Главная / Консультации / Общий аудит / О налогообложении расходов на оплату проезда сотрудника от дома до места работы и обратно

О налогообложении расходов на оплату проезда сотрудника от дома до места работы и обратно

23.03.2020
Вопрос


Организация планирует предоставлять служебный автомобиль для проезда сотрудника (высококвалифицированного) от места проживания до места работы в связи с его удаленным местом проживанием. Удаленность туда - обратно 120 км.
Автомобиль будет заправлять сотрудник по топливной картой организации. Можем ли мы это считать производственной необходимостью? Суммы потраченные на бензин (по оформленным путевым листам) списывать на расходы? Будет ли облагаться потраченная сумма на бензин НДФЛ и страховыми взносами?  
Ответ

В соответствии с пунктом 1 статьи 252 НК РФ расходы в целях исчисления налога на прибыль принимаются в случае единовременного соответствия следующим критериям:

- экономически обоснованы;

- направлены на получение дохода;

- документально подтверждены;

- прямо не поименованы статьей 270 НК РФ.

На основании пункта 26 статьи 270 НК РФ при определении налоговой базы не учитываются расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом, за исключением сумм, подлежащих включению в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства, и за исключением случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

По нашему мнению, из приведенной нормы следует, что пункт 26 статьи 270 НК РФ предусматривает возможность признания в целях налогового учета расходов на оплату проезда к месту работы и обратно в следующих случаях:

1) в случае, когда затраты подлежат включению в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства;

2) в случае, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

По нашему мнению, из приведенной нормы следует, что имеют место два разных основания для признания таких расходов в целях исчисления налога на прибыль.

В первом случае расходы учитываются в соответствии с положениями статьи 264 НК РФ в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Осуществление таких расходов вызвано технологическими особенностями производства.

Во втором случае расходы учитываются в соответствии с положениями статьи 255 НК РФ в качестве расходов на оплату труда, предусмотренных трудовыми и/или коллективными договорами.

В рассматриваемом случае, оплата стоимости проезда работника к месту работы и обратно, обусловлена не технологическими особенностями производства (удаленность от населенного пункта, отсутствие доступного маршрута проезда общественным транспортом и т.д.), а удаленностью проживания самого работника.  В таком случае, по нашему мнению, первый случай не применим.

В отношении второго случая отметим, что Минфин РФ придерживается позиции, согласно которой расходы по возмещению затрат работника по проезду на работу и обратно могут быть учтены в составе расходов для целей налогообложения прибыли в случае, если такая выплата является формой системы оплаты труда. В случае если такая выплата не является формой системы оплаты труда и носит социальный характер[1], то в расходах для целей налогообложения прибыли такая выплата не учитывается.

В соответствии со статьей 255 НК РФ в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

В соответствии со статьей 135 ТК РФ заработная плата работнику устанавливается трудовым договором в соответствии с действующими у данного работодателя системами оплаты труда.

Системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования, устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

 

В НК РФ не определено, что понимается под выплатами в натуральной форме.

Согласно статье 131 ТК РФ в соответствии с коллективным договором или трудовым договором по письменному заявлению работника оплата труда может производиться и в иных формах, не противоречащих законодательству Российской Федерации и международным договорам Российской Федерации. Доля заработной платы, выплачиваемой в неденежной форме, не может превышать 20 процентов от начисленной месячной заработной платы.

Иной порядок учета расходов на оплату проезда работника на работу и обратно по сути не будет являться исключением предусмотренным пунктом 26 статьи 270 НК РФ.

Аналогичное мнение изложено в Письме Минфина РФ от 16.04.19 № 03-03-07/26913:

«…Согласно положениям пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) в целях налогообложения прибыли организаций расходами признаются экономически оправданные и документально подтвержденные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Расходы, не соответствующие указанным требованиям, согласно пункту 49 статьи 270 Кодекса, в целях налогообложения прибыли организаций не учитываются.

При этом на основании пункта 26 статьи 270 Кодекса при определении налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом, за исключением сумм, подлежащих включению в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства, и за исключением случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

В соответствии со статьей 255 Кодекса в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Таким образом, если расходы организации по возмещению затрат работника по проезду на работу и возвращению с работы являются формой системы оплаты труда, то такие расходы могут быть учтены для целей налогообложения прибыли организаций в составе расходов на оплату труда при условии соблюдения критериев статьи 252 НК РФ.

В случае если указанные расходы организации не являются формой системы оплаты труда и носят социальный характер, то такие расходы не могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль организаций…».

В Письме Минфина РФ от 16.03.17 № 03-04-06/15198 указано:

«…В соответствии с положениями статьи 252 Кодекса в целях исчисления налога на прибыль организаций расходами признаются экономически оправданные и документально подтвержденные расходы при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Согласно статье 255 Кодекса в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Установленный статьей 255 Кодекса перечень расходов на оплату труда не является закрытым, и согласно пункту 25 указанной статьи Кодекса к расходам на оплату труда относятся также другие виды расходов, произведенных в пользу работника, при условии, что они предусмотрены трудовым и (или) коллективным договором.

При этом на основании пункта 26 статьи 270 Кодекса при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций не учитываются расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом, за исключением случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Вместе с тем расходы на оплату проезда к месту работы работников, предусмотренные трудовыми и (или) коллективными договорами, рассматриваются в законодательстве Российской Федерации о налогах и сборах в качестве расходов, уменьшающих размер налоговой базы по налогу на прибыль организаций, только если они являются частью системы оплаты труда, так как включение указанных сумм в состав расходов на оплату труда, как и в случае иных начислений по оплате труда, предполагает возможность выявить конкретную величину доходов каждого работника (с начислением налога на доходы физических лиц).

При отсутствии такой возможности расходы на оплату проезда к месту работы работников в целях налогообложения прибыли организаций не могут быть учтены в составе расходов на оплату труда, а иной порядок учета такого рода выплат в пользу работников, являющихся по сути социальными выплатами, не предусмотрен. В этом случае указанные расходы не будут являться исключением, оговоренным в пункте 26 статьи 270 Кодекса…».

 

Аналогичное мнение изложено в Письме Минфина РФ от 19.04.19 № 03-04-06/28569 по вопросу об НДФЛ, страховых взносах и налоге на прибыль при оплате иногородним работникам стоимости проезда к месту работы и обратно, их проживания в месте работы.

 

С учетом изложенного, Организация вправе принять в расходы для целей налогообложения прибыли оплату стоимости проезда работника на работу и обратно, если такая выплата предусмотрена трудовым договором и  является частью системы оплаты труда. Кроме того, такая выплата, на наш взгляд, соответствует критериям статьи 252 НК РФ, т.к. обусловлена обеспечением Организации персоналом высокой квалификации[2].

 

НДФЛ

Статья 41 НК РФ определяет доход как экономическую выгоду в денежной или натуральной форме, учитываемую в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемую для физических лиц в соответствии с главой 23 НК РФ.

В соответствии с пунктом 1 статьи 210 НК РФ при определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды.

 

Согласно пункту 2 статьи 211 НК РФ к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, в частности, относятся:

1) оплата (полностью или частично) за него организациями или индивидуальными предпринимателями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика.

Перечень доходов, освобождаемых от обложения налогом на доходы физических лиц, содержится в статье 217 НК РФ. В данном перечне оплата стоимости проезда работника до работы и обратно не предусмотрена.

В Письме Минфина РФ от 19.04.19 № 03-04-06/28569 по вопросу об НДФЛ, страховых взносах и налоге на прибыль при оплате иногородним работникам стоимости проезда к месту работы и обратно, их проживания в месте работы указано:

«…Статья 41 Кодекса определяет доход как экономическую выгоду в денежной или натуральной форме, учитываемую в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемую для физических лиц в соответствии с главой 23 "Налог на доходы физических лиц" Кодекса.

В соответствии с пунктом 1 статьи 210 Кодекса при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло.

Согласно подпункту 1 пункта 2 статьи 211 Кодекса к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, в частности, относятся оплата (полностью или частично) за него организациями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика.

Таким образом, оплата организацией за работников в их интересах стоимости проезда работников к месту работы и обратно, а также их проживания в месте работы признается их доходом, полученным в натуральной форме. С учетом пункта 1 статьи 211 Кодекса суммы данной оплаты включаются в налоговую базу по налогу на доходы физических лиц.

Перечень доходов, не подлежащих обложению налогом на доходы физических лиц, содержится в статье 217 Кодекса.

Положений, предусматривающих освобождение от налогообложения сумм оплаты организацией стоимости проезда работников к месту работы и обратно, а также их проживания в месте работы, статья 217 Кодекса не содержит, и указанные доходы подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке…».

В Письме Минфина РФ от 16.03.17 № 03-04-06/15198 изложено:

Согласно пункту 1 статьи 210 Кодекса при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах.

Статья 41 Кодекса определяет доход как экономическую выгоду в денежной или натуральной форме, учитываемую в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемую для физических лиц в соответствии с главой 23 "Налог на доходы физических лиц" Кодекса.

Оплата за налогоплательщика (полностью или частично) организациями товаров (работ, услуг) в его интересах, в соответствии с подпунктом 1 пункта 2 статьи 211 Кодекса, признается доходом, полученным налогоплательщиком в натуральной форме.

Таким образом, оплата организацией проезда работников при условии того, что работники имеют возможность добираться до места работы самостоятельно, с учетом данной нормы признается их доходом, полученным в натуральной форме.

Соответственно, сумма указанной оплаты, произведенной в соответствии с договором, заключенным с транспортной организацией, подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке.

Согласно пункту 1 статьи 211 Кодекса при получении налогоплательщиком дохода от организаций и индивидуальных предпринимателей в натуральной форме в виде товаров (работ, услуг), иного имущества налоговая база определяется как стоимость этих товаров (работ, услуг), иного имущества, исчисленная исходя из их цен, определяемых в порядке, аналогичном предусмотренному статьей 105.3 Кодекса…».

В Письме от 18.01.19 № 03-03-06/1/20943 отмечено следующее:

«…Согласно статье 41 НК РФ доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая для физических лиц в соответствии с главой 23 "Налог на доходы физических лиц" НК РФ.

В соответствии с пунктом 1 статьи 210 НК РФ при определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло.

Перечень доходов, освобождаемых от обложения налогом на доходы физических лиц, содержится в статье 217 НК РФ.

Положений, предусматривающих освобождение от обложения налогом на доходы физических лиц сумм возмещения организацией стоимости проезда работников к месту работы и обратно, статья 217 НК РФ не содержит, и указанные доходы подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке…».

С учетом изложенного, оплата Организацией за работника в его интересах стоимости проезда к месту работы и обратно признается его доходом, полученным в натуральной форме, и подлежит налогообложению НДФЛ.

 

По нашему мнению, в рассматриваемом случае оплата стоимости проезда работника к месту работы и обратно, может быть рассмотрена Организацией как выплата произведенная в интересах самой Организации, т.к. оплата стоимости проезда к месту работы и обратно работника обусловлена местом проживания сотрудника и необходимостью Организации обеспечением персоналом высокой квалификации (т.е квалификации имеющейся у работника). В случае если выплаты работнику произведены в интересах работодателя, то такие выплаты не подлежат обложению НДФЛ.

Так, в Обзоре практики[3] Президиума Верховного Суда РФ 21.10.15 (пункт 3) изложено следующее:

«Получение физическим лицом благ в виде оплаченных за него товаров (работ, услуг) и имущественных прав не облагается налогом, если предоставление таких благ обусловлено, прежде всего, интересом передающего (оплачивающего) их лица, а не целью преимущественного удовлетворения личных нужд гражданина.

Хозяйственное общество оспорило в арбитражном суде решение налогового органа о привлечении к предусмотренной статьей 123 НК РФ ответственности в связи с неисполнением обязанностей налогового агента по исчислению, удержанию и перечислению в бюджет налога при оплате аренды квартир, предоставленных для проживания работникам.

Налоговый орган требования общества не признал.

К доходам, полученным гражданином в натуральной форме, положениями подпунктов 1 - 2 пункта 2 статьи 211 Кодекса отнесена оплата за него организациями или индивидуальными предпринимателями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания и отдыха, либо получение таких благ в отсутствие встречного предоставления (безвозмездно) или на условиях частичной оплаты.

Как указывалось налоговой инспекцией, организацией в качестве работодателя заключались трудовые договоры с иногородними работниками, по условиям которых работодатель обязался оплачивать проживание привлекаемых к работе граждан в специально арендуемых для них квартирах. Поскольку жилые помещения использовались работниками организации для удовлетворения личных нужд (потребности в жилье), по мнению налогового органа, при оплате проживания у работников возник доход, облагаемый в соответствии с вышеуказанными положениями пункта 2 статьи 211 НК РФ.

Решением суда первой инстанции, с выводами которого согласились суды апелляционной и кассационной инстанции, привлечение общества к налоговой ответственности признано незаконным по следующим основаниям.

В качестве обязательного признака получения физическим лицом дохода в натуральной форме положениями подпунктов 1 - 2 пункта 2 статьи 211 НК РФ называется удовлетворение при этом интересов самого гражданина.

Из чего следует, что при решении вопроса о возникновении дохода на основании данной нормы Кодекса необходимо учитывать направленность затрат по оплате за гражданина соответствующих товаров (работ, услуг) или имущественных прав на удовлетворение личных потребностей физического лица, либо на достижение целей, преследуемых плательщиком, например, работодателем, для обеспечения необходимых условий труда, повышения эффективности выполнения трудовой функции т.п.

Одно лишь то обстоятельство, что в результате предоставления гражданину оплаченных за него благ в определенной мере удовлетворяются личные потребности физического лица, не является достаточным для вывода о возникновении дохода в натуральной форме, облагаемого налогом.

В данном случае договоры аренды жилых помещений заключались по инициативе работодателя в целях осуществления хозяйственной деятельности организации, а именно, в связи с открытием филиала, расположенного в другом городе, необходимостью привлечения к труду в филиале иногородних работников, имеющих особый опыт и квалификацию, которые в отсутствие такой необходимости самостоятельно не изменили бы место жительства (пребывания).

Предоставленные работникам квартиры обеспечивали комфортное проживание, соответствовали статусу работников, но при этом не относились к категории элитного жилья с элементами роскоши, что могло бы свидетельствовать о том, что при выборе помещений организация преследовала цель удовлетворения индивидуальных потребностей граждан-работников, обусловленных преимущественно избранным ими образом жизни.

Таким образом, затраты на аренду жилья для работников производились организацией прежде всего в своих интересах, что свидетельствует об отсутствии преобладающего интереса физических лиц и, соответственно, об отсутствии личного дохода, подлежащего налогообложению на основании подпунктов 1 - 2 пункта 2 статьи 211 Кодекса».

Страховые взносы

На основании подпункта 1 пункта 1 статьи 420 НК РФ объектом обложения страховыми взносами для плательщиков-организаций, производящих выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу таких физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования  в рамках трудовых отношений и по гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг.

Согласно пункту 1 статьи 421 НК РФ база для исчисления страховых взносов для плательщиков-организаций, производящих выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, определяется по истечении каждого календарного месяца как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных пункта 1 статьи 420 НК РФ, начисленных отдельно в отношении каждого физического лица с начала расчетного периода нарастающим итогом, за исключением сумм, указанных в статьи 422 НК РФ.

Перечень неподлежащих обложению страховыми взносами выплат физическим лицам приведен в статье 422 НК РФ и является исчерпывающим.

В данном перечне выплаты физическому лицу в рамках трудовых отношений в виде оплаты стоимости его проезда к месту работы и обратно не поименованы, следовательно, такие выплаты в пользу работника облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке.

 

Аналогичное мнение изложено в Письме Минфина РФ от 18.01.19 № 03-03-06/1/2093, от 19.04.19 № 03-04-06/28569.

Коллегия Налоговых Консультантов, 1 октября 2019 года



[1] Из изложенного в Определении Верховного Суда РФ от 01.02.16 № 306-КГ15-18624 по делу № А65-1930/2015 можно сделать вывод, что выплаты социального характера, это основанные на коллективном договоре выплаты, которые не являются стимулирующими, не зависят от квалификации работников, сложности, качества, количества, условий выполнения самой работы, не являются оплатой труда работников (вознаграждением за труд), в том числе и потому, что не предусмотрены трудовыми договорами.

[2] Далее при ответе мы исходим, что оплата стоимости проезда работника на работу и обратно является составной частью системы оплаты труда и предусмотрена в трудовом договоре.

[3] Обзор практики рассмотрения судами дел, связанных с применением главы 23 НК РФ (утв. Президиумом Верховного Суда РФ 21.10.2015).


Назад в раздел