

Коллегия Налоговых Консультантов, 4 марта 2019 года

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit