Главная / Консультации / Общий аудит / О порядке документального оформления процесса перехода на применение электронных трудовых книжек

О порядке документального оформления процесса перехода на применение электронных трудовых книжек

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit

01.06.2020
Вопрос

В соответствии со ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части формирования сведений о трудовой деятельно в электронном виде» Общество намерено провести следующие мероприятия:
1)    Издать Приказ о проведении мероприятий по формированию и ведению сведений о трудовой деятельности в электронном виде. (см. Приложение 1);
2)    Издать Приказ о внесении дополнений в Правила внутреннего трудового распорядка Общества. Соответственно внести изменения в локально-нормативные документы. Подписать дополнительные соглашения к трудовым договорам с каждым сотрудником о внесенных изменениях;
3)    Составить Уведомление о формировании и ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде, где также будет предложено сделать выбор между продолжением ведения трудовой книжки либо в виде предоставления сведений о трудовой деятельности. Закрепить бланк Уведомления в документах учетной политики. Далее уведомить каждого сотрудника под подпись. (см. Приложение 3);
4)    Собрать с каждого сотрудника заявления, где они укажут свой выбор.
Вопрос: Подскажите, правильно ли организована последовательность действий и если чего-то не хватает просьба подсказать.
Ответ

С 1 января 2020 года вступил в силу Федеральный закон от 16.12.19 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» (далее – Закон № 439-ФЗ), котором в ТК РФ было введено понятие «сведения о трудовой деятельности».

Так, согласно статье 66.1 ТК РФ (в редакции Закона № 439-ФЗ)работодатель формирует в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника (далее - сведения о трудовой деятельности) и представляет ее в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.

В сведения о трудовой деятельности включаются информация о работнике, месте его работы, его трудовой функции, переводах работника на другую постоянную работу, об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора, другая предусмотренная настоящим Кодексом, иным федеральным законом информация.

В соответствии с частью 1 статьи 2 Закона № 439-ФЗ в целях реализации норм Трудового кодекса Российской Федерации (в редакции настоящего Федерального закона) работодатели в течение 2020 года осуществляют следующие мероприятия:

1) принятие или изменение локальных нормативных актов (при необходимости) с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии);

2) подготовка и обсуждение с уполномоченными в установленном порядке представителями работников изменений (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации;

3) обеспечение технической готовности к представлению сведений о трудовой деятельности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации;

4) уведомление по 30 июня 2020 года включительно каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления в порядке, предусмотренном частью 2 настоящей статьи, сделать выбор между продолжением ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации (в редакции настоящего Федерального закона) или предоставлением ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

Частью 2 статьи 2 Закона № 439-ФЗ установлено, что каждый работник по 31 декабря 2020 года включительно подает работодателю письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 ТК РФ (в редакции настоящего Федерального закона) или о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ. Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации. В случае, если работник не подал работодателю ни одного из указанных заявлений, работодатель продолжает вести его трудовую книжку в соответствии со статьей 66 ТК РФ (в редакции настоящего Федерального закона).

Работнику, подавшему письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 3 статьи 2 Закона № 439-ФЗ).

Таким образом, в связи с вступлением в силу Закона № 439-ФЗ Организация как работодатель обязана:

- принять или изменить все локальные нормативные акты, регулирующие вопрос ведения трудовых книжек работников и привести их в соответствие с действующим законодательством;

- обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности в ПФР;

- до 30 июня 2020 года уведомить в письменной форме каждого работника об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника путем подачи Организации соответствующего письменного заявления сделать выбор между продолжением ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 ТК РФ или предоставлением ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ;

- обеспечить получение от каждого работника по 31 декабря 2020 года включительно письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 ТК РФ или о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ;

- сотрудникам, изъявившим желание отказаться от трудовых книжек, Организация должна выдать на руки трудовые книжки, сделав в них соответствующие отметки;

- в отношении сотрудников, изъявивших желания сохранить трудовые книжки, а также в отношении сотрудников, не представивших ни одного из заявлений, продолжать вести и хранить трудовые книжки на бумажном носителе.

В отношении приложенных к вопросу документов (приказов и уведомления) сообщаем, что по нашему мнению, они соответствуют действующему законодательству и могут быть использованы Организацией для документального оформления перехода на ведение сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.

Коллегия Налоговых Консультантов, 21 апреля 2020 года


Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit

Назад в раздел