Главная / Консультации / Общий аудит / Об особенностях уплаты НДФЛ при аренде Организацией квартир для сотрудников во время командировок

Об особенностях уплаты НДФЛ при аренде Организацией квартир для сотрудников во время командировок

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit

11.01.2023
Вопрос

Организация направляет в командировки своих сотрудников. В месте командировки сотрудник самостоятельно арендует себе жилье. Арендатором может выступать физическое лицо/ самозанятый/ИП.
В каких случаях возникает обложение НДФЛ, в какой момент и кем производится оплата НДФЛ?
Ответ

 

Телеграм-канал https://t.me/knk_audit Бухучет, налоги, нововведения, прослеживаемость, иностранные компании, сложные случаи

 

 


Ответ:

Описание операции

Арендодатель

Физическое лицо

Физическое лицо - ИП

Физическое лицо - самозанятый

Договор аренды заключен Организацией как арендатором

Организация обязана выполнить функции налогового агента по исчислению, удержанию и перечислению в бюджет НДФЛ.

НДФЛ должен быть удержан в момент выплаты дохода и перечислен в бюджет РФ не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода

ФЛ – ИП обязано самостоятельно уплатить НДФЛ до 15 июля года, следующего за годом получения дохода

ФЛ обязано самостоятельно представить декларацию по НДФЛ до 30 апреля года, следующего за годом получения дохода.

Если ФЛ – ИП применяет УСН, ПСН, то оно освобождено от уплаты НДФЛ.

Обязанностей налогового агента у Организации не возникнет

ФЛ является плательщиком НПД.

Обязанности уплатить НДФЛ у него не возникает

Обязанностей налогового агента у Организации не возникнет

Договор аренды заключен подотчетным лицом как арендатором

ФЛ обязано самостоятельно уплатить НДФЛ до 15 июля года, следующего за годом получения дохода.

ФЛ обязано самостоятельно представить декларацию по НДФЛ до 30 апреля года, следующего за годом получения дохода.

Обязанностей налогового агента ни у Организации, ни у подотчетного лица не возникает

ФЛ – ИП обязано самостоятельно уплатить НДФЛ до 15 июля года, следующего за годом получения дохода.

ФЛ – ИП обязано самостоятельно представить декларацию по НДФЛ до 30 апреля года, следующего за годом получения дохода.

Если ФЛ – ИП применяет УСН, ПСН, то оно освобождено от уплаты НДФЛ.

Обязанностей налогового агента ни у Организации, ни у подотчетного лица не возникает

ФЛ является плательщиком НПД.

Обязанности уплатить НДФЛ у него не возникает

Обязанностей налогового агента ни у Организации, ни у подотчетного лица не возникает

Обоснование:

При ответе будем исходить из того, что арендодателем может выступать физическое лицо, самозанятый, ИП.

Согласно статье 166 ТК РФ служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

В соответствии со статьей 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам других работодателей определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

В соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности на:

- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

- наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

- суточные или полевое довольствие;

- оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы

Таким образом, командировочные расходы Организации, в частности, расходы на проживание сотрудников учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией в целях исчисления налога на прибыль.

Из положений пункта 1 статьи 252 НК РФ следует, что расходы учитываются в целях исчисления налога на прибыль в том случае, если они единовременно удовлетворяют следующим условиям:

- прямо не поименованы в статье 270 НК РФ;

- экономически обоснованы и направлены на получение дохода;

- документально подтверждены.

Абзацем 4 пункта 1 статьи 252 НК РФ установлено, что под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

На основании изложенного, считаем, что Организация будет вправе учесть в составе расходов затраты на командировки, в частности, затраты на проезд и проживание сотрудников, при наличии соответствующего документального подтверждения.

НК РФ, ТК РФ не ограничивает вид жилого помещения, в котором может проживать сотрудник во время командировки.

На практике командированные сотрудники могут проживать в арендуемых квартирах.

Минфином РФ в Письме от 15.01.2016 № 03-03-07/803 были даны разъяснения, согласно которым расходы сотрудника на аренду квартиры во время командировки могут быть подтверждены документами, косвенно подтверждающими пребывание в ней, в частности, договором аренды.

По нашему мнению, такими документами могут являться:

- авансовый отчет;

- договор аренды;

- расписка, подтверждающая оплата владельцу квартиры аренды, чек и т.д.;

- выписка с расчетного счета, карточного счета сотрудника;

при условии, что в учете Организации также имеются документы, подтверждающие направление и пребывание сотрудника в командировке – приказ о направлении в командировку, проездные билеты и пр.

Таким образом, одним из документов, подтверждающих аренду квартиры, будет являться договор аренды (найма) с арендодателем.

Так, на основании пункта 1 статьи 671 ГК РФ по договору найма жилого помещения одна сторона - собственник жилого помещения или управомоченное им лицо (наймодатель) - обязуется предоставить другой стороне (нанимателю) жилое помещение за плату во владение и пользование для проживания в нем.

В силу пункта 2 статьи 671 ГК РФ юридическим лицам жилое помещение может быть предоставлено во владение и (или) пользование на основе договора аренды или иного договора. Юридическое лицо может использовать жилое помещение только для проживания граждан.

На основании статьи 606 ГК РФ по договору аренды (имущественного найма) арендодатель (наймодатель) обязуется предоставить арендатору (нанимателю) имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование.

Далее, рассмотрим порядок налогообложения НДФЛ доходов, выплачиваемых арендодателю – физическому лицу в зависимости от наличия/отсутствия у него статуса ИП, самозанятого.

Арендодатель – ФЛ, не имеющий статуса ИП или самозанятого

В соответствии с пунктом 1 статьи 210 НК РФ при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со статьей 212 НК РФ.

В силу пункта 1 статьи 226 НК РФ российские организации, индивидуальные предприниматели, нотариусы, занимающиеся частной практикой, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты, а также обособленные подразделения иностранных организаций в РФ, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы, указанные в пункте 2 настоящей статьи, обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму налога, исчисленную в соответствии со статьей 225 НК РФ с учетом особенностей, предусмотренных настоящей статьей[1].

На основании пункта 2 статьи 226 НК РФ исчисление сумм и уплата налога в соответствии с настоящей статьей производятся в отношении всех доходов налогоплательщика, источником которых является налоговый агент, с зачетом ранее удержанных сумм налога (за исключением доходов, в отношении которых исчисление сумм налога производится в соответствии со статьей 214.7 НК РФ), а в случаях и порядке, предусмотренных статьей 227.1 НК РФ, также с учетом уменьшения на суммы фиксированных авансовых платежей, уплаченных налогоплательщиком.

Таким образом, при выплате арендных платежей физическому лицу у Организации как у налогового агента возникает обязанность по исчислению, удержанию и перечислению в бюджет соответствующей суммы НДФЛ.

Высказанная позиция подтверждается разъяснениями фискальных органов:

Письмо Минфина РФ от 17.02.2020 № 03-08-05/10899:

«Согласно пункту 1 статьи 226 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) российские организации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы, указанные в пункте 2 статьи 226 Кодекса, обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму налога, исчисленную в соответствии со статьей 224 Кодекса.

Лицом, получающим от организации-арендатора (общества) доход в виде сумм арендной платы, является арендодатель. С выплачиваемых ему доходов общество, исполняющее обязанности налогового агента, должно исчислять, удерживать и перечислять в соответствующий бюджет суммы налога в установленном порядке».

Письмо Минфина РФ от 27.08.2015 № 03-04-05/49369:

«Согласно пунктам 1 и 2 статьи 226 Кодекса российские организации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы, за исключением доходов, в отношении которых исчисление сумм и уплата налога производятся в соответствии со статьями 214.3, 214.4, 214.5, 214.6, 226.1, 227 и 228 Кодекса, признаются налоговыми агентами и обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму налога, исчисленную в соответствии со статьей 224 Кодекса.

Подпунктом 1 пункта 1 и пунктом 2 статьи 228 Кодекса предусмотрено, что физические лица, получающие вознаграждения от физических лиц и организаций, не являющихся налоговыми агентами, на основе заключенных трудовых договоров и договоров гражданско-правового характера, включая доходы по договорам найма или договорам аренды любого имущества, самостоятельно исчисляют суммы налога, подлежащие уплате в соответствующий бюджет, в порядке, установленном статьей 225 Кодекса.

Таким образом, указанные положения Кодекса применяются к доходам, полученным физическими лицами по договору аренды имущества, в случаях, когда такой доход выплачивается физическими лицами или организациями, не являющимися налоговыми агентами (например, иностранными организациями). В отношении доходов, выплачиваемых российской организацией физическому лицу по договору аренды жилого помещения, положения статьи 228 Кодекса неприменимы.

Исходя из изложенного российская организация, выплачивающая физическому лицу арендную плату за арендуемое у него жилое помещение, признается налоговым агентом в отношении таких доходов физического лица и, соответственно, должна исполнять обязанности по исчислению, удержанию и перечислению в бюджет налога на доходы физических лиц в порядке, предусмотренном статьей 226 Кодекса».

Аналогичные выводы содержатся в Письмах Минфина РФ от 14.05.2021 № 03-04-05/36912, от 02.06.2015 № 03-04-06/31829, от 07.03.2014 № 03-04-06/10173.

Коллегия Налоговых Консультантов

оказывает и юридические услуги, в т.ч. по 

налоговым проверкам +7915-329-02-05

На основании изложенного, считаем, что в том случае если договор аренды будет заключен между Организацией – арендатором и физическим лицом – арендодателем, у Организации возникнет обязанность налогового агента по исчислению, удержанию и перечислению в бюджет соответствующей суммы НДФЛ.

В силу пункта 4 статьи 226 НК РФ налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате с учетом особенностей, установленных настоящим пунктом.

Налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода (пункт 6 статьи 226 НК РФ).

Отметим, что на практике договор аренды может быть заключен между физическим лицом (сотрудником Организации) - арендатором и физическим лицом - арендодателем

На сегодняшний день отсутствуют какие-либо официальные разъяснения контролирующих органов и арбитражная практика по вопросу возникновения у Организации обязанности выполнять функции налогового агента в случае приобретения услуг у физических лиц через подотчетное лицо.

При указанном способе оформления документов, по нашему мнению, Организация не будет являться стороной сделки и, соответственно, источником дохода для физического лица, получающего доход. В таком случае, по нашему мнению, у Организации не возникает обязанностей налогового агента по НДФЛ.

 

Сотрудник Организации (подотчетное лицо), который является источником дохода для физического лица, также не будет являться налоговым агентом в силу пункта 1 статьи 226 НК РФ.

На основании подпункта 1 пункта 1 статьи 228 НК РФ исчисление и уплату налога в соответствии с настоящей статьей производят физические лица - исходя из сумм вознаграждений, полученных от физических лиц и организаций, не являющихся налоговыми агентами, на основе заключенных трудовых договоров и договоров гражданско-правового характера, включая доходы по договорам найма или договорам аренды любого имущества.

Таким образом, в случае заключения договора аренды между подотчетным лицом и физическим лицом – арендодателем физическое лицо – арендодатель самостоятельно производит исчисление и уплату НДФЛ в порядке, установленном статьями 228 и 229 НК РФ.

Так, на основании пункта 2 статьи 228 НК РФ налогоплательщики, указанные в пункте 1 настоящей статьи, самостоятельно исчисляют суммы налога, подлежащие уплате в соответствующий бюджет, в порядке, установленном статьей 225 НК РФ.

В силу пункта 3 статьи 228 НК РФ налогоплательщики, указанные в пункте 1 настоящей статьи, обязаны представить в налоговый орган по месту своего учета соответствующую налоговую декларацию с учетом положений статьи 229 НК РФ.

Пунктом 4 статьи 228 НК РФ установлено, что общая сумма налога, подлежащая уплате в соответствующий бюджет, исчисленная исходя из налоговой декларации с учетом положений настоящей статьи, уплачивается по месту жительства (месту учета по иному основанию, установленному НК РФ, - при отсутствии места жительства) налогоплательщика в срок не позднее 15 июля года, следующего за истекшим налоговым периодом.

Пунктом 1 статьи 229 НК РФ установлено, что налоговая декларация представляется налогоплательщиками, указанными в статьях 227, 227.1 и пункте 1 статьи 228 НК РФ.

Налоговая декларация представляется не позднее 30 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом, если иное не предусмотрено статьей 227.1 НК РФ.

Из приведенных положений следует, что у физического лица – арендодателя возникнет обязанность по представлению налоговой декларации до 30 апреля года, следующего за годом, в котором был получен доход в виде арендных платежей.

Обязанность уплатить НДФЛ возникнет у арендодателя в срок до 15 июля года, следующего за годом, в котором был получен доход в виде арендных платежей.

Арендодатель – ФЛ, зарегистрированный в качестве ИП

На основании подпункта 1 пункта 1 статьи 227 НК РФ исчисление и уплату налога в соответствии с настоящей статьей производят физические лица, зарегистрированные в установленном действующим законодательством порядке и осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - по суммам доходов, полученных от осуществления такой деятельности;

В силу пункта 2 статьи 227 НК РФ налогоплательщики, указанные в пункте 1 настоящей статьи, самостоятельно исчисляют суммы налога, подлежащие уплате в соответствующий бюджет, в порядке, установленном статьей 225 НК РФ.

Согласно пунктам 5 и 6 статьи 227 НК РФ налогоплательщики, указанные в пункте 1 настоящей статьи, обязаны представить в налоговый орган по месту своего учета соответствующую налоговую декларацию в сроки, установленные статьей 229 НК РФ.

Общая сумма налога, подлежащая уплате в соответствующий бюджет, исчисленная в соответствии с налоговой декларацией с учетом положений настоящей статьи, уплачивается по месту учета налогоплательщика в срок не позднее 15 июля года, следующего за истекшим налоговым периодом.

Пунктом 1 статьи 229 НК РФ установлено, что налоговая декларация представляется налогоплательщиками, указанными в статьях 227, 227.1 и пункте 1 статьи 228 НК РФ.

Налоговая декларация представляется не позднее 30 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом, если иное не предусмотрено статьей 227.1 НК РФ.

Таким образом, физическое лицо – Арендодатель, зарегистрированное в качестве ИП, обязано самостоятельно уплачивать НДФЛ.

При этом обязанность по представлению налоговой декларации должна быть выполнена до 30 апреля года, следующего за годом, в котором был получен доход в виде арендных платежей.

Обязанность уплатить НДФЛ должна быть исполнена в срок до 15 июля года, следующего за годом, в котором был получен доход в виде арендных платежей.

Отметим, что ИП также вправе применять иные системы налогообложения, например, УСН, ПСН. В этом случае ИП в принципе освобождено от налогообложения НДФЛ (пункт 3 статьи 346.11 НК РФ, подпункт 1 пункта 10 статьи 346.43 НК РФ).

Обязанностей налогового агента у Организации в этом случае не возникнет (пункт 1 статьи 226 НК РФ).

В случае заключения договора аренды между подотчетным лицом – арендатором и физическим лицом – арендодателем, порядок налогообложения не изменится.

Иными словами, ни Организация, ни подотчетное лицо не будут признаваться налоговыми агентами по НДФЛ.

Физическое лицо – арендодатель, зарегистрированный в качестве ИП, будет самостоятельно уплачивать НДФЛ (налог при УСН, ПСН).

Арендодатель – ФЛ, зарегистрированный в качестве самозанятого

Порядок применения специального налогового режима «Налог на профессиональный доход» регламентируется Федеральным законом «О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима «Налог на профессиональный доход» от 27.11.18 № 422-ФЗ (далее – Закон № 422-ФЗ).

В соответствии с пунктом 1 статьи 2 Закона № 422-ФЗ применять специальный налоговый режим «Налог на профессиональный доход» (далее также - специальный налоговый режим) вправе физические лица, в том числе индивидуальные предприниматели, местом ведения деятельности которых является территория любого из субъектов РФ, включенных в эксперимент и указанных в части 1 статьи 1 настоящего Федерального закона, за исключением территории федеральной территории «Сириус», либо территория федеральной территории «Сириус».

Налогоплательщиками налога на профессиональный доход (далее - НПД) признаются физические лица, в том числе индивидуальные предприниматели, перешедшие на специальный налоговый режим в порядке, установленном настоящим Федеральным законом (пункт 1 статьи 4 Закона № 422-ФЗ).

Физические лица, в том числе индивидуальные предприниматели, изъявившие желание перейти на специальный налоговый режим, обязаны встать на учет в налоговом органе в качестве налогоплательщика (пункт 1 статьи 5 Закона № 422-ФЗ).

Таким образом, физическое лицо, вставшее на учет в качестве налогоплательщика НПД, вправе применять налог на профессиональный доход.

На основании пункта 1 статьи 6 Закона № 422-ФЗ объектом налогообложения признаются доходы от реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав).

Подпунктом 3 пункта 2 статьи 6 Закона № 422-ФЗ установлено, что для целей настоящего Федерального закона не признаются объектом налогообложения доходы от передачи имущественных прав на недвижимое имущество (за исключением аренды (найма) жилых помещений).

Таким образом, доходы в виде арендных платежей, получаемых физическим лицом за предоставление в аренду жилых помещений, могут облагаться НПД.

На основании пункта 8 статьи 2 Закона № 422-ФЗ физические лица, применяющие специальный налоговый режим, освобождаются от налогообложения налогом на доходы физических лиц в отношении доходов, являющихся объектом налогообложения налогом на профессиональный доход.

Таким образом, доход физического лица, подлежащий обложению налогом на профессиональный доход, освобожден от налогообложения НДФЛ.

Соответственно, при выплате дохода в виде арендных платежей физическому лицу, зарегистрированному в качестве плательщика НПД, у Организации не возникнет обязанностей налогового агента по НДФЛ.

Аналогичные выводы сделаны в Письме Минфина РФ от 14.09.2021 № 03-15-06/74276:

«На основании части 8 статьи 2 Федерального закона N 422-ФЗ физические лица, применяющие специальный налоговый режим НПД, освобождаются от налогообложения налогом на доходы физических лиц в отношении доходов, являющихся объектом налогообложения НПД.

Таким образом, исчисление и удержание сумм налога на доходы физических лиц налоговым агентом в отношении доходов, являющихся объектом налогообложения НПД, не производятся».

На основании пункта 1 статьи 14 Закона № 422-ФЗ при произведении расчетов, связанных с получением доходов от реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав), являющихся объектом налогообложения, налогоплательщик обязан с использованием мобильного приложения «Мой налог» и (или) через уполномоченного оператора электронной площадки и (или) уполномоченную кредитную организацию передать сведения о произведенных расчетах в налоговый орган, сформировать чек и обеспечить его передачу покупателю (заказчику), если иное не предусмотрено настоящим Федеральным законом.

Согласно пункту 3 статьи 14 Закона № 422-ФЗ чек должен быть сформирован налогоплательщиком и передан покупателю (заказчику) в момент расчета наличными денежными средствами и (или) с использованием электронных средств платежа. При иных формах денежных расчетов в безналичном порядке чек должен быть сформирован и передан покупателю (заказчику) не позднее 9-го числа месяца, следующего за налоговым периодом, в котором произведены расчеты.

В силу пункта 8 статьи 15 Закона № 422-ФЗ организации, являющиеся налогоплательщиками налога на прибыль организаций, при определении налоговой базы не учитывают расходы, связанные с приобретением товаров (работ, услуг, имущественных прав) у физических лиц, являющихся налогоплательщиками, при отсутствии чека, сформированного продавцом (исполнителем) в порядке, предусмотренном статьей 14 настоящего Федерального закона.

Таким образом, для правомерного признания в составе расходов арендных платежей, уплачиваемых арендатору, являющемуся плательщиком НПД, Организации необходимо наличие чека.

По нашему мнению, чек будет также являться документальным подтверждением того, что Организация не обязана выполнять функции налогового агента по НДФЛ.

Кроме того, при выплате дохода Организация также может проверить статус физического лица на сайте налогового органа - https://npd.nalog.ru/check-status/.

В случае заключения договора аренды между подотчетным лицом – арендатором и физическим лицом – арендодателем, порядок налогообложения не изменится.

Иными словами, ни Организация, ни подотчетное лицо не будут признаваться налоговыми агентами по НДФЛ.

Физическое лицо – арендодатель будет самостоятельно уплачивать НПД. Обязанности уплатить НДФЛ в этом случае у него не возникнет.

Оказываем помощь в предоставлении услуги

экспресс-аудита, и оперативном получении 

аудиторского заключения. +7906-045-85-75

Коллегия Налоговых Консультантов, 7 октября 2022 года



[1] Налог с доходов адвокатов исчисляется, удерживается и уплачивается коллегиями адвокатов, адвокатскими бюро и юридическими консультациями.


Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit

Назад в раздел