Порядок подтверждения расходов на оплату услуг такси, оказываемых сотрудникам

Ответ

В силу пункта 1 статьи 252 НК РФ одним из условий для признания расходов в целях исчисления налога на прибыль является условие о наличии документального подтверждения.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Закона № 402-ФЗ[1] каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

Согласно пункту 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (пункт 4 статьи 9 Закона № 402-ФЗ).

Таким образом, документом, подтверждающим факт совершения операции по приобретению Организацией товаров (работ, услуг) является первичный документ, содержащий реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

В рассматриваемом нами случае сотрудники Организации – подотчетные лица приобретают услуги легкового такси.

Следовательно, для того, чтобы Организация признала услуги обоснованными и смогла учесть их в целях исчисления налога на прибыль, сотруднику следует подтвердить факт их приобретения.

Между тем, Уставом автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта, утвержденным Федеральным законом от 08.11.07 № 259-ФЗ (далее - Устав), регулируется порядок перевозки пассажиров и багажа легковыми такси.

Так, согласно пунктам 1 – 3 и 5 статьи 31 Устава перевозка пассажиров и багажа легковым такси осуществляется на основании публичного договора фрахтования, заключенного в устной форме.

Договор фрахтования легкового такси для перевозки пассажиров и багажа заключается фрахтователем с водителем легкового такси, действующим от имени и по поручению фрахтовщика или, если водитель является индивидуальным предпринимателем, от собственного имени. Права и обязанности по такому договору возникают непосредственно у фрахтовщика.

Договор фрахтования легкового такси для перевозки пассажиров и багажа может быть заключен посредством принятия к выполнению фрахтовщиком заказа фрахтователя. Порядок заключения такого договора устанавливается правилами перевозок пассажиров.

Фрахтовщик обязан выдать фрахтователю квитанцию в форме бланка строгой отчетности или кассовый чек, подтверждающие оплату стоимости пользования легковым такси.

Для целей настоящего Устава фрахтовщиком является юридическое лицо, индивидуальный предприниматель, принявшие на себя по договору фрахтования обязанность предоставить фрахтователю всю либо часть вместимости одного или нескольких транспортных средств на один или несколько рейсов для перевозок пассажиров и багажа, грузов (пункт 22 статьи 2 Устава).

Аналогичные положения предусмотрены пунктами 102, 103 и 111 Правил перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утв. Постановлением Правительства РФ от 14.02.09 № 112 (далее - Правила):

«102. Перевозка пассажиров и багажа легковым такси осуществляется на основании публичного договора фрахтования, заключаемого фрахтователем непосредственно с водителем легкового такси или путем принятия к выполнению фрахтовщиком заказа фрахтователя.

103. Заказ фрахтователя принимается с использованием любых средств связи, а также по месту нахождения фрахтовщика или его представителя.

111. Фрахтовщик выдает фрахтователю кассовый чек или квитанцию в форме бланка строгой отчетности, подтверждающие оплату пользования легковым такси. Указанная квитанция должна содержать обязательные реквизиты, которые представлены в приложении N 5. В квитанции на оплату пользования легковым такси допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особые условия осуществления перевозок пассажиров и багажа легковыми такси».

Приложением № 5 к Правилам предусмотрены следующие обязательные реквизиты квитанции на оплату пользования легковым такси:

«1. Квитанция на оплату пользования легковым такси должна включать в себя следующие обязательные реквизиты:

а) наименование, серия и номер квитанции на оплату пользования легковым такси;

б) наименование фрахтовщика;

в) дата выдачи квитанции на оплату пользования легковым такси;

г) стоимость пользования легковым такси;

д) фамилия, имя, отчество и подпись лица, уполномоченного на проведение расчетов.

2. В реквизите "наименование, серия и номер квитанции на оплату пользования легковым такси" делается запись "Квитанция на оплату пользования легковым такси, серия ____, номер ___________". Серия и номер печатаются типографским способом.

3. В реквизите "наименование фрахтовщика" указываются наименование, адрес, номер телефона и ИНН фрахтовщика.

4. В реквизите "дата выдачи квитанции на оплату пользования легковым такси" указываются число, месяц и год оформления квитанции на оплату пользования легковым такси.

5. В реквизите "стоимость пользования легковым такси" цифрами и прописью указываются взысканные с фрахтователя средства в рублях и копейках за пользование легковым такси. В случае если плата за пользование легковым такси осуществляется на основании тарифов за расстояние перевозки и (или) время пользования легковым такси, указываются показания таксометра, на основании которых рассчитывается стоимость пользования легковым такси».

Из приведенных положений можно сделать вывод о том, что услуги легкового такси могут быть оказаны юридическими лицами или ИП. При этом в подтверждение оплаты стоимости легкового такси фрахтовщик обязан выдать кассовый чек или квитанцию, содержащую соответствующие обязательные реквизиты.

Отметим, что с 1 июля 2019 года все организации и ИП при осуществлении расчетов с физическими лицами, как в наличной, так и в безналичной форме обязаны применять ККТ, которым оформляется кассовый чек или БСО.

При этом до 1 июля 2021 года ИП, не имеющие работников, при оказании услуг вправе ККТ не применять.

На основании изложенного считаем, что случае, если услуги легкового такси оказываются юридическим лицом или ИП, имеющим работников, такие фрахтовщики обязаны выдать кассовый чек.

В том случае если услуги легкового такси оказаны ИП, не имеющим работников, такой ИП обязан выдать квитанцию, составленную по форме, установленной Приложением № 5 Правил.

Дополнительно отметим следующее.

Федеральный законом «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ» от 21.04.11 № 69-ФЗ (далее – Закон № 69-ФЗ) введены определенные требования в отношении лиц, оказывающих услуги перевозки легковым такси.

Согласно пункту 1 статьи 9 Закона № 69-ФЗ деятельность по перевозке пассажиров и багажа легковым такси на территории субъекта Российской Федерации осуществляется при условии получения юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем разрешения на осуществление деятельности по перевозке пассажиров и багажа легковым такси, выдаваемого уполномоченным органом исполнительной власти соответствующего субъекта РФ. Разрешение на осуществление деятельности по перевозке пассажиров и багажа легковым такси выдается на срок не менее пяти лет на основании заявления юридического лица или индивидуального предпринимателя, поданного в форме электронного документа с использованием регионального портала государственных и муниципальных услуг или документа на бумажном носителе.

Пунктом 1.4 статьи 9 Закона № 69-ФЗ в соответствии с разрешением перевозчик имеет право на заключение договора фрахтования легкового такси только на территории субъекта РФ, уполномоченный орган которого выдал такое разрешение. Осуществление перевозки пассажиров и багажа легковым такси по территориям иных субъектов РФ допускается только в случае, если пункт подачи легкового такси находится на территории субъекта РФ, уполномоченный орган которого выдал разрешение, а пункт назначения находится за пределами территории данного субъекта РФ. На основании соглашений, заключенных между субъектами РФ, перевозчикам, имеющим соответствующие разрешения, выданные уполномоченным органом одного из таких субъектов РФ, предоставляется право заключения договоров фрахтования легковых такси и на территориях субъектов РФ, заключивших указанные соглашения.

Пунктом 4 статьи 9 Закона № 69-ФЗ установлено, что в разрешении указываются:

1) наименование уполномоченного органа, выдавшего разрешение;

2) полное и (в случае, если имеется) сокращенное наименование, в том числе фирменное наименование, и организационно-правовая форма юридического лица, место его нахождения;

3) фамилия, имя и (в случае, если имеется) отчество индивидуального предпринимателя, место его жительства, данные документа, удостоверяющего его личность;

4) марка, модель и государственный регистрационный знак транспортного средства, используемого в качестве легкового такси;

5) срок действия разрешения;

6) номер разрешения;

7) дата выдачи разрешения.

В соответствии с положениями пункта 7 статьи 9 Закона № 69-ФЗ разрешение должно находиться в салоне легкового такси и предъявляться по требованию пассажира, должностного лица уполномоченного органа или сотрудника государственной инспекции безопасности дорожного движения.

Таким образом, сотрудники Организации при вызове такси вправе убедиться в наличии соответствующего разрешения, из которого будет ясно, кто именно является фрахтовщиком, с кем заключается договор фрахтования и какой документ фрахтовщик обязан выдать в подтверждения оплаты оказанных услуг – кассовый чек или квитанцию.

На основании пункта 2 статьи 14.1 КоАП РФ осуществление предпринимательской деятельности без специального разрешения (лицензии), если такое разрешение (такая лицензия) обязательно (обязательна),  влечет наложение административного штрафа:

- на граждан в размере от двух тысяч до двух тысяч пятисот рублей с конфискацией изготовленной продукции, орудий производства и сырья или без таковой;

- на должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей с конфискацией изготовленной продукции, орудий производства и сырья или без таковой;

- на юридических лиц размере от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей с конфискацией изготовленной продукции, орудий производства и сырья или без таковой.

Коллегия Налоговых Консультантов, 21 августа 2019 года

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit

Назад в раздел