Об инвентаризации с помощью фото/видео фиксации

Инвентаризации с использованием фото и видео фиксации могут проводится при выполнении следующих условий:

- осмотр активов невозможен или излишне затратен;

- упаковка активов не мешает определить их наличие, а также оценить состояние.   

Организация вправе самостоятельно разработать формы и состав документов для проведения инвентаризации. В документах, оформляемых при проведении инвентаризации конкретного склада, должно содержаться указание на способ ее проведения.

Если бухгалтерский учет ведется по каждой единице запасов (не в виде палет, а в упаковках), то для сопоставления, на наш взгляд, требуется документ с описанием состава палет.

Обоснование:

Требования к инвентаризации активов и обязательств экономических субъектов установлены ФСБУ 28/2023[1].

Согласно пункту 3 ФСБУ 28/2023 при проведении инвентаризации фактическое наличие должно выявляться по всем активам и обязательствам, являющимся объектами этой инвентаризации. Фактическое наличие активов и обязательств должно выявляться путем установления их действительного существования, оценки их состояния и обоснованности нахождения у экономического субъекта.

Таким образом, при проведении инвентаризации определяется, в том числе наличие активов, а также оценивается их состояние.

В соответствии с пунктом 4 ФСБУ 28/2023 фактическое наличие объектов инвентаризации должно определяться:

а) путем подсчета, взвешивания, обмера, осмотра, если иное не установлено Стандартом в отношении активов, объектов бухгалтерского учета, которые согласно федеральным стандартам бухгалтерского учета не учитываются в составе активов, но подлежат отражению в бухгалтерском учете на забалансовых счетах и (или) информация о которых подлежит раскрытию в бухгалтерской (финансовой) отчетности, имущества, не учтенного экономическим субъектом. В случае, когда применение способов выявления фактического наличия отдельных видов активов, предусмотренных Стандартом, невозможно или излишне затратно, допускается применение альтернативных способов выявления фактического наличия объектов таких активов, обеспечивающих реализацию цели инвентаризации (в том числе видео-, фотофиксация).

Таким образом, ФСБУ 28/2023 допускает подтверждение наличия объекта по фото и видео, если его осмотр невозможен или излишне затратен.

В Информационном сообщении Минфина РФ от 12.04.2023 № ИС-учет-44 в отношении фото и видеофиксации было отмечено:

«Условием применения альтернативных способов является то, что они должны обеспечивать реализацию цели инвентаризации, а именно: выявление действительного существования объектов инвентаризации, оценку их состояния и обоснованности нахождения у организации. Перечень допустимых альтернативных способов не ограничивается упомянутыми в стандарте.

Организация самостоятельно решает, каким способом определять фактическое наличие конкретного объекта инвентаризации. Основным фактором при принятии такого решения является вид (характер) инвентаризируемого объекта. В расчет также может приниматься удаленность нахождения объекта, ограничения доступа к нему для применения традиционных способов, затратность проведения инвентаризации конкретным традиционным способом».

Учитывая изложенное, по нашему мнению, при наличии факторов, затрудняющих проведение инвентаризации в обычном порядке, Организация вправе ее провести с использованием фото и видео фиксации.

При этом при применении альтернативных способов инвентаризации должны выполнятся требования ФСБУ в отношении определения наличия активов и оценки их состояния.

 В связи с этим, в случае если используемая упаковка запасов позволяет выполнить указанные требования, то Организация вправе проводить инвентаризацию с использованием фото и видео фиксации.

Согласно пункту 5 ФСБУ 28/2023 сведения о фактическом наличии объектов инвентаризации, сопоставление их с данными регистров бухгалтерского учета, результаты инвентаризации подлежат оформлению документами (в частности, инвентаризационные описи, акты инвентаризации, сличительные ведомости) (далее - документы инвентаризации). Допускается применение документов, в которых объединены показатели документов, содержащих сведения о фактическом наличии объектов инвентаризации, и документов, содержащих результаты инвентаризации.

Таким образом, результаты инвентаризации оформляются инвентаризационными описями, актами инвентаризации, сличительными ведомостями, сводными документами о наличии объектов и об итогах инвентаризации.

Форм для оформления процесса инвентаризации и ее результатов ФСБУ 28/2023 не установлено.

В Информационном сообщении Минфина РФ от 12.04.2023 № ИС-учет-44 указано:

«ФСБУ 28/2023 установлено требование документального оформления инвентаризации: сведений о фактическом наличии объектов инвентаризации, сопоставления их с данными регистров бухгалтерского учета, результатов инвентаризации. Обычно сведения о фактическом наличии объектов инвентаризации оформляются инвентаризационными описями и актами инвентаризации; сопоставление сведений о фактическом наличии объектов инвентаризации с данными регистров бухгалтерского учета - сличительными ведомостями. Однако стандартом не установлен состав документов инвентаризации, следовательно, этот вопрос отнесен к компетенции самой организации (ранее - устанавливался полный перечень документов инвентаризации).

В отношении составления, хранения и исправления документов инвентаризации должны применяться требования, установленные для составления, хранения и исправления первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета (ранее - устанавливались соответствующими методическими указаниями). Такие требования определены статьями 9, 10 и 29 Федерального закона "О бухгалтерском учете", а также Федеральным стандартом бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 "Документы и документооборот в бухгалтерском учете", утвержденным приказом Минфина России от 16 апреля 2021 г. N 62н <2>. Так, формы документов инвентаризации определяет руководитель организации (ранее - устанавливались типовые унифицированные формы документов инвентаризации). При обязательном проведении инвентаризации устанавливаемые организацией формы документов инвентаризации должны содержать, среди прочего, реквизиты, определенные в пунктах 31, 28 ФСБУ 28/2023.

Документы инвентаризации составляются на бумажном носителе и (или) в виде электронных документов, подписанных электронной подписью. Решение по данному вопросу принимает организация самостоятельно. Стандарт не содержит ограничений применения электронных документов инвентаризации (ранее - соответствующие методические указания были ориентированы, главным образом, на применение бумажных технологий)».

Учитывая изложенное, по нашему мнению, Организация вправе самостоятельно разработать формы и состав документов для проведения инвентаризации.

ФСБУ не требует указания, например, в учетной политике возможности применения фото и видео фиксации. Однако, на наш взгляд, в документах, оформляемых при проведении инвентаризации конкретного склада, должно содержаться указание на способ ее проведения.

Как следует из пункта 5 ФСБУ 28/2023, инвентаризация, по сути, представляет собой сопоставление фактического наличия объектов с данными регистров бухгалтерского учета.

Соответственно, если бухгалтерский учет ведется по каждой единице запасов (не в виде палет, а в упаковках), то для сопоставления, на наш взгляд, требуется документ с описанием состава палет.

Коллегия Налоговых Консультантов, 11 сентября 2025 года

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit