О подтверждении командировочных расходов

При направлении в командировку работодатель обязан возместить сотруднику, в том числе расходы на проезд.

При этом порядок возмещения таких расходов определяется работодателем коллективным договором или локальным нормативным актом.

Организация будет вправе учесть в составе расходов стоимость такси при наличии экономической обоснованности и надлежащего документального подтверждения.

На наш взгляд, в качестве экономического обоснования использования работниками такси может оформляться служебная записка работника с обоснованием использования такси (удаленное расположение аэропорта, вокзала, организации, в которую он был командирован, или наличие тяжелого и/или негабаритного багажа и другие обоснованные причины) и указанием маршрута поездки, который свидетельствует о ее производственном характере.

Надлежащим документальным подтверждением расходов на такси будет являться кассовый чек с указанием маршрута следования.

Организация будет вправе учесть в составе расходов стоимость выкупа купе при наличии экономической обоснованности и надлежащего документального подтверждения.

По нашему мнению, надлежащим подтверждением экономической обоснованности и документальным оформлением в рассматриваемом случае будет:

- наличие в локальном нормативном акте условий, предусматривающих возможность выкупа целого купе и перечня ситуаций, в которых это возможно;

- наличие в приказе на командировку и/или задании на командировку упоминания об обстоятельствах, свидетельствующих о наличии необходимости в выкупе купе (например, перевозка образцов, товаров и т.п.);

- непосредственно проездные документы на все 4 места в купе.

Обоснование:

Согласно статье 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам других работодателей определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Таким образом, при направлении в командировку работодатель обязан возместить сотруднику, в том числе расходы на проезд.

При этом порядок возмещения таких расходов определяется работодателем коллективным договором или локальным нормативным актом.

В соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности на:

- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

- наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

- суточные или полевое довольствие;

- оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы;

Кроме того, в силу пункта 1 статьи 252 НК РФ в целях исчисления налога на прибыль учитываются расходы, единовременно удовлетворяющие следующим критериям:

- документально подтверждены;

- экономически обоснованы;

- направлены на получение дохода;

- прямо не поименованы в статье 270 НК РФ.

Согласно письмам Минфина РФ от 25.03.2020 № 03-03-07/23568, от 02.03.2017 № 03-03-07/11901, от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223, расходы на проезд работника на такси в командировке могут быть включены в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, при условии их документального подтверждения и экономической обоснованности.

При этом количество поездок, совершаемых сотрудником во время командировки, законодательно не регламентировано.

Отметим, что порядок пользования услугами такси в командировке, в том числе виде и количество поездок, класс (уровень) такси может быть установлен локальным нормативным актом Организации о командировках.

С учетом изложенного, Организация будет вправе учесть в составе расходов стоимость такси при наличии экономической обоснованности и надлежащего документального подтверждения.

На наш взгляд, в качестве экономического обоснования использования работниками такси может оформляться служебная записка работника с обоснованием использования такси (удаленное расположение аэропорта, вокзала, организации, в которую он был командирован, или наличие тяжелого и/или негабаритного багажа и другие обоснованные причины) и указанием маршрута поездки, который свидетельствует о ее производственном характере.

Надлежащим документальным подтверждением расходов на такси будет являться кассовый чек с указанием маршрута следования.

Как было указано нами выше, Организация обязана компенсировать сотрудникам в том числе расходы на проезд, при этом порядок возмещения таких расходов определяется работодателем коллективным договором или локальным нормативным актом.

Кроме того, по мнению Минтруда России, приведенному в письме от 14.02.2013 № 14-2-291, трудовое законодательство не устанавливает обязанности выплачивать расходы, связанные со служебной командировкой, всем работникам в одинаковом размере. Размер возмещения определяется исходя из финансовых возможностей организации. Работодатель вправе своим локальным нормативным актом предусмотреть дифференцированный размер данных расходов для работников, занимающих различные должности.

С учетом изложенного, по нашему мнению, Организация вправе предусмотреть в локальном нормативном акте возможность оплаты выкупа купе полностью при направлении в командировку в определенных случаях. Перечень таких случаев также целесообразно закрепить в локальном нормативном акте.

Таким образом, Организация будет вправе учесть в составе расходов стоимость выкупа купе при наличии экономической обоснованности и надлежащего документального подтверждения.

По нашему мнению, надлежащим подтверждением экономической обоснованности и документальным оформлением в рассматриваемом случае будет:

- наличие в локальном нормативном акте условий, предусматривающих возможность выкупа целого купе и перечня ситуаций, в которых это возможно;

- наличие в приказе на командировку и/или задании на командировку упоминания об обстоятельствах, свидетельствующих о наличии необходимости в выкупе купе (например, перевозка образцов, товаров и т.п.);

- непосредственно проездные документы на все 4 места в купе.

Коллегия Налоговых Консультантов, 14 июня 2024 года

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit