О новой форме путевого листа

В соответствии с пунктом 1 статьи 252 НК РФ в целях настоящей главы налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 настоящего Кодекса).

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 настоящего Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Следовательно, Организация вправе учесть для целей налогообложения расходы на ГСМ при соблюдении следующих условий:

- расходы отсутствуют в перечне непринимаемых расходов (статья 270 НК РФ);

- расходы экономически обоснованы, произведены для осуществления деятельности, направленной на получении дохода;

- расходы документально подтверждены.

В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Закона № 402-ФЗ[1] каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

При этом пунктом 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ установлено, что обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Согласно пункту 4 статьи 9 Закона № 402-ФЗ формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

По общему правилу основным документом, подтверждающим использование автомобиля в производственной деятельности, в частности, подтверждающим расходы на ГСМ, является путевой лист, составленный по типовой форме № 3[2], или по самостоятельно разработанной организацией форме, содержащий все обязательные реквизиты, установленные Приказом Минтранса № 152[3].

Данное мнение подтверждается в Письме Минфина РФ от 25.08.09 № 03-03-06/2/161:

«Вопрос: В связи с утверждением Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 новых правил оформления путевых листов вправе ли организация использовать для списания на затраты организации, уменьшающие налоговую базу по налогу на прибыль, расходы на ГСМ для служебного автотранспорта по путевым листам, самостоятельно разработанным организацией?

Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу документального подтверждения расходов и сообщает следующее.

В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов".

По нашему мнению, путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, утвержденные вышеуказанным Приказом, может являться одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.»[4]

Обязательные реквизиты путевых листов и порядок их заполнения установлен Приказом Минтранса РФ № 152. При этом с 01.03.19 вступил в силу Приказ Минтранса РФ от 21.12.18 № 467[5], вносящий изменения в обязательные реквизиты путевых листов и порядок их заполнения.

В частности, пунктом 10 новой редакции Приказа Минтранса № 152 установлено, что путевой лист оформляется до начала выполнения рейса, если длительность рейса водителя транспортного средства превышает продолжительность смены (рабочего дня), или до начала первого рейса, если в течение смены (рабочего дня) водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов.

При этом пункт 10 Приказа Минтранса № 152, согласно которому «путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца», с 01 марта 2019 года признаётся утратившим силу.

Таким образом, если буквально руководствоваться мнением Минфина РФ, изложенном в приведённых выше Письмах, то путевой лист, составленный сроком на один месяц, оформлен с нарушением Приказа Минтранса № 152 и не может являться документом, подтверждающим расходы на ГСМ.

Также, следуя буквальному пониманию положения пункта 1 статьи 252 НК РФ путевой лист, оформленный с нарушениями требований Приказа Минтранса № 152, не может рассматриваться в качестве документа, оформленного в соответствии с требованиями действующего законодательства.

Следовательно, в случае оформления путевого листа сроком на один месяц, мы полностью не можем исключить риск споров с налоговыми органами.

При этом, обращаем Ваше внимание на следующее.

В соответствии с пунктом 1 статьи 313 НК РФ подтверждением данных налогового учета являются первичные учетные документы (включая справку бухгалтера).

В Письме Минфина РФ от 22.06.16 № 03-07-11/36393 содержится следующее разъяснение:

«Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. При этом следует отметить, что Кодексом не устанавливается конкретный перечень документов, которые подтверждают произведенные расходы. В свою очередь, подтверждением данных налогового учета на основании статьи 313 Кодекса являются первичные учетные документы.»[6]

В Письме Минфина РФ от 04.02.15 № 03-03-10/4547[7] также изложено мнение:

«Ошибки в первичных учетных документах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость и другие обстоятельства документируемого факта хозяйственной жизни, обуславливающие применение соответствующего порядка налогообложения, не являются основанием для отказа в принятии соответствующих расходов в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль.»

По нашему мнению, применяемая Организацией форма путевого листа[8] содержит все необходимые реквизиты первичного учётного документа, отражает исчерпывающую информацию о содержании хозяйственной операции и может являться документом, подтверждающим расходы на списание ГСМ.

Также отмечаем, что форма путевого листа, применяемого Организацией, содержит в себе информацию о фактически осуществлённых маршрутах с указанием пройденного километража, что по мнению Минфина РФ, изложенному в Письме от 20.02.06 № 03-03-04/1/129 является необходимой информацией для подтверждения расходов на списание ГСМ:

«Первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода.

В том случае, если ежемесячное составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени, расхода горюче-смазочных материалов, считаем, что путевой лист, составленный с такой периодичностью, может подтверждать вышеназванные расходы налогоплательщика.

Что касается вопроса о возможности не отражать в самостоятельно разработанной форме путевого листа информацию о месте следования автомобиля, сообщаем, что, как уже отмечалось, целью составления данного документа в том числе является подтверждение обоснованности расхода горюче-смазочных материалов. Отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях. Подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции.

Таким образом, по нашему мнению, путевой лист, не содержащий в составе своих реквизитов информацию о месте следования автомобиля, не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.»

Кроме того, обращаем особое внимание на Постановление АС Московского округа от 21.08.18 по делу № А40-76951/2017:

«Организации вправе применять как самостоятельно разработанные формы путевых листов, так и унифицированные формы, но при условии, что выбранные в качестве первичных формы путевых листов утверждены в учетной политике компании.

При этом самостоятельно разработанные формы путевых листов могут использоваться организациями в качестве первичных лишь при наличии в них обязательных реквизитов первичного документа, установленных п. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ, к которым, в частности, относится такой реквизит, как содержание факта хозяйственной жизни.

Для обоснования учета расходов на горюче-смазочные материалы в целях исчисления налога на прибыль в путевом листе необходимо указывать информацию о конкретном месте следования транспортного средства, поскольку отсутствие данной информации не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях. Подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции.

Путевой лист, не содержащий в составе своих реквизитов информацию о конкретном месте следования автомобиля, не может подтверждать расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.»[9]

Следовательно, указание маршрута следования транспортного средства является существенным аргументом в ходе судебного разбирательства.

Также обращаем Ваше внимание, что в соответствии с пунктом 1 статьи 54.1 НК РФ не допускается уменьшение налогоплательщиком налоговой базы и (или) суммы подлежащего уплате налога в результате искажения сведений о фактах хозяйственной жизни (совокупности таких фактов), об объектах налогообложения, подлежащих отражению в налоговом и (или) бухгалтерском учете либо налоговой отчетности налогоплательщика.

Пунктом 2 статьи 54.1 НК РФ установлено, что при отсутствии обстоятельств, предусмотренных пунктом 1 настоящей статьи, по имевшим место сделкам (операциям) налогоплательщик вправе уменьшить налоговую базу и (или) сумму подлежащего уплате налога в соответствии с правилами соответствующей главы части второй настоящего Кодекса при соблюдении одновременно следующих условий:

1) основной целью совершения сделки (операции) не являются неуплата (неполная уплата) и (или) зачет (возврат) суммы налога; .....

      ......................................................................

Для получения полного текста консультации (разумеется совершенно бесплатно) обращайтесь по электронной почте ab@knka.ru или по телефонам +7495-775-59-32 доб. 106,  +7915-329-02-05  к Андрианову Александру Борисовичу

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit