О порядке заполнения 6-НДФЛ при ошибочной выплате премии

При определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со статьей 212 НК РФ (пункт 1 статьи 210 НК РФ).

На основании  пункта 2 статьи 226 НК РФ исчисление сумм и уплата налога в соответствии с настоящей статьей производятся в отношении всех доходов налогоплательщика, источником которых является налоговый агент, с зачетом ранее удержанных сумм налога.

Согласно пункту 3 статьи 226 НК РФ исчисление сумм налога производится налоговыми агентами на дату фактического получения дохода, определяемую в соответствии со статьей 223 НК РФ, нарастающим итогом с начала налогового периода применительно ко всем доходам, в отношении которых применяется налоговая ставка, установленная пунктом 1 статьи 224 НК РФ, начисленным налогоплательщику за данный период, с зачетом удержанной в предыдущие месяцы текущего налогового периода суммы налога.

Налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате с учетом особенностей, установленных настоящим пунктом (пункт 4 статьи 226 НК РФ).

Налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода (пункт 6 статьи 226 НК РФ).

Согласно пункту 3 статьи 223 НК РФ при получении дохода в виде оплаты труда датой фактического получения налогоплательщиком такого дохода признается последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом).

Согласно пункту 1 статьи 230 НК РФ налоговые агенты ведут учет доходов, полученных от них физическими лицами в налоговом периоде, предоставленных физическим лицам налоговых вычетов, исчисленных и удержанных налогов в регистрах налогового учета.

Формы регистров налогового учета и порядок отражения в них аналитических данных налогового учета, данных первичных учетных документов разрабатываются налоговым агентом самостоятельно и должны содержать сведения, позволяющие идентифицировать налогоплательщика, вид выплачиваемых налогоплательщику доходов и предоставленных налоговых вычетов, а также расходов и сумм, уменьшающих налоговую базу, в соответствии с кодами, утверждаемыми федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов, суммы дохода и даты их выплаты, статус налогоплательщика, даты удержания и перечисления налога в бюджетную систему Российской Федерации, реквизиты соответствующего платежного документа.

Согласно пункту 1.3 Порядка заполнения и представления расчета по форме 6-НДФЛ[1] расчет заполняется на основании данных учета доходов, начисленных и выплаченных физическим лицам налоговым агентом, предоставленных физическим лицам налоговых вычетов, исчисленного и удержанного налога на доходы физических лиц (далее - налог), содержащихся в регистрах налогового учета.

Таким образом, Организацией в апреле 2021 года при выплате физическому лицу дохода (премии) правомерно исчислена, удержана и перечислена в бюджет сумма НДФЛ и отражены соответствующие данные в расчете 6-НДФЛ за полугодие.

В Письме ФНС РФ от 11.11.2015 № БС-4-11/19749@ указано:

«…Из рассматриваемой ситуации следует, что работник организации уволился до конца календарного года, за который ему был предоставлен отпуск. На момент предоставления отпуска ему были выплачены отпускные.

В соответствии со статьями 209 и 226 Кодекса при выплате работнику отпускных сумм организация исчисляет, удерживает и перечисляет с указанных сумм налог на доходы физических лиц. То есть, суммы отпускных, выплаченные работнику, представляют собой его доход, с которого налоговым агентом должен удерживаться налог на доходы физических лиц.

В случае, если работник возвращает работодателю фактически выплаченные ему ранее суммы отпускных, такие суммы не будут признаваться его доходом.

Удержанные и перечисленные в бюджет с начисленных работнику с указанных сумм отпускных суммы налога являются излишне уплаченными налоговым агентом. Соответственно, суммы налоговых обязательств работника по налогу на доходы физических лиц за налоговый период необходимо скорректировать. При этом у налогового агента - работодателя образуется переплата налога на доходы физических лиц.

Указанная переплата может быть возвращена налоговому агенту в рамках статьи 78 Кодекса, определяющей порядок зачета или возврата сумм излишне уплаченного налога, на основании пункта 14 данной статьи…».

В Письме ФНС РФ от 11.10.2017 №  ГД-4-11/20479 по вопросу о заполнении формы 2-НДФЛ, если при увольнении удержана сумма отпускных за неотработанные дни отпуска изложено:

«…При увольнении работника до окончания того года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, налоговый агент производит удержание сумм отпускных за неотработанные дни отпуска. Удержание из дохода работника излишне выплаченных отпускных влечет возврат сумм налога на доходы физических лиц.

В соответствии с пунктом 1 статьи 231 Кодекса возврат налоговому агенту перечисленной в бюджетную систему Российской Федерации суммы налога осуществляется налоговым органом в порядке, установленном статьей 78 Кодекса.

По итогам налогового периода Справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ заполняется с учетом уточнения налоговых обязательств, произведенных в течение данного налогового периода…».

В Письме ФНС РФ от 20.03.2015 № ПА-4-11/4442@ отмечено:

«…В ситуации если работнику выплатили ошибочно денежные средства, то он возвращает эту сумму за минусом налога (то есть, ту денежную сумму, которую фактически получил).

По мнению ФНС России, в данном случае сумма налога является излишне уплаченной налоговым агентом.

Суммы излишне начисленных и выплаченных денежных средств, которые работник вернул, не будут признаваться его доходом. Соответственно, суммы налоговых обязательств работника по налогу на доходы физических лиц за налоговый период необходимо скорректировать.

В соответствии с пунктом 1 статьи 231 Кодекса возврат налоговому агенту перечисленной в бюджетную систему Российской Федерации суммы налога осуществляется налоговым органом в порядке, установленном статьей 78 Кодекса…».

Из приведенных разъяснений следует, что при возврате сотрудником Организации ошибочно перечисленной премии суммы изначально перечисленной работнику премии не будут признаваться доходом Организации. При этом у налогового агента возникает переплата НДФЛ, которая может быть им возвращена в порядке, установленном статьей 78 НК РФ[2]. Возврат суммы ошибочной перечисленной премии сотрудником осуществляется без учета суммы НДФЛ, т.е. в сумме премии перечисленной ему по ошибке.

На основании  пункта 6 статьи 81 НК РФ при обнаружении налоговым агентом в поданном им в налоговый орган расчете факта неотражения или неполноты отражения сведений, а также ошибок, приводящих к занижению или завышению суммы налога, подлежащей перечислению, налоговый агент обязан внести необходимые изменения и представить в налоговый орган уточненный расчет в порядке, установленном настоящей статьей.

Уточненный расчет, представляемый налоговым агентом в налоговый орган, должен содержать данные только в отношении тех налогоплательщиков, в отношении которых обнаружены факты неотражения или неполноты отражения сведений, а также ошибки, приводящие к занижению суммы налога.

Таким образом, при возврате сотрудником ошибочно перечисленной ему суммы премии[3] Организации следует внести изменения в регистры налогового учета и в Расчет по форме 6-НДФЛ в периоде выплат физическому лицу премий (апрель 2021 года).

Соответственно, Организации необходимо предоставить уточненный Расчет по форме 6-НДФЛ за корректируемый период.

В Письме ФНС РФ от 03.09.2019 № БС-4-11/17598@ по вопросу заполнения расчета 6-НДФЛ при перерасчете сумм зарплаты, отпускных и НДФЛ в случае представления работником листка нетрудоспособности отмечено:

«…Раздел 1 расчета по форме 6-НДФЛ заполняется нарастающим итогом за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год.

В разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ за соответствующий отчетный период отражаются те операции, которые произведены за последние три месяца этого периода.

В соответствии с пунктом 2 статьи 223 Кодекса датой фактического получения налогоплательщиком дохода в виде оплаты труда признается последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом).

В этой связи исчисление сумм налога производится налоговым агентом в последний день месяца, за который налогоплательщику был начислен доход за выполненные трудовые обязанности.

На основании пункта 4 статьи 226 Кодекса налоговые агенты обязаны удержать исчисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате.

Таким образом, удержание у налогоплательщика исчисленной по окончании месяца суммы налога производится налоговым агентом из доходов налогоплательщика при их выплате по завершении месяца.

Если налоговый агент в течение налогового периода не производил налогоплательщику каких-либо выплат, из которых могли быть удержаны суммы налога на доходы физических лиц, то согласно положениям пункта 5 статьи 226 Кодекса налоговый агент в установленный срок обязан письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога.

Уточненный расчет по форме 6-НДФЛ, согласно пункту 6 статьи 81 Кодекса, представляется налоговым агентом в налоговый орган при обнаружении в поданном им в налоговый орган расчете факта неотражения или неполноты отражения сведений, а также ошибок, приводящих к занижению или завышению суммы налога, подлежащей перечислению.

Учитывая изложенное, если организация в связи с представлением сотрудником листа нетрудоспособности производит в апреле 2019 года перерасчет сумм заработной платы за март 2019 года и налога на доходы физических лиц, то итоговые суммы с учетом произведенного перерасчета отражаются по строкам 020, 040 и 070 раздела 1 уточненного расчета по форме 6-НДФЛ за первый квартал 2019 года. При этом заработная плата за март 2019 года и сумма налога с учетом произведенного перерасчета подлежат отражению по строкам 100 - 140 раздела 2 расчета по форме 6-НДФЛ за полугодие 2019 года.

В случае если организация в связи с представлением сотрудником листа нетрудоспособности производит в январе 2019 года перерасчет сумм заработной платы за декабрь 2018 года и налога на доходы физических лиц, то итоговые суммы с учетом произведенного перерасчета отражаются по строкам 020, 040 и 070 раздела 1 уточненного расчета по форме 6-НДФЛ за 2018 года. При этом заработная плата за декабрь 2019 года и сумма налога с учетом произведенного перерасчета подлежат отражению по строкам 100 - 140 раздела 2 расчета по форме 6-НДФЛ за первый квартал 2019 года.

В случае когда организация производит перерасчет суммы отпускных и, соответственно, суммы налога на доходы физических лиц, то в разделе 1[4] расчета по форме 6-НДФЛ отражаются итоговые суммы с учетом уменьшенной суммы отпускных….».

Таким образом, по нашему мнению, с учетом действующего Порядка заполнения и представления расчета по форме 6-НДФЛ Организацией должны быть скорректированы (уменьшены) данные по суммам начисленного дохода, исчисленного и удержанного НДФЛ, на соответствующие суммы ошибочно начисленных премий в разделе 1 и 2 Расчета по форме 6-НДФЛ за 1 полугодие, 9 месяцев.

Уточнению подлежат суммы, отражаемые по строкам 020 и 022 раздела 1 и по строкам 110, 112, 140, 160 раздела 2 Расчета по форме 6-НДФЛ

Возникшая в результате пересчёта сумма НДФЛ подлежит возврату в порядке, предусмотренном статьей 78 НК РФ, и считается излишне уплаченной суммой за счет собственных средств налогового агента.

В расчете 6-НДФЛ за год отражаются уже скорректированные данные.

Коллегия Налоговых Консультантов, 25 января 2022 года

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit