О документальном подтверждении расходов на такси

Для подтверждения экономический обоснованности использования такси в производственных целях наличие одного чека, выданного самозанятым, является недостаточным.

На наш взгляд, в рассматриваемом случае иным подтверждающим документом может быть признан отчет о поездке (с описанием маршрута, даты и времени оказания услуги, регистрационного номера автомобиля, Ф.И.О. водителя самозанятого, стоимости поездки, которые совпадают с данными чека, что косвенно подтверждает экономическую обоснованность расхода), составленный либо самостоятельно сотрудником, либо распечатанный из программы (если самозанятый подключен к какому-либо агрегатору такси). Кроме того, для экономического обоснования расходов у организации должны быть документы, подтверждающие производственную необходимость поездки (соответствующий Приказ руководителя).

Обоснование:

В соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся, в частности, расходы на командировки, включая расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

Согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ в целях исчисления налога на прибыль учитываются расходы, единовременно удовлетворяющие следующим критериям:

- документально подтверждены;

- экономически обоснованы;

- направлены на получение дохода;

- прямо не поименованы в статье 270 НК РФ.

В свою очередь, для учета командировочных расходов Организации необходимо иметь в наличии следующие документы (пункт 1 статьи 252 НК РФ, пункт 3[1], пункт 26[2] Положения о служебных командировках[3]):

 - Приказ о направлении сотрудника в командировку на определенный срок;

- Утвержденный руководителем организации авансовый отчет работника об израсходованных в командировке суммах с приложенными к нему подтверждающими документами о фактических расходах.

Следовательно, документы, свидетельствующие о фактически осуществленных затратах на услуги такси, должны быть оформлены в соответствии с критериями пункта 1 статьи 252 НК РФ.

Согласно Письмам Минфина РФ от 25.03.2020 № 03-03-07/23568, от 02.03.2017 № 03-03-07/11901, от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223 расходы на проезд работника на такси в командировке могут быть включены в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, при условии их документального подтверждения и экономической обоснованности.

При этом, в Письме ФНС РФ от 10.11.2022 № 03-03-06/3/109215 отмечено, что НК РФ не устанавливает конкретный перечень документов, которые подтверждают произведенные расходы, тем самым не ограничивает налогоплательщика в вопросе подтверждения правомерности учета соответствующих расходов.

Таким образом, Организации необходимо подтвердить, что поездка на такси была совершена в производственных целях. Данным подтверждением являются не только первичные документы (кассовый чек, содержащий все обязательные реквизиты, установленные подпункты 1, 1.1 статьи 4.7 Закона № 54-ФЗ[4]), но и иные косвенные доказательства, свидетельствующие о времени и месте следования.

Относительно применения специального режима в виде налога на профессиональный доход сообщаем следующее.

Специальный налоговый режим в виде налога на профессиональный доход введен Федеральным законом от 27.11.2018 № 422-ФЗ «О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима «Налог на профессиональный доход» (далее по тексту - Закон № 422-ФЗ) и действует в ряде регионов.

Согласно пункту 8 статьи 15 Закона № 422-ФЗ организации, являющиеся налогоплательщиками налога на прибыль организаций, при определении налоговой базы не учитывают расходы, связанные с приобретением товаров (работ, услуг, имущественных прав) у физических лиц, являющихся налогоплательщиками, при отсутствии чека, сформированного продавцом (исполнителем) в порядке, предусмотренном статьей 14 настоящего Федерального закона.

Таким образом, наличие чека, сформированного плательщиком налога на профессиональный доход (продавцом, исполнителем), является обязательным условием для отражения расходов при определении налоговой базы по лицам, применяющим специальный налоговый режим «Налог на профессиональный доход».

Такой вывод подтверждается Письмом Минфина РФ от 26.03.2020 № 03-11-11/24008.

Иными словами, наличие чека, сформированного плательщиком налога на профессиональный доход, подтверждает оказание услуги самозанятым лицом, но не подтверждает экономическую обоснованность использования такси сотрудником в производственных целях в командировке.

Дополнительно необходимо отметить, что с 01.09.2023 вступил в силу (за исключением отдельных положений) Федеральный закон от 29.12.2022 № 580-ФЗ «Об организации перевозок пассажиров и багажа легковым такси в Российской Федерации, о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и о признании утратившими силу отдельных положений законодательных актов Российской Федерации» (далее по тексту - Закон № 580-ФЗ), согласно которому деятельность по перевозке пассажиров и багажа легковым такси осуществляется на основании разрешения, предоставляемого юридическому лицу, индивидуальному предпринимателю или физическому лицу и подтверждаемого записью в региональном реестре перевозчиков легковым такси, с использованием транспортных средств, сведения о которых внесены в региональный реестр легковых такси, при условии, что действие разрешения не приостановлено или не аннулировано (пункт 1 статьи 3 Закона № 580-ФЗ).

Физическое лицо вправе осуществлять деятельность по перевозке пассажиров и багажа легковым такси после заключения предусмотренного статей 20 Закона № 580-ФЗ договора со службой заказа легкового такси, которая осуществляет свою деятельность с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет (пункт 2 статьи 3 Закона №580-ФЗ).

Для целей применения Закона № 580-ФЗ под физическим лицом понимается лицо, применяющее специальный налоговый режим «Налог на профессиональный доход» и не являющееся индивидуальным предпринимателем (пункт 4 статьи 2 Закона № 580-ФЗ).

Иными словами, для того, чтобы заниматься пассажирскими перевозками, необходима соответствующая лицензия. Ее необходимо получить самому самозанятому, если он осуществляет услугу по перевозке самостоятельно на своей машине, или же такое лицо должно заключить договор с агрегатором такси.

Обобщив вышеизложенное, приходим к выводу, что в рассматриваемом случае в качестве экономического обоснования использования сотрудником такси наличие одного лишь чека от самозанятого явлется недостаточным.

На наш взгляд, иным подтверждающим документом может быть признан отчет о поездке (с описанием маршрута, даты и времени оказания услуги, регистрационного номера автомобиля, Ф.И.О. водителя самозанятого, стоимости поездки, которые совпадают с данными чека, что косвенно подтверждает экономическую обоснованность расхода), составленный либо самостоятельно сотрудником, либо распечатанный из программы (если самозанятый подключен к какому-либо агрегатору такси). Кроме того, для экономического обоснования расходов у организации должны быть документы, подтверждающие производственную необходимость поездки (соответствующий Приказ руководителя).

В противном случае, стоимость возмещения на услуги такси Организация не вправе принять к учету при расчете налога на прибыль (пункт 1 статьи  252 НК РФ, пункт 49 статьи  270 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 18.01.2022 № 03-03-06/1/2338).

Коллегия Налоговых Консультантов, 14 июня 2024 года

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit