О документальном подтверждении транспортных расходов

Основным документом, подтверждающим факт оказания транспортных услуг по перевозке груза, является транспортная накладная. Товарно-транспортная накладная (ТТН) не является основанием для расчетов с перевозчиком, поэтому необходимость в применении ТТН отсутствует.

Распечатывать и прикладывать УПД, подписанные с помощью оператора ЭДО, к транспортных услугам не требуется. Распечатывать электронные документы Организации следует только при необходимости.

Обоснование:

Из положений пункта 1 статьи 252 НК РФ следует, что налогоплательщик вправе уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов в случае, если эти расходы соответствуют следующим критериям:

- отсутствуют в перечне статьи 270 НК РФ;

- экономически обоснованы;

- направлены на получение дохода;

- документально подтверждены;

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

При выполнении приведенных выше условий, Организация вправе учесть расходы на перевозку грузов при исчислении налога на прибыль.

В соответствии с пунктом 1 статьи 784 ГК РФ перевозка грузов, пассажиров и багажа осуществляется на основании договора перевозки.

Согласно пункту 1 статьи 785 ГК РФ по договору перевозки груза перевозчик обязуется доставить вверенный ему отправителем груз в пункт назначения и выдать его управомоченному на получение груза лицу (получателю), а отправитель обязуется уплатить за перевозку груза установленную плату.

В силу пункта 2 статьи 785 ГК РФ заключение договора перевозки груза подтверждается составлением и выдачей отправителю груза транспортной накладной (коносамента или иного документа на груз, предусмотренного соответствующим транспортным уставом или кодексом).

Таким образом, договор перевозки представляет собой оказание услуг по перевозке. При этом документальным подтверждением факта перевозки является транспортная накладная.

Такое мнение подтверждается разъяснениями финансовых и налоговых ведомств.

Например, Письмо ФНС РФ от 19.04.2021 № СД-4-2/5238@:

«Заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной (пункт 2 статьи 785 Гражданского кодекса Российской Федерации, часть 1 статьи 8 Устава Автомобильного транспорта (далее - УАТ)). Пунктом 2 статьи 8 УАТ установлено, что форма и порядок заполнения транспортной накладной устанавливаются правилами перевозок грузов. Постановлением Правительства Российской Федерации от 21.12.2020 N 2200 "Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом и о внесении изменений в пункт 2.1.1 Правил дорожного движения Российской Федерации" утверждена форма транспортной накладной (Приложение N 4). Соответственно, транспортная накладная является документом, оформленным в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Таким образом, по смыслу статьи 252 НК РФ иные документы при отсутствии транспортной накладной могут быть расценены как документы, косвенно подтверждающие произведенные расходы.

Статьей 313 НК РФ предусмотрено, что основанием для принятия к налоговому учету расходов на перевозку грузов являются первичные учетные документы, то есть документы, подтверждающие изменение финансового положения контрагентов в результате заключения и исполнения договора перевозки.

Необходимо отметить, что транспортная накладная может быть применена как первичный учетный документ исключительно при наличии реквизитов, определенных статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", то есть транспортная накладная по форме, утвержденной Постановлением Правительства Российской Федерации от 21.12.2020 N 2200, принимается к бухгалтерскому и налоговому учету при правильном заполнении раздела 16. При незаполнении данного раздела транспортная накладная является документом, оформленным в соответствии с законодательством Российской Федерации и согласно статье 252 НК РФ подтверждающим затраты на перевозку. При этом для целей отражения в бухгалтерском и налоговом учете на такую перевозку должен быть оформлен первичный учетный документ, отвечающий требованиям статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Вследствие этого представление организациями документов, оформленных в соответствии с законодательством Российской Федерации в области транспорта, является достаточным условием для подтверждения правомерности признания расходов в целях налогообложения (при соответствующей цели их несения)».

Аналогичное мнение изложено в Письмах Минфина РФ от 08.09.2021 № 03-03-06/1/72593, от 15.10.2018 № 03-03-06/1/73696.

Таким образом, для подтверждения факта оказания транспортных услуг по перевозке груза перевозчиком необходимо наличие транспортной накладной.

По мнению налоговых и финансовых ведомств, иные документы, при отсутствии транспортной накладной, расцениваются как документы, косвенно подтверждающие произведенные расходы.

В свою очередь отметим, что товарно-транспортная накладная (ТТН) не является основанием для расчетов с перевозчиком.

В настоящее время ТТН применяется только при перевозке этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции любыми видами транспорта[1]. Однако даже при перевозке такого груза требуется оформление еще и транспортной накладной в случае,  если заключается договор на перевозку груза автомобильным транспортом.

На основании изложенного считаем, что основным документом, подтверждающим факт оказания транспортных услуг по перевозке груза, является транспортная накладная.

Товарно-транспортная накладная (ТТН) не является основанием для расчетов с перевозчиком, как следствие, необходимость в применении ТТН отсутствует.

Относительно документооборота с контрагентами при помощи ЭДО отмечаем следующее.

В рассматриваемом случае документооборот с контрагентами осуществляется в электронной       форме.

Обмен учетными документами в электронном формате между контрагентами происходит с помощью операторов электронного документооборота, которые руководствуются Приказом ФНС РФ от 23.10.2020 № ЕД-7-26/775@ «Об утверждении Положения о Реестре доверенных операторов юридически значимого электронного документооборота».

В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Закона № 402-ФЗ[2] каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

В силу пункта 5 статьи 9 Закона № 402-ФЗ первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Пунктом 1 статьи 6 Закона № 63-ФЗ[3] установлено, что информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия (пункт 2 статьи 6 Закона № 63-ФЗ).

Таким образом, информация в электронной форме признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью при проставлении на ней простой, неквалифицированной или квалифицированной электронной подписи.

Согласно абзацу второму пункта 1 статьи 169 НК РФ счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронной форме.

Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи установлен Приказом Минфина РФ от 05.02.2021 № 14н (далее по тексту – Порядок).

Согласно пункту 10 Порядка хранение документов, подписанных электронной подписью, составление, выставление (направление) и получение которых предусмотрено настоящим Порядком, обеспечивается участниками электронного документооборота с учетом сроков хранения архивных документов, определенных в соответствии с законодательством об архивном деле в РФ.

НК РФ не содержит требований об изготовлении бумажных копий электронных документов. Кроме того, отсутствуют требования обязывающие организацию хранить документы, составленные в электронном формате, на бумажных носителях. Единственное условие – такие документы должны быть должны образом пописаны электронной подписью.

Такой вывод может быть подтвержден Письмом Минфина РФ от 22.08.2012 № 03-02-07/1-202:

«На основании ст. 23 Кодекса налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

При этом Кодекс не предусматривает обязанность хранения на бумажном носителе документов, составленных в электронной форме по форматам, установленным федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов.

Статьей 93 Кодекса предусмотрено, что в случае, если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронной форме по установленным федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов, форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи».

Письмо ФНС РФ от 19.07.2017 № СД-4-3/14079@:

«…хранение счетов-фактур (а также подтверждений оператора электронного документооборота, извещений покупателей о получении счета-фактуры), выставленных в установленном порядке в электронной форме, обеспечивается налогоплательщиком в электронном виде самостоятельно без распечатки их на бумажном носителе».

На основании изложенного считаем, что распечатывать и прикладывать УПД, подписанные с помощью оператора ЭДО, к транспортным услугам не требуется.

Распечатывать электронные документы Организации следует только при необходимости[4].

Коллегия Налоговых Консультантов, 22 апреля 2022 года

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit