О необходимости перевода авиабилетов на русский язык в целях признания расходов при определении налоговой базы по налогу на прибыль

Ответ:

В силу норм подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся, в частности, расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

При этом в соответствии с пунктом 1 статьи 252 НК РФ такие затраты должны быть документально подтвержденными.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

В соответствии с пунктом 2 статьи 105 Воздушного кодекса РФ договор воздушной перевозки пассажира, договор воздушной перевозки груза или договор воздушной перевозки почты удостоверяется соответственно билетом и багажной квитанцией в случае перевозки пассажиром багажа, грузовой накладной, почтовой накладной.

Форма электронного пассажирского билета утверждена Приказом Минтранса РФ от 08.11.06 № 134 (далее – Приказ № 134).

Пунктом 2 Приказа № 134 установлено, что маршрут/квитанция электронного пассажирского билета (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ.

Кроме того, согласно пункту 84 Федеральных авиационных правил «Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей», утвержденных Приказом Минтранса РФ от 28.06.07 № 82, при регистрации пассажиру выдается посадочный талон, в котором указываются инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, дата отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна. При необходимости в посадочном талоне дополнительно может указываться другая информация.

Из изложенного следует, что документальным подтверждением расходов на авиа-перелет сотрудника будут являться:

-маршрут/квитанция электронного пассажирского билета (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок);

-посадочный талон.

Данной точки зрения придерживаются и проверяющие органы. Так, в Письме Минфина России от 28.01.20 № 03-03-06/1/4908 указано:

«Таким образом, в случае, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), для целей налогообложения прибыли организаций документальным подтверждением указанных расходов могут являться маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) и посадочный талон со штампом о прохождении досмотра в аэропорту.

При этом обращаем внимание, что НК РФ не устанавливает конкретный перечень документов, которые подтверждают произведенные расходы, тем самым не ограничивает налогоплательщика в вопросе подтверждения правомерности учета соответствующих расходов.

Организация вправе обосновать потребление услуги воздушной перевозки любыми иными документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт использования приобретенных авиабилетов.»

Аналогичный вывод содержат и другие Письма Минфина России: от 20.08.20 № 02-06-10/73254, от 09.09.19 № 03-03-07/69371, от 28.02.19 № 03-03-05/12957, от 18.12.17 № 03-03-РЗ/84409, от 26.07.18 № 03-03-06/1/52555, от 25.06.18 № 03-03-07/43484, от 18.06.18 № 03-03-07/41457.

При этом любые подтверждающие авиаперелет документы должны содержать такие реквизиты, как Ф.И.О. пассажира, направление. В Письме Минфина России от 24.09.19 № 03-03-07/73284 указано:

«При этом, учитывая, что пункт 1 статьи 252 НК РФ допускает использование в налоговом учете документов, косвенно подтверждающих произведенные расходы, считаем, что в случае утраты проездного документа, оформленного на бланке строгой отчетности, его могут заменить дубликат, копия экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей перевозку физического лица, или справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки.

Факт перелета, по мнению Минфина России, должен быть подтвержден соответствующими реквизитами в посадочном талоне либо справкой авиаперевозчика или другими документами.»

В соответствии с пунктом 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н, документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляются на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.

Так, в Письме Минфина РФ от 14.09.09 № 03-03-05/170 указано:

«Как следует из запроса, организация - агентство по продаже авиаперевозок (далее - Агентство) осуществляет продажу электронных билетов. По требованию ряда авиакомпаний электронные авиабилеты, в том числе по территории Российской Федерации, оформляются Агентством на английском языке. При продаже авиаперевозок Агентством по требованию пассажира (для подтверждения командировочных расходов и проезда в отпуск работникам организаций, находящихся в районах Крайнего Севера и приравненных к ним районах) может быть оформлена архивная справка на русском языке, в которой содержатся подробные данные (ФИО пассажира, направление, N рейса, дата вылета, стоимость билета), подтверждающие факт приобретения перевозочного документа и его стоимость, заверенная печатью Агентства.

Полагаем, что подобные справки могут использоваться для подтверждения произведенных расходов в целях налогообложения прибыли организаций.

Согласно п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н) бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций (фактов хозяйственной деятельности) ведется в валюте Российской Федерации - в рублях. Документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляется на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.

Учитывая изложенное, считаем, что в случае выписки авиабилетов и иных перевозочных документов на английском или ином (кроме русского) языке в обязательном порядке должны быть переведены реквизиты, необходимые для признания расходов для целей налогообложения прибыли организаций, т.е. соответствующие указанным выше данным, содержащимся в архивной справке. По нашему мнению, не требуется перевода иной информации, не имеющей существенного значения для подтверждения произведенных расходов (например, условий применения тарифа, правил авиаперевозки, правил перевозки багажа, иной информации).

Аналогичный вывод содержат Письма Минфина РФ от 22.03.10 № 03-03-06/1/168, от 24.03.10 № 03-03-07/6, от 22.03.10 № 03-03-05/57.

Таким образом, исходя из позиции Минфина России, перевод электронных авиабилетов является необходимым условием признания расходов по налогу на прибыль.

При этом перевод электронного билета не требуется, если у Организации имеется справка о перелете сотрудника на русском языке, в которой содержатся все необходимые сведения.

Согласно Письму Минфина России от 29.04.19 № 03-03-06/1/31506

«При этом в случае наличия у налогоплательщика первичных документов, составленных на иностранном языке по типовой форме, считаем, что достаточно однократно осуществить перевод на русский язык постоянных показателей типовой формы. В последующем же налогоплательщик осуществляет при необходимости перевод изменяющихся показателей первичного документа.»

Аналогичные выводы содержит Письмо Минфина России от 03.11.09 № 03-03-06/1/725.

Таким образом, даже в случае перевода типовой формы, изменяющиеся реквизиты (Ф.И.О., направление), по мнению Минфина, необходимо переводить для каждого авиабилета.

В Письме УФНС РФ по г. Москве от 08.08.08 № 28-11/074505 указано:

«Следовательно, для учета в целях налогообложения прибыли расходы на командировки должны быть подтверждены соответствующими первичными документами. К таким документам относятся: приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку, служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении, авансовый отчет, авиа- либо железнодорожный билет, счет за проживание в гостинице, в котором расшифрована стоимость каждой оказанной услуги, ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границ государств.

В отношении суточных налогоплательщик должен подтвердить в своих расчетах, например в справке бухгалтера, размер выплаченных командированному работнику суточных. Для такого расчета можно использовать приказ о направлении в командировку и проездные документы, на основании которых устанавливается время убытия из места работы командированного работника и время его прибытия к указанному месту. Время фактического нахождения сотрудника организации в заграничной командировке определяется по отметкам в заграничном паспорте сотрудника, свидетельствующим о пересечении им государственной границы РФ.

Если у организации отсутствуют отметки в загранпаспорте о датах пересечения границ каждого иностранного государства, то подтверждающими документами для выплаты суточных работнику являются приказ руководителя организации о командировании работника, распечатка на бумажном носителе электронного авиабилета, посадочные талоны и счета за проживание в гостинице.

Обратите внимание: оправдательные документы, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на русский язык.»

Аналогичный вывод содержится в Письмах УФНС России по г. Москве от 19.12.07 № 28-11/121388, от 18.01.07 № 21-11/003922@.а, от 19.05.06 № 20-12/43886@.

При этом ФНС России в Письме от 26.04.10 № ШС-37-3/656@ уточнила, в каких случаях нет необходимости переводить на русский язык электронный билет:

«В целях налогообложения прибыли документы, необходимые для исчисления налога на прибыль, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод.

При этом в отношении электронного авиабилета следует иметь в виду следующее.

Билеты, используемые для удостоверения договоров воздушной перевозки пассажира, имеют унифицированную международную форму и согласно ст. 105 Воздушного кодекса Российской Федерации оформляются на бумажном носителе или в электронной форме. Электронный билет находится в автоматизированной информационной системе оформления воздушных перевозок в электронно-цифровой форме. Пассажиру выдается выписка из автоматизированной информационной системы, содержащая основные условия договора воздушной перевозки пассажира. Установленный порядок подразумевает выдачу пассажиру на бумажном носителе только маршрут/квитанции. Форма электронного пассажирского билета и багажной квитанции утверждена Приказом Минтранса России от 08.11.2006 N 134.

При этом фамилия, имя пассажира записываются в билет так, как это предусмотрено Приказом МВД России от 26.05.1997 N 310 "Об утверждении Инструкции о порядке оформления и выдачи паспортов гражданам РФ и выезда из РФ и въезда в РФ", а именно набором букв с использованием латиницы способом транслитерации букв кириллицы на соответствующие буквы или сочетания букв латиницы.

Месяц даты отправления рейса, наименования и (или) коды аэропортов/пунктов отправления и назначения, код валюты и форма оплаты представлены в билете кодом на латинице из соответствующего Единого международного кодификатора.

Среди наименований реквизитов электронного билета также присутствуют наименования, указанные на английском языке. При этом они совпадают с наименованиями аналогичных реквизитов, указанных в форме пассажирского билета и багажной квитанции покупонного автоматизированного оформления в гражданской авиации, утвержденной Приказом Минтранса России от 29.01.2008 N 15 (далее - Приказ Минтранса России N 15), значения которых установлены указанным Приказом.

Ниже приведены наименования реквизитов электронного билета, которые необходимы для анализа при проверке правильности признания расходов в целях исчисления налога на прибыль.

Таблица 2

Учитывая изложенное, в общем случае электронный авиабилет в целях определения величины налоговой базы по налогу на прибыль дополнительного перевода не требует.

Изложенное не распространяется на случаи, когда в электронном авиабилете указанные в столбце 2 Таблицы 2 значения фактически обозначены на иностранном языке и не совпадают с наименованиями реквизитов, приведенных в столбце 1 Таблицы 2.»

Таким образом, учитывая разъяснения ФНС России и отсутствие арбитражной практики по вопросу перевода электронных авиабилетов, в случае совпадения с указанными в Таблице 2 реквизитами перевод электронного авиабилета не требуется.

В других случаях исключить риск возникновения претензий со стороны налоговых органов в части признания в целях исчисления налога на прибыль расходов на авиаперелеты сотрудников мы не можем.

Коллегия Налоговых Консультантов, 23 декабря 2020 года

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit