Об особенностях оформления процедуры увольнения сотрудника обособленного подразделения в период пандемии

В соответствии со статьей 84.1 ТК РФ в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 настоящего Кодекса) у данного работодателя и произвести с ним расчет в соответствии со статьей 140 настоящего Кодекса.

В случае, если в день прекращения трудового договора выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности у данного работодателя невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от их получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте или направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом. Со дня направления указанных уведомления или письма работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности у данного работодателя.

Таким образом, ТК РФ предусматривает порядок действий работодатель только в двух случаях:

-отсутствие работника на рабочем месте;

-отказ работника от получения трудовой книжки.

В рассматриваемом случае, работник находится на своем рабочем месте и не отказывается от получения трудовой книжки. Соответственно, работодатель обязан обеспечить выдачу работнику трудовой книжки в день увольнения по месту его работы.

Однако, как следует из вопроса, отдел кадров, в котором находится трудовая книжка, расположен в другом городе, что делает затруднительной передачу работнику его трудовой книжки в день увольнения.

Как было указано выше, возможность пересылки трудовой книжки по почте, предусмотренная статьей 84.1 ТК РФ, формально не применима к рассматриваемой ситуации.

Такой вывод сделан, например, в Апелляционном определении Свердловского областного суда от 14.08.18 по делу № 33-14260/2018:

«Как следует из материалов дела и не оспаривается сторонами, в день прекращения трудового договора истец находился на своем рабочем месте, от получения трудовой книжки не отказывался.

Законом предусмотрено только два случая, когда работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте: в случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения.

Поскольку данных обстоятельств не установлено, работодатель обязан был при прекращении трудового договора в последний рабочий день выдать истцу трудовую книжку.

То обстоятельство, что истцу было известно о том, что его трудовая книжка находится <...>, куда работодателем в уведомлении от 10.10.2017 и 29.12.2017 ему было предложено явиться за ее получением, правового значения не имеет, поскольку предусмотренная абзацем 4 ст. 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации обязанность работодателем не выполнена. Кроме того, учитывая, что местом работы истца является п. Новозаполярный, ЯНАО, трудовая книжка при заключении трудового договора им была сдана в г. Новый Уренгой, в последний рабочий день истец находился на своем рабочем месте, обязанность по получению трудовой книжки в г. Екатеринбурге у истца отсутствовала. В данной ситуации именно работодатель, с учетом истечения срока действия трудового договора, должен был обеспечить получение истцом трудовой книжки, а не наоборот».

Аналогичный вывод также содержится в Апелляционном определении Ярославского областного суда от 31.10.14 по делу № 33-6261/2014:

«Доводы апелляционной жалобы о том, что трудовая книжка не могла быть передана ОАО "Первобанк" сотрудникам операционного офиса, где трудилась истица, так как они не несут ответственности за хранение и выдачу трудовых книжек, судебная коллегия во внимание не принимает. Данные доводы не основаны на положениях ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, обязывающих работодателя выдать работнику трудовую книжку в день прекращения трудового договора.

Выполнение работником трудовых обязанностей не по месту нахождения работодателя не освобождает последнего от обязанности, содержащейся в приведенной выше норме. Предложение работнику дать согласие на отправку трудовой книжки по почте в рассматриваемом случае не свидетельствует о надлежащем исполнении работодателем требований закона. Соответственно, ссылки на злоупотребление Б. правом несостоятельны и оснований для освобождения работодателя от ответственности не имеется».

Вместе с этим, имеются судебные решения, на основании которых можно сделать вывод о допустимости пересылки трудовой книжки в рассматриваемом случае.

Например, Апелляционное определение Томского областного суда от 19.12.14 по делу № 33-3659/2014:

«07.03.2014 от истца поступило заявление об увольнении его по собственному желанию с 24.03.2014, адресованное директору филиала ОАО "Связьтранснефть" Сибирское ПТУС.

Учитывая тот факт, что в день прекращения трудового договора выдать работнику трудовую книжку было невозможно в связи с удаленностью рабочего места работника, работодатель 21.03.2014 направил работнику уведомление N 14 о получении трудовой книжки, в котором указал на возможность получения трудовой книжки в службе кадров работодателя, расположенной в г. Томске, а также о возможности ее направления по почте с согласия работника, получении трудовой книжки доверенным лицом работника.

Данное уведомление работником было получено, что следует из его заявления от 24.03.2014, адресованного директору ОАО "Связьтранснефть" - Сибирское ПТУС.

Также из дела следует, что работодатель уведомлением N 17 от 24.03.2014, проинформировал работника о возможности получения трудовой книжки одним из предусмотренных законом способом. Данное уведомление работник получил 24.03.2014.

Уведомлением от 25.03.2014, а также от 28.05.2014 работодатель также проинформировал работника об установленных законодателем способах получения трудовой книжки. При этом уведомление от 28.05.2014 содержит также предложение работнику осуществить проезд на служебном транспорте для получения трудовой книжки.

Данные уведомления работником получены, что следует из дела (т. 1 л.д. 134).

Как следует из дела, работник не воспользовался ни одним из предусмотренных законом способов получения трудовой книжки.

Анализируя представленные доказательства, приведенные положения закона, судебная коллегия приходит к выводу о том, что вина работодателя в задержке выдачи трудовой книжки отсутствует, поскольку указанные выше требования закона работодателем соблюдены в полном объеме, что исключает в данном случае установленную законом материальную ответственность».

Апелляционное определение Нижегородского областного суда от 24.11.15 по делу № 33-12100/2015:

«ДД.ММ.ГГГГ М. был уведомлен о сокращении численности штата и увольнении на основании п. 2 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ.

ДД.ММ.ГГГГ приказом ООО "СО "Сургутнефтегаз" N М. был уволен на основании п. 2 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ.

Судом первой инстанции установлено, что трудовая книжка М. находится в кадровой службе ООО "СО "Сургутнефтегаз", расположенной в г. Сургут. Данное обстоятельство не оспаривалось истцом.

При этом согласно материалам дела, а именно дополнительному соглашению к трудовому договору от 25.03.2013 г. N N, М. выразил свое согласие на пересылку трудовой книжки.

Действительно, в силу требований ст. 84.1 Трудового кодекса РФ, работодатель вправе не выдавать трудовую книжку в случае, когда работник отсутствует на работе, или отказывается от ее получения.

Однако, принимая во внимание тот факт, что весь документооборот ведется по фактическому месту нахождения и регистрации головного офиса и отдела кадров (город Сургут), ответчик в силу объективных причин был лишен возможности выдать трудовую книжку истцу при увольнении.

Более того, ответственность в рамках ст. ст. 80, 84.1 Трудового кодекса РФ наступает только в результате умышленных действий работодателя по нарушению и ограничению прав работника на труд.

Учитывая тот факт, что в день прекращения трудового договора выдать работнику трудовую книжку было невозможно, в связи с удаленностью рабочего места работника, работодатель ДД.ММ.ГГГГ направил М. телеграмму, в которой указал на возможность получения трудовой книжки в ООО СО "Сургутнефтегаз", расположенном в г. Сургут либо даче согласия на направление трудовой книжки по почте (л.д. 30).

Данная телеграмма была направлена М. по адресу, указанному им в личной карточке работника, однако, телеграмма истцу вручена не была, в учреждение связи за телеграммой истец не явился (л.д. 82).

ДД.ММ.ГГГГ и ДД.ММ.ГГГГ ООО СО "Сургутнефтегаз" направляло М. аналогичные уведомления, содержащие указание на возможность получения трудовой книжки в ООО СО "Сургутнефтегаз", расположенном в г. Сургут, либо даче согласия на направление трудовой книжки по почте (л.д. 33-40). Однако данные уведомления также не были получены истцом.

Анализируя представленные доказательства, приведенные положения закона, судебная коллегия приходит к выводу о том, что вина работодателя в задержке выдачи истцу трудовой книжки отсутствует, поскольку указанные выше требования закона работодателем соблюдены в полном объеме, что исключает в данном случае установленную законом материальную ответственность.

В соответствии со ст. 234 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться. Такая обязанность, в частности, наступает, если заработок не получен в результате задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника.

Таким образом, право на возмещение неполученного заработка наступает в случае лишения работника возможности трудиться, а не направление ему работодателем уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте само по себе не является основанием для взыскания среднего заработка за задержку выдачи трудовой книжки. Вместе с тем, в случае направления такого уведомления работодатель освобождается от какой-либо ответственности за задержку выдачи трудовой книжки».

Учитывая приведенные решения, можно сделать вывод, что у судов нет единого мнения о правомерности направления сотруднику трудовой книжки почтой в аналогичных рассматриваемой ситуациях.

При этом следует отметить, что официальные разъяснения контролирующих органов по рассматриваемому вопросу отсутствуют. Также отсутствуют решения судов, на основании которых можно было бы сделать выводы, о подходах трудовой инспекции в аналогичных ситуациях. В связи с этим, мы не можем полностью исключить риск претензий со стороны контролирующих органов.

Рассматривая данный вопрос, следует отметить, что положения статьи 84.1 ТК РФ направлены, в первую очередь, на защиту интересов работника путем пресечения попыток задержки работодателем выдачи трудовой книжки

Исходя из этого, по нашему мнению, в рассматриваемом случае, получение письменного согласия работника на пересылку трудовой книжки почтой, может быть реализовано одним из следующих вариантов:

- согласие на получение трудовой книжки по почте может быть указано сотрудником в заявлении на увольнение;

-Организация может направить работнику уведомление о возможности пересылки трудовой книжки почтой.

В отношении второго варианта, отметим, что в целях нивелирования риска претензий как со стороны контролирующих органов, так и со стороны работника, такое уведомление должно быть направлено таким способом, который будет гарантировать не только надежность его получения, но и идентифицировать отправителя и получателя.

К таким способам, по нашему мнению, относится заказные письма с уведомлением или телеграммы с уведомлением. Так, например, телеграмма может быть отправлена по телефону или через интернет-сайт. Сообщить о своем согласии работник также может телеграммой. Считаем целесообразным уточнить в почтовой службе о возможных иных дополнительных вариантах обмена сообщениями, удовлетворяющими указанным выше требованиям.

Следует отметить, что Почта России (как и иные почтовые службы) относится к числу непрерывно действующих организаций. В связи с этим, несмотря на введенный режим самоизоляции, она продолжает работать.

В отношении оформления уведомления отметим, что какие-либо требования к его форме и содержанию в ТК РФ отсутствуют. Уведомление составляется в произвольной форме. При этом, по нашему мнению, при оформлении уведомления ставить печать необязательно, будет достаточно подписи генерального директора или работника кадровой службы.

Коллегия Налоговых Консультантов, 8 апреля 2020 года

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit