Об электронном документообороте

В соответствии с пунктом 5 статьи 9 Закона № 402-ФЗ[1] первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Согласно подпункту 4 пункта 3 статьи 21 Закона № 402-ФЗ федеральные стандарты независимо от вида экономической деятельности устанавливают:

-требования к учетной политике, в том числе к определению условий ее изменения, инвентаризации активов и обязательств, документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете, в том числе виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета.

Однако на текущий момент федеральный стандарт, устанавливающий требования к виду электронных подписей, не утвержден.

В связи с этим, согласно разъяснениям официальных органов, следует применять виды электронных подписей, предусмотренные Законом № 63-ФЗ[2].

Так, например, в письме Минфина РФ от 12.09.16 № 03-03-06/2/53176 указано следующее:

«В соответствии с пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

На основании пунктов 1 и 5 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) оформлению первичным учетным документом подлежит каждый факт хозяйственной жизни организации. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

В соответствии с Законом N 402-ФЗ виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета. В этой связи до принятия соответствующего федерального стандарта бухгалтерского учета организация может в целях бухгалтерского учета и налогообложения использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой предусмотренный Законом N 402-ФЗ вид электронной подписи.

Электронные документы, обращающиеся в рамках соглашений между участниками электронного взаимодействия, подписанные простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, исходя из положений Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ) признаются для целей бухгалтерского учета и налогообложения равнозначными документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных соглашением.

Таким образом, при оформлении первичных учетных документов хозяйствующие стороны могут организовать электронный документооборот, применяя простую и (или) усиленную неквалифицированную электронную подпись, при условии соблюдения требований Закона N 63-ФЗ.

Налоговое законодательство предъявляет требование по применению квалифицированной электронной подписи для электронных счетов-фактур и при электронном взаимодействии с налоговыми органами (в том числе при сдаче налоговой отчетности).

Вопросы подтверждения достоверности применяемой электронной подписи, как и отношения в области использования электронных подписей, определяются Законом N 63-ФЗ и положениями НК РФ не регулируются».

Аналогичное мнение высказано в письме Минфина РФ от 05.05.15 № 07-01-06/25701, письме ФНС РФ от 19.05.16 № СД-4-3/8904.

Учитывая изложенное, электронный документ, подписанный электронной подписью, предусмотренной Законом № 63-ФЗ, соответствует нормам действующего законодательства и может применятся в целях ведения бухгалтерского и налогового учета.

Вместе с этим, следует отметить, что в рассматриваемом случае, речь идет об универсальном передаточном документе, который также выполняет функцию счета-фактуры.

Согласно пункту 6 статьи 169 НК РФ счет-фактура, составленный в электронной форме, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, индивидуального предпринимателя в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Соответственно, в случае, если Организация планирует обмениваться с контрагентом электронными УПД, то подписываться они должны только усиленной квалификационной подписью.

Формат счета-фактуры и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру в электронной форме, утвержден Приказом ФНС РФ от 24.03.16 № ММВ-7-15/155@.

При переходе на электронный документооборот, в первую очередь, по нашему мнению, сторонам договора следует предусмотреть такую возможность в самом договоре, во избежание споров в дальнейшем.

Стороны договора также должны заключить соответствующие договоры с операторами электронного документооборота. Реестр таких операторов размещен на сайте ФНС - https://www.nalog.ru/rn77/taxation/submission_statements/el_count/. Это может быть как один оператор, так и два разных, но при этом операторы должны иметь совместимые технические средства для передачи документов.

Порядок организации работы с электронными документами законодательно не установлен.

Однако при организации работы с электронными документами, по нашему мнению, целесообразно будет учесть следующие моменты:

-закрепить в учетной политике компании возможность применения электронного документооборота, а также выбор используемого вида электронной подписи;

-разработать правила создания, получения, подписания и отправки электронных документов;

-определить перечень лиц, ответственных за формирование и подписание электронных документов;

- организовать электронный архив получаемых и отправляемых документов.

Коллегия Налоговых Консультантов, 15 октября 2018 года

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit