О бухгалтерском учете электронных билетов

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета и Инструкцией по его применению[1] на субсчете 50.3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы.

Таким образом, стоимость бумажных билетов подлежит отражению на счете 50.3 «Денежные документы».

Положения, регулирующие порядок учета электронных билетов, в настоящее время отсутствуют.

По нашему мнению, электронная форма документа не является препятствием для учета электронного билета на счете 50.3 «Денежные документы», поскольку электронные билеты являются документом, удостоверяющим заключение договора перевозки пассажиров, и содержат реквизит, в котором указывается стоимость.

На основании изложенного, считаем, что Организация вправе учитываться стоимость приобретенных электронных билетов на счете 50.3 «Денежные документы».

В этом случае приобретение Организацией электронных билетов в безналичном порядке подлежит отражению в учете операцией:

Дт 50.3 Кт 51 – отражена стоимость приобретенных Организацией электронных билетов.

При направлении сотрудника в командировку «условная» передача ему такого электронного билета может быть отражена операцией:

Дт 71 Кт 50.3 – отражена стоимость электронного билета, переданного сотруднику.

Документальным основанием формирования бухгалтерской проводки будут являться распоряжение руководителя, журнал учета приема и выдачи денежных документов, распечатка электронных билетов или передача сведений сотруднику о дате, времени и месте убытия транспортного средства, пересылка документа в электронной форме на электронную почту сотрудника.

Основанием для списания расходов на приобретенные билеты будет являться авансовый отчет сотрудника.

В этом случае стоимость билетов подлежит списанию на соответствующие счета учета затрат:

Дт 20, 26, 44 Кт 71 – учтена в составе расходов на проезд сотрудника стоимость билетов.

Следует отметить, что по данному вопросу существует мнение, согласно которому стоимость электронных билетов, которые не имеют бумажной формы, учесть в кассе организации в качестве денежного документа не представляется возможным. В этом случае оплату электронных билетов следует отражать в бухгалтерском учете как обычную оплату услуг сторонней организации:

Дт 76 Кт 51 – отражена стоимость приобретенных билетов;

Дт 71 Кт 76 – электронные билеты переданы подотчетному лицу;

Дт 20, 26, 44 Кт 71 – стоимость электронных билетов учтена в составе расходов на проезд на основании авансового отчета.

По нашему мнению, стоимость переданных подотчетному лицу электронных билетов следует отражать в авансовом отчете в силу следующего.

На основании пункта 6.3 Указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.14 № 3210-У (далее - Указания) подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

По нашему мнению, в аналогичном порядке сотрудник должен представить авансовый отчет с подтверждающими документами и в отношении денежных документов, на том основании, что данные активы являются материальной ценностью, за использование которых сотрудник должен либо отчитаться, либо возместить их стоимость.

Так, например, денежные документы, имеющие документарную форму, сотрудник может потерять. В этом случае Организация будет вправе требовать возмещения стоимости денежных документов.

В отношении электронных билетов, сотрудник также должен представить отчет об использовании таких билетов в рамках служебного задания. В том случае если сотрудник, например, опоздает на транспорт, на который были приобретены билеты, Организация  будет вправе  потребовать от сотрудника, либо возмещения стоимости неиспользованного электронного билета, либо приобретения нового билета за счет сотрудника.

Коллегия Налоговых Консультантов, 22  августа 2019 года

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit