О обязательных реквизитах путевого листа, оформляемого в целях признания расходов на ГСМ

Ответ

Наш авторский телеграм-канал https://t.me/knk_audit Бухучет, налоги, нововведения, прослеживаемость, иностранные компании, сложные случаи

Путевой лист оформляется в отношении тех транспортных средств, которые осуществляют перевозку пассажиров и/или грузов. В иных случаях обязанность оформлять путевой лист не возникает.

Между тем, на практике для обоснования затрат на ГСМ формируются путевые листы налогоплательщиками, которые не осуществляют перевозку пассажиров и/или грузов.

Поскольку отсутствие в путевом листе сведений о медицинских осмотрах, техническом состоянии ТС, о виде перевозки и о виде сообщения, а также СНИЛС водителя не препятствуют налоговому органу идентифицировать обстоятельства хозяйственной операции, считаем, что каких-либо неблагоприятных налоговых последствий у Организации не возникнет.

Обоснование:

В соответствии с частью 1 статьи 6 Устава автомобильного транспорта[1] путевой лист подлежит оформлению собственником (владельцем) транспортного средства на каждое транспортное средство, осуществляющее движение по дорогам при перевозке пассажиров и багажа, грузов в городском, пригородном и междугородном сообщениях. В случае, если транспортное средство предоставлено во временное владение и пользование за плату по договору аренды транспортного средства с экипажем, путевой лист оформляется арендодателем.

Из приведенных положений следует, что путевой лист оформляется в отношении тех транспортных средств, которые осуществляют перевозку пассажиров и/или грузов. В иных случаях обязанность оформлять путевой лист не возникает.

Между тем, на практике для обоснования затрат на ГСМ формируются путевые листы налогоплательщиками, которые не осуществляют перевозку пассажиров и/или грузов.

Так, на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта). Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ.

В силу пункта 1 статьи 252 НК РФ налогоплательщик вправе уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов в случае, если эти расходы соответствуют следующим критериям:

- документально подтверждены;

- экономически обоснованы;

- направлены на получение дохода;

- отсутствуют в перечне статьи 270 НК РФ.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Закона № 402-ФЗ[2] каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

Пунктом 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ установлено, что обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (пункт 4 статьи 9 Закона № 402-ФЗ).

Таким образом, каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным документом, который может быть составлен в произвольной форме, но должен содержать обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

В Письме Минфина РФ от 21.06.2023 № 03-03-06/1/57550 были даны следующие разъяснения:

«В целях главы 25 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком (пункт 1 статьи 252 НК РФ).

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта), на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ, при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль организаций учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

При этом для документального подтверждения расходов на приобретение топлива для служебных автомобилей налогоплательщику необходимо руководствоваться перечнем реквизитов и порядком оформления или формирования путевых листов, утвержденными приказом Минтранса России от 28.09.2022 N 390 "Об утверждении состава сведений, указанных в части 3 статьи 6 Федерального закона от 8 ноября 2007 г. N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта", и порядка оформления или формирования путевого листа"».

Коллегия Налоговых Консультантов – номер ОДИН в реестре аудиторов ОЗО.  Сопровождаем выездные и камеральные налоговые проверки. Оказываем помощь в решении досудебных и арбитражных споров с налоговой, минимизируем ущерб от деятельности налоговых органов. ab@knka.ru  +7915-329-02-05

В Письме УФНС РФ по г. Москве от 09.07.2019 № 16-15/116577@ было отмечено следующее:

«На основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 Кодекса к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта).

В соответствии с пунктом 1 статьи 252 Кодекса в целях налогообложения прибыли организаций налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 Кодекса).

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Следует учитывать, что согласно статье 313 Кодекса налоговый учет представляет собой систему обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на прибыль организаций на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным Кодексом. Подтверждением данных налогового учета являются в том числе первичные учетные документы (включая справку бухгалтера).

При этом Кодексом не установлены конкретные виды документов, которые могут использоваться экономическими субъектами в качестве первичных учетных документов для подтверждения фактов хозяйственной жизни, а также порядок их оформления.

Статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) предусмотрено, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, определяемым руководителем организации. Перечень обязательных реквизитов первичного документа приведен в пункте 2 статьи 9 Закона N 402-ФЗ.

Кроме того, обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов.

Одним из первичных документов, подтверждающих произведенные расходы на приобретение горюче-смазочных материалов, является путевой лист.

Во исполнение части 1 статьи 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов" (далее - Приказ) утверждены обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов.

Указанный порядок обязателен для применения организациями автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта, в том числе для подтверждения расходов в целях налогообложения прибыли организаций.

Налогоплательщики, на которых положения Приказа не распространяются, могут использовать путевые листы в качестве одного из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов, закрепив указанный порядок в учетной политике для целей налогообложения прибыли.

Вместе с тем налогоплательщики также вправе использовать иные документы, оформленные в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, подтверждающие произведенные расходы и их связь с деятельностью, направленной на получение дохода».

Схожие выводы были сделаны в Письме Минфина РФ от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354.

В Постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 04.10.2024 № 09АП-46487/2024 по делу № А40-294049/2023 был сделан вывод о том, что основным первичным документом в целях учета работы служебного автотранспорта и списания ГСМ является путевой лист.

В Постановлении Восьмого арбитражного апелляционного суда от 06.07.2023 № 08АП-3884/2023 по делу № А75-18056/2020 было отмечено, что путевые листы подтверждают факт того, что автомобиль работал, а не простаивал, в то же время путевые листы являются документальным обоснованием расходов на ГСМ.

На основании приведенных разъяснений можно сделать вывод о том, что путевой лист может оформляться организациями, не осуществляющими перевозку пассажиров и/или груза, для подтверждения расходов на содержание транспортных средств, в частности, для подтверждения расходов на ГСМ.

Частью 3 статьи 6 Устава автомобильного транспорта предусмотрено, что путевой лист содержит следующие сведения:

1) о сроке действия путевого листа;

2) о лице, оформившем путевой лист;

3) о транспортном средстве;

4) о водителе (водителях) транспортного средства;

5) о виде перевозки;

6) о виде сообщения.

В силу частей 4 и 5 статьи 6 Устава автомобильного транспорта собственник (владелец) транспортного средства вправе включать в путевой лист дополнительные сведения, учитывающие особенности осуществления им деятельности, связанной с перевозкой пассажиров и багажа, грузов.

Состав сведений, указанных в части 3 настоящей статьи, порядок оформления или формирования путевого листа устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта. Формат электронного путевого листа устанавливается федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по контролю и надзору за соблюдением законодательства о налогах и сборах, по согласованию с федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта.

Состав сведений путевого листа также утвержден Приказом Минтранса РФ от 28.09.2022 № 390 (далее – Приказ № 390).

Пунктом 1 Приказа № 390 установлено, что путевой лист должен содержать следующие сведения о:

1) сроке действия путевого листа;

2) лице, оформившем путевой лист;

3) транспортном средстве;

4) водителе (водителях) транспортного средства;

5) виде перевозки;

6) виде сообщения.

В силу пункта 6 Приказа № 390 сведения о водителе (водителях) транспортного средства должны включать:

1) фамилию, имя, отчество (при наличии);

2) серию, номер и дату выдачи водительского удостоверения;

3) страховой номер индивидуального лицевого счета;

4) дату (число, месяц, год), время (часы, минуты), результат проведения предсменного, предрейсового и послесменного, послерейсового медицинского осмотра (если обязательность проведения послерейсового, послесменного медицинского осмотра предусмотрена законодательством РФ).

Согласно пункту 7 Приказа № 390 сведения о виде перевозки должны включать информацию о перевозке:

1) коммерческие перевозки:

регулярная перевозка пассажиров и багажа;

перевозка грузов на основании договора перевозки грузов или договора фрахтования (в том числе по договору аренды транспортного средства с экипажем);

перевозка пассажиров и багажа по заказу;

перевозка пассажиров и багажа легковым такси;

организованная перевозка групп детей автобусами (если организованная перевозка группы детей осуществляется по договору фрахтования);

2) перевозки для собственных нужд;

3) передвижение и работа специальных транспортных средств.

Из пункта 8 Приказа № 390 следует, что сведения о виде сообщения должны включать информацию о виде сообщения:

1) городское;

2) пригородное;

3) междугородное.

В том случае если Организация не осуществляет перевозку пассажиров и/или грузов, то сведения о медицинских осмотрах, техническом состоянии ТС, о виде перевозке и о виде сообщения не заполняются. При этом указанные сведения не относятся к обязательным с точки зрения оформления первичного учетного документа.

В отношении сотрудника в путевом листе указываются ФИО, а также серия и номер водительского удостоверения. Указанные сведения позволяют идентифицировать лицо, оформившего первичный документ. Поэтому считаем, что СНИЛС также не является обязательным реквизитом первичного документа.

Кроме того, в Письме Минфина РФ от 01.09.2025 № 03-03-06/1/84992 было отмечено следующее:

«В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Обязательные реквизиты первичного учетного документа установлены в пункте 2 данной статьи Закона N 402-ФЗ.

Таким образом, для целей налогового учета первичный учетный документ должен соответствовать требованиям статьи 252 НК РФ и Закона N 402-ФЗ.

Одновременно сообщаем, что ошибки в первичных учетных документах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость и другие обстоятельства документируемого факта хозяйственной жизни, обусловливающие применение соответствующего порядка налогообложения, не являются основанием для отказа в принятии соответствующих расходов в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль».

С учетом изложенного, считаем, что отсутствие обязательных реквизитов путевого листа, которые не заполняются Организация в связи с тем, что она не осуществляет деятельность по перевозке пассажиров и багажа, а также отсутствие сведений о СНИЛС сотрудника, не препятствуют налоговому органу идентифицировать обстоятельства документируемого факта хозяйственной жизни – использование транспортного средства в производственной деятельности.

На основании изложенного, считаем, что отсутствие в путевом листе сведений о медицинских осмотрах, техническом состоянии ТС, о виде перевозки и о виде сообщения, а также СНИЛС водителя не препятствуют налоговому органу идентифицировать обстоятельства хозяйственной операции, поэтому каких-либо неблагоприятных налоговых последствий у Организации не возникнет.

Коллегия Налоговых Консультантов – номер ОДИН в реестре аудиторов ОЗО.  Сопровождаем выездные и камеральные налоговые проверки. Оказываем помощь в решении досудебных и арбитражных споров с налоговой, минимизируем ущерб от деятельности налоговых органов. ab@knka.ru  +7915-329-02-05

Коллегия Налоговых Консультантов, 4 февраля 2026 года

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit

Назад в раздел