Об оформлении первичных документов при передаче товара на хранение

В соответствии с пунктом 1 статьи 886 ГК РФ по договору хранения одна сторона (хранитель) обязуется хранить вещь, переданную ей другой стороной (поклажедателем), и возвратить эту вещь в сохранности.

Согласно пункту 1 статьи 887 ГК РФ договор хранения должен быть заключен в письменной форме в случаях, указанных в статье 161 настоящего Кодекса.

Договор хранения, предусматривающий обязанность хранителя принять вещь на хранение, должен быть заключен в письменной форме независимо от состава участников этого договора и стоимости вещи, передаваемой на хранение.

В силу пункта 2 статьи 887 ГК РФ  простая письменная форма договора хранения считается соблюденной, если принятие вещи на хранение удостоверено хранителем выдачей поклажедателю:

сохранной расписки, квитанции, свидетельства или иного документа, подписанного хранителем;

номерного жетона (номера), иного знака, удостоверяющего прием вещей на хранение, если такая форма подтверждения приема вещей на хранение предусмотрена законом или иным правовым актом либо обычна для данного вида хранения.

В соответствии с пунктом 1 статьи 900 ГК РФ хранитель обязан возвратитьпоклажедателю или лицу, указанному им в качестве получателя, ту самую вещь, которая была передана на хранение, если договором не предусмотрено хранение с обезличением (статья 890).

Таким образом, нормы ГК РФ обязывают в рамках правоотношений по договору хранения:

- поклажедателя передать вещь на хранение, а хранителя принять вещь на хранение;

- возвратить вещь из хранения хранителем, а поклажедателем принять вещь, находящуюся на  хранении.

Положения ГК РФ не регламентируют, какими документами оформляются вышеуказанные операции.

В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Закона № 402-ФЗ[1]каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

Под фактом хозяйственной жизни понимается сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств.

Согласно пункту 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Как указано пунктом 3 Закона № 402-ФЗ первичный учетный документдолжен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни. Требования в письменной форме главного бухгалтера, иного должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лица, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, в отношении соблюдения установленного порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета, должностному лицу, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицу, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, обязательны для всех работников экономического субъекта.

На основании пункта 4 Закона № 402-ФЗ  формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций бюджетной сферы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

Из изложенного можно сделать вывод, что при возврате товаров из хранения[2] хранителем должен быть составлен первичный документ на возврат товара из храненияпоклажедателю.

Для оформления возврата товара из хранения может быть применена унифицированная форма МХ-3. Соответствующие  формы документов, применяемые хранителем и поклажедателем при принятии на хранение товаров, и их возврат из хранения, могут быть урегулированы в договоре.

Постановлением Госкомстата РФ № 66[3] утвержден альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения.

Форма МХ-1 применяется для учета приема - передачи товарно-материальных ценностей, переданных от поклажедателей(организаций, индивидуальных предпринимателей) на хранение организации - хранителю.

Документ применяется как при бытовом хранении, так и при хранении, осуществляемом с участием профессиональных хранителей.

Составляется представителями организаций хранителя и поклажедателя на основании и в соответствии с договором хранения (на определенный срок и «до востребования»).

Количество экземпляров акта и комплектность составленных документов определяется в каждом конкретном случае.

Форма МХ-3 применяется для учета возврата поклажедателю товарно-материальных ценностей, принятых организацией - хранителем на хранение.

Составляется в двух экземплярах материально ответственным лицом организации - хранителя по истечении срока хранения товарно-материальных ценностей при возврате их поклажедателю. Один экземпляр остается в организации - хранителе, второй - передается поклажедателю.

Из изложенного можно сделать вывод, что унифицированные формы МХ-1 и МХ-3 применяются для учета товарно-материальных ценностей в местах хранения. Форма МХ-1 применяется для учета приема - передачи товарно-материальных ценностей, переданных от поклажедателяна хранение организации – хранителю и составляется представителями организаций хранителя и поклажедателя на основании и в соответствии с договором хранения.  Унифицированная форма МХ-3 применятся для учета возврата поклажедателю товарно-материальных ценностей и составляется материально ответственным лицом организации –хранителя.

Обязательным реквизитом формы МХ-3 является подпись лица, получившего товарно-материальные ценности из хранения.

Общие положения о доверенности содержатся в статьях 185 – 198 ГК РФ, в частности:

В соответствии с пунктом 1 статьи 185 ГК РФ  доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами.

В соответствии с пунктом 4 статьи 185 ГК РФ доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами.

Согласно пункту 1 статьи 186 ГК РФ если в доверенности не указан срок ее действия, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна.

Таким образом, нормы действующего законодательства не запрещают Вашей Организации уполномочить третьих лиц (сотрудников хранителя) на  подписание первичных документов от Вашего имени.

В таких ситуациях выдача доверенности третьим лицам в целях подписания первичных документов, транспортных документов на отгрузку, является общепринятой практикой, и, на наш взгляд, не влечет каких-либо рисков.

Организацией представлены унифицированные формы МХ-1 и МХ-3.

Реквизиты формы МХ-1 и МХ-3 заполнены корректно, в том числе, в случае если Организацией будет оформлена доверенность на получение товаров из хранения на Бобылченко В.А..

Отметим, что некоторые реквизиты форм МХ-1 и МХ-3 не заполнены.

Так, в Письме Минфина РФ от 04.02.15 № 03-03-10/4547[4] также изложено мнение:

«Ошибки в первичных учетных документах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость и другие обстоятельства документируемого факта хозяйственной жизни, обуславливающие применение соответствующего порядка налогообложения, не являются основанием для отказа в принятии соответствующих расходов в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль.»

По нашему мнению, не заполненные реквизиты форм МХ-1 и МХ-3 не препятствуют возможности идентифицировать обстоятельства документируемого факта хозяйственной жизни и, как следствие, не являются препятствием для учета расходов на хранение товаров для целей  налогообложения прибыли.

В то же время, обращаем Ваше внимание, что в силу положения статьи 9 Закона № 402-ФЗ стороны договора могут применять для оформления фактов хозяйственной жизни самостоятельно разработанные первичные документы, в которых содержатся обязательные реквизиты.

Коллегия Налоговых Консультантов, 04 сентября 2020 года

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit