Главная / Консультации / Общий аудит / О сроках хранения документов

О сроках хранения документов

09.09.2019
Вопрос

Компания просит предоставить информацию, связанную со сроками  хранения.
1. Документов по реорганизации (присоединению) «дочек» к Компании:
-передаточные акты;
-авизо по наделению имуществом филиалы (присоединенные «дочки») и т.п.  
2. Документы «дочек», присоединенных к Компании:
-аудиторские заключения;
-годовые балансы;
-документы по начислению заработной платы сотрудникам;
-документы  по основным средствам
3. Какие именно документы должны храниться с особым сроком - каким?
По начислению заработной платы: у нас есть расчетная ведомость, лицевых счетов нет, платежных ведомостей нет, так как выплаты производили из кассы, а затем по реестрам в рамках зарплатного проекта на карты сотрудников или по заявлениям на индивидуальные карты. Должны ли мы хранить документы на выплату заработной платы (расходные ордера, реестры и платежные поручения) в те же сроки, что и расчетные ведомости?
По Основным средствам: сколько надо хранить ОС-1, ОС-2, ОС-3, ОС-6,ОС-4, ОС-14, ОС-15, а так должны ли мы в эти же сроки хранить документы, подтверждающие формирование балансовой стоимости ОС:
Подрядный способ строительства: акты КС-2, КС-3 от подрядчика, Акты смонтированного оборудования, накладные на передачу подрядчику материалов М-15, Отчеты об использовании давальческих материалов, Справки.
Хозспособ строительства: Акты на списание материалов, Наряд-заказы и справки о начислении заработной платы сотрудникам, выполняющим работы по строительству ОС, Авансовые отчеты по командировкам на выполнение работ по строительству, на технадзор за строительством, справки о начислении %% за инвестиционные кредиты и пр.
     4. Какие из документов  должны храниться и после проведения налоговых проверок в Компании, а какие подлежат уничтожению

Ответ

Общие правила хранения документов

 В соответствии с пунктом 1 статьи 17 Закона № 125-ФЗ[1] государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 настоящего Федерального закона.

 

При этом Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утверждён Приказом Минкультуры РФ от 25.08.10 № 558, далее – Приказ № 558.

 

Далее в табличной форме представлена информация о сроках хранения соответствующих документов:

 

Порядковый номер, вид документа согласно Приказу № 558

Срок хранения

47. Документы (доклады, положения о правопреемственности, отчеты, справки, акты, заключения) о реорганизации, переименовании организации, передаче из одной системы в другую

Постоянно

412. Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат (1); доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности) о получении заработной платы и других выплат

При отсутствии лицевых счетов - 75 лет

362. Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.)

5 лет

429. Документы (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации

Постоянно

459. Книги, журналы, карточки учета:

д) основных средств (зданий, сооружений), иного имущества, обязательств

5 лет после ликвидации основных средств

436. Договоры, соглашения

5 лет после истечения срока действия договора

408. Аудиторские заключения по бухгалтерской (финансовой) отчетности

Постоянно для годовой бухгалтерской отчётности

351. Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.):

а) сводная годовая (консолидированная)

б) годовая

в) квартальная

г) месячная

 

 

Постоянно

Постоянно

5 лет

2 года

 

Пунктом 2 статьи 58 ГК РФ установлено, что при присоединении юридического лица к другому юридическому лицу к последнему переходят права и обязанности присоединенного юридического лица.

 

Следовательно, у Организации существует обязанность по хранению документов присоединённых в результате реорганизации юридических лиц в течение сроков, установленных действующим законодательством. Особый порядок хранения таких документов не предусмотрен.

 

Кроме того, в соответствии с пунктом 1 статьи 29 Закона № 402-ФЗ[2] первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

 

Таким образом, учитывая положения рассмотренных выше норм права, по нашему мнению, поименованные в запросе документы необходимо хранить в течение следующих периодов времени:

 

 

Наименование документа

Срок хранения

Ссылка на нормативный акт

1. Документы по реорганизации (присоединению) «дочек» к Компании.

Постоянно

Пункт 47 Приказа № 558

2. Документы «дочек», присоединенных к Компании

Аудиторские заключения

Постоянно

Пункт 408 Приказа № 558

Годовые балансы

Постоянно

Пункт 351 Приказа № 558

Документы по начислению заработной платы сотрудникам

75 лет

Пункт 412 Приказа № 558

Документы  по основным средствам

5 лет после ликвидации / Постоянно[3]

Пункт 429 Приказа № 558

3.1 По начислению заработной платы

Расчётная ведомость

75 лет

Пункт 412 Приказа № 558

Расходные ордера, реестры и платежные поручения

5 лет

Пункт 362 Приказа № 558

3.2 По основным средствам

ОС-1, ОС-2, ОС-3, ОС-6,ОС-4, ОС-14, ОС-15

5 лет после ликвидации / Постоянно[4]

Пункт 429 Приказа № 558

Документы, подтверждающие формирование балансовой стоимости:

Подрядный способ строительства: акты КС-2, КС-3 от подрядчика, Акты смонтированного оборудования, накладные на передачу подрядчику материалов М-15, Отчеты об использовании давальческих материалов, Справки.

5 лет

Пункт 362 Приказа № 558

Хозспособ строительства: Акты на списание материалов, Наряд-заказы и справки о начислении заработной платы сотрудникам, выполняющим работы по строительству ОС, Авансовые отчеты по командировкам на выполнение работ по строительству, на технадзор за строительством, справки о начислении %% за инвестиционные кредиты и пр.

5 лет

Пункт 362 Приказа № 558

 

Хранение документов для целей налогообложения

 

Статьёй 313 НК РФ установлено, что подтверждением данных налогового учета являются первичные учетные документы (включая справку бухгалтера).

 

В соответствии с подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом.

 

Согласно пункту 4 статьи 283 НК РФ налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков.

 

Следовательно, Организации необходимо хранить рассмотренные выше первичные и иные документы (хозяйственные договоры, акты и т.п.) в течение четырёхлетнего срока после окончания налогового периода, в течение которого данные документы являлись основанием для отражения полученного дохода или понесённого расхода (убытка, перенесённого на будущее).

 

Данное мнение подтверждается Письмом Минфина РФ от 19.07.17 № 03-07-11/45829:

«В силу подпункта 8 пункта 1 статьи 23 Кодекса налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено Кодексом.

Следует учитывать, что течение указанного срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов, в частности, налога на прибыль организаций и налога на добавленную стоимость, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов.»

 

Обращаем Ваше внимание, что из данных положений следует, что документы, подтверждающие суммы начисленной амортизации[5] должны храниться в течение четырёх лет после истечения налогового периода, в котором было прекращено начисление амортизации по данному основному средству.

 

В Письме Минфина РФ от 19.01.18 № 03-03-06/1/2598 также указано:

«Так, в соответствии с пунктом 4 статьи 283 НК РФ при переносе убытков на будущее налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода.

Для хранения первичных документов, подтверждающих осуществление расходов в виде амортизационных начислений, установлен общий срок (4 года), исчисление которого осуществляется в специальном порядке.

С учетом требований статьи 252 НК РФ срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (учет расходов на приобретение такого имущества).»

 

Кроме того отмечаем, что налоговое законодательство не ставит срок хранения документов в зависимость от факта проведения выездной налоговой проверки.

 

 

Коллегия Налоговых Консультантов, 3 июля 2019 года



[1] Федеральный закон от 22.10.04 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», далее – Закон № 125-ФЗ

[2] Федеральный закон от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее – Закон № 402-ФЗ

[3] Постоянному хранению подлежат документы об определении амортизации (Разъяснение о необходимости хранения таких документов также содержится в Письме Минфина РФ от 19.01.18 № 03-03-06/1/2598. Однако данное Письмо не конкретизирует конкретный перечень подлежащих постоянному хранению документов)

[4] В Пункте 429 Приказа № 558 не указано, какие конкретно документы являются документами об «Определении амортизации основных средств». На наш взгляд, таким документом может являться акт ОС-1 или инвентарная карточка ОС-6 (утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 21.01.03 № 7), приказы руководителя на ввод в эксплуатацию и иные аналогичные документы

[5] Все документы, подтверждающие право собственности, формирование стоимости, установление срока полезного использования (договоры, акты, первичные документы и т.п.)


Назад в раздел