Правомерно ли в случае не предоставления командированным работником посадочного талона в качестве подтверждающего документа использовать электронную справку с электронной подписью, полученную от авиакомпании

Мнение консультантов.

В рассматриваемой в тексте вопроса ситуации справка авиаперевозчика, подтверждающая совершение пассажиром перелета, составленная в электронном виде может являться документом, подтверждающим факт потребления услуг воздушной перевозки в случаях, если электронный документ подписан квалифицированной электронной подписью, либо при наличии соглашения между Банком и авиаперевозчиком об электронном взаимодействии - простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью.

Обоснование мнения консультантов.

Согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций (далее по тексту - налог на прибыль) налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 настоящего Кодекса).

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 настоящего Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Расходы в зависимости от их характера, а также условий осуществления и направлений деятельности налогоплательщика подразделяются на расходы, связанные с производством и реализацией, и внереализационные расходы (пункт 2 статьи 252 НК РФ).

На основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности, расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

В Письме от 20.03.2026г. № 03-03-07/22949 представители финансового ведомства разъяснили:

«Кодекс не устанавливает конкретный перечень документов, которые подтверждают произведенные расходы, тем самым не ограничивает налогоплательщика в вопросе подтверждения правомерности учета соответствующих расходов.

В свою очередь, факт потребления услуги воздушной перевозки организация вправе обосновать любыми документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт использования приобретенных авиабилетов.

Обращаем внимание, что наличие отметки на посадочном талоне, равно как и самого посадочного талона или справки, содержащей необходимую для подтверждения полета информацию, не является обязательным условием подтверждения факта потребления воздушной перевозки».

В Письме ФНС России от 11.04.2019г. №  СД-3-3/3409@ отмечается:

«В случае невозможности получения штампа о досмотре на посадочном талоне организация может представить выданную авиаперевозчиком или его представителем справку, содержащую необходимую для подтверждения полета информацию».

Согласно статье 9 Закона № 402-ФЗ:

-  каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (часть 1);

- первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (часть 5).

Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, при совершении иных юридически значимых действий, регулируется Законом № 63-ФЗ, в соответствии с частью 1 статьи 5 которого видами электронных подписей являются простая электронная подпись и усиленная электронная подпись. Различаются усиленная неквалифицированная электронная подпись (неквалифицированная электронная подпись) и усиленная квалифицированная электронная подпись (квалифицированная электронная подпись).

Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом (часть 2 статьи 5 Закона № 63-ФЗ).

Неквалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая (часть 3 статьи 5 Закона № 63-ФЗ):

1) получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;

2) позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;

3) позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;

4) создается с использованием средств электронной подписи.

Квалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам (часть 4 статьи 5 Закона № 63-ФЗ):

1) ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;

2) для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с настоящим Федеральным законом.

Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, определены статьей 6 Закона № 63-ФЗ:

- информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе (часть 1);

- информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, нормативными актами Банка России или соглашением между участниками электронного взаимодействия (часть 2).

Таким образом, по мнению консультантов, в рассматриваемой в тексте вопроса ситуации справка авиаперевозчика, подтверждающая совершение пассажиром перелета, составленная в электронном виде может являться документом, подтверждающим факт потребления услуг воздушной перевозки в случаях

- если электронный документ подписан квалифицированной электронной подписью,

или

- если электронный документ подписан простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью при наличии соглашения между Банком и авиаперевозчиком об электронном взаимодействии.

Аналогичные выводы содержатся в разъяснениях Минфина РФ:

- «Электронные документы, обращающиеся в рамках соглашений между участниками электронного взаимодействия, подписанные простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, исходя из положений Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ) признаются для целей бухгалтерского учета и налогообложения равнозначными документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных соглашением.

Таким образом, при оформлении первичных учетных документов хозяйствующие стороны могут организовать электронный документооборот, применяя простую и (или) усиленную неквалифицированную электронную подпись, при условии соблюдения требований Закона N 63-ФЗ» (Письмо от 22.01.2021г. № 03-03-06/1/3395);

- «если расходы осуществлены на территории Российской Федерации, они могут быть подтверждены документами, оформленными в электронном виде и подписанными квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью), в случаях если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается требование о составлении таких документов на бумажном носителе» (Письмо от 13.06.2023г. № 03-03-06/1/54117).

Документы и литература.

1.                  НК РФ – Налоговый кодекс Российской Федерации (ч.I) от 31.07.1998г. № 146-ФЗ  и (ч.II) от 05.08.2000г. № 117-ФЗ;

2.                  Закон № 402-ФЗ - Федеральный закон от 06.12.2011г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;

3.                  Закон № 63-ФЗ - Федеральный закон Российской Федерации от 06.04.2011г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_banki