О признании расходов на основании первичных документов, которые не были своевременно в период пандемии, либо первичные документы были оформлены, но не были своевременно отражены в учете

В соответствии с пунктом 26 Постановления № 749[1]работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

По имеющейся в нашем распоряжении информации, Организация использует унифицированную форму авансового отчета АО-1, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.01 № 55 (вместе с Указаниями по применению и заполнению (далее – Указания).

В соответствии с Указаниями форма № АО-1 применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно - хозяйственные расходы.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

В соответствии с пунктом 6.3 Указания № 3210-У подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Таким образом, законодательством установлен срок для предоставления авансового отчета сотрудником, вернувшимся из командировки, – три рабочих дня со дня выхода на работу.

При этом срок для утверждения авансового отчета устанавливается руководителем Организации.

С учетом изложенного, в рассматриваемой ситуации авансовый отчет должен быть составлен сотрудником и предоставлен в бухгалтерию в марте.

При этом такой авансовый отчет может быть утвержден в срок, установленный руководителем. Ограничения по величине срока законодательством не установлены. Следовательно, авансовый отчет может быть утвержден в том числе и спустя 2 месяца после его оформления, если такой срок не противоречит установленному руководителем Организации.

На основании пунктов 5, 16 и 18 ПБУ 10/99[2]датой признания командировочных расходов в бухгалтерском учете является дата утверждения авансового отчета сотрудника.

Согласно подпункту 5 пункта 7 статьи 272 НК РФ датой осуществления расходов на командировки признается дата утверждения авансового отчета.

Таким образом, как бухгалтерском, так и в налоговом учете расходы на командировки учитываются в том отчетном периоде, в котором руководителем утвержден авансовый отчет.

Следовательно, в случае, если авансовый ответ утвержден в марте, то Организация должна учесть расходы в марте.

Если авансовый отчет утвержден в июне, то расходы на командировки подлежат учету в июне.

Коллегия Налоговых Консультантов, 26 июня 2020 года

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit