О подтверждении расходов на представительское мероприятие

Организация вправе учесть в составе расходов затраты на проведение представительских мероприятий (в том числе на буфетное обслуживание в рамках выставки), в размере, не превышающем 4% от расходов Организации на оплату труда при наличии отчета по итогам мероприятия и первичных документов, подтверждающих сумму понесенных расходов.

Обоснование:

В соответствии с подпунктом 22 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, в порядке, предусмотренном пунктом 2 настоящей статьи.

В силу пункта 2 статьи 264 НК РФ к представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Отметим, что нормами НК РФ четко не регламентирован перечень документов, которыми должны быть подтверждены представительские расходы.

В Письме Минфина РФ от 18.02.2021 № 03-03-06/1/11266 были даны следующие разъяснения:

«…Подпунктом 22 пункта 1 статьи 264 НК РФ определено, что к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, в порядке, предусмотренном пунктом 2 статьи 264 НК РФ.

При этом следует отметить, что НКРФ не устанавливает конкретный перечень документов, которые подтверждают произведенные расходы, тем самым не ограничивая налогоплательщика в вопросе подтверждения правомерности учета соответствующих расходов. В свою очередь, подтверждением данных налогового учета на основании статьи 313 НК РФ являются первичные учетные документы…».

В Письме Минфина РФ от 11.06.2021 № 03-03-06/1/46407 отмечено, что, несмотря на то, что НК РФ не устанавливает конкретный перечень документов, которыми подтверждаются произведенные расходы, положениями НК РФ прямо предусмотрено, что отдельные виды расходов (на командировки, на содержание служебного транспорта, на представительские расходы, на иные подобные расходы) признаются на дату утверждения авансового отчета.

Согласно пункту 1 статьи 9 Закона № 402-ФЗ[1] каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичный учетный документ должен содержать обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (пункт 4 статьи 9 Федерального Закона № 402-ФЗ).

Таким образом, Организация самостоятельно определяет перечень первичных документов, которыми оформляется каждый факт хозяйственной жизни. При этом первичный документ должен содержать обязательные реквизиты, указанные в п. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ.

Так, ранее, по мнению Минфина РФ^[2], документальным подтверждением представительских расходов являлся следующий перечень документов:

- приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов в целях проведения представительского мероприятия;

- смета представительских расходов;

- первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;

- отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются:

- цель представительских мероприятий, результаты их проведения;

- иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели.

Однако последние разъяснения официальных органов свидетельствуют об изменении мнения в отношении порядка документального оформления представительских расходов.

Так, в совместном Письме от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852 Минфин РФ и ФНС РФ указали следующее:

«В соответствии с подпунктом 22 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, в порядке, предусмотренном пунктом 2 статьи 264 Кодекса. В целях налогообложения указанные расходы подлежат нормированию.

При этом Главой 25 Кодекса не предусмотрен конкретный перечень документов, подтверждающих указанные расходы.

Пунктом 10 раздела IV ("дорожной карты") "Совершенствование налогового администрирования", утвержденной Распоряжением Правительства Российской Федерации от 10.02.2014 N 162-р, предусмотрено мероприятие, связанное с сокращением количества документов, которые требуются для подтверждения представительских расходов.

В рамках реализации данного пункта указанной "дорожной карты" Министерством финансов Российской Федерации направлено разъяснение от 10.04.2014 N 03-03-РЗ/16288.

Пунктом 1 статьи 252 Кодекса установлено, что расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Использование налогоплательщиком приобретенных им материальных запасов, а также потребление результатов работ (услуг), выполненных (оказанных) сторонними организациями в целях установления и поддержания сотрудничества с контрагентами или потенциально возможными партнерами, является фактом хозяйственной жизни налогоплательщика, поскольку оказывает влияние на его финансовое положение.

В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Федеральный закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит документированию, в том числе и осуществление расходования средств в представительских целях.

Согласно подпункту 1 абзаца 9 статьи 313 Кодекса подтверждением данных налогового учета являются первичные учетные документы.

Таким образом, помимо первичных учетных документов, подтверждающих факт приобретения товаров, работ услуг (в том числе прилагаемых к авансовому отчету), достаточно любого первичного документа, отвечающего критериям статьи 9 Федерального закона N 402-ФЗ, из содержания которого следует, что данные приобретения использованы организацией при проведении мероприятий, предусмотренных пунктом 2 статьи 264 Кодекса.

Учитывая изложенное, в целях устранения избыточных требований о подтверждении представительских расходов, ФНС России поручает довести до нижестоящих налоговых органов и налогоплательщиков настоящее письмо с позицией Министерства финансов Российской Федерации».

Поскольку указанное письмо доведено до сведения нижестоящих налоговых органов, то, можно предположить, что при проведении проверок налоговые органы будут руководствоваться данными разъяснениями.

Учитывая изложенное, по нашему мнению, документами, подтверждающими расходы, связанные с проведением представительского мероприятия, будут являться:

- отчет по итогам мероприятия, подтверждающий представительский характер мероприятия;

- первичные документы, подтверждающие сумму понесенных расходов.

По нашему мнению, в отчете по итогам мероприятия целесообразно указать следующую информацию:

- цель, место и дату проведения представительского мероприятия;

- перечень лиц, участвующих в мероприятии;

- перечень расходов, осуществленных в рамках проведенного мероприятия;

- итоги проведения мероприятия.

Таким образом, с учетом всего вышеизложенного, по нашему мнению, Организация вправе учесть в составе расходов затраты на проведение представительских мероприятий (в том числе на буфетное обслуживание в рамках выставки), в размере, не превышающем 4% от расходов Организации на оплату труда при наличии отчета по итогам мероприятия и первичных документов, подтверждающих сумму понесенных расходов.

Коллегия Налоговых Консультантов, 14 июня 2024 года

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit