По вопросам ведения работодателем личных дел работников

Мнение консультантов.

Трудовые отношения - отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы) в интересах, под управлением и контролем работодателя, подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором (статья 15 ТК РФ).

Как определено статьей 5 ТК РФ, регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами осуществляется: трудовым законодательством (включая законодательство об охране труда), состоящим из ТК РФ, иных федеральных законов и законов субъектов Российской Федерации, содержащих нормы трудового права; иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права: указами Президента Российской Федерации; постановлениями Правительства Российской Федерации и нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти; нормативными правовыми актами органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации; нормативными правовыми актами органов местного самоуправления. Трудовые отношения и иные непосредственно связанные с ними отношения регулируются также коллективными договорами, соглашениями и локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права.

В соответствии с трудовым законодательством регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений может осуществляться путем заключения, изменения, дополнения работниками и работодателями коллективных договоров, соглашений, трудовых договоров. Коллективные договоры, соглашения, трудовые договоры не могут содержать условий, ограничивающих права или снижающих уровень гарантий работников по сравнению с установленными трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права. Если такие условия включены в коллективный договор, соглашение или трудовой договор, то они не подлежат применению (статья 9 ТК РФ).

Все работодатели (физические лица и юридические лица, независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности) в трудовых отношениях и иных непосредственно связанных с ними отношениях с работниками обязаны руководствоваться положениями трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права (часть 3 статьи 11 ТК РФ).

Трудовой договор- соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию в интересах, под управлением и контролем работодателя, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя. В трудовом договоре указываются, в частности, фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя - физического лица), заключивших трудовой договор; сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя - физического лица. При этом, согласно части  1 статьи 66 ТК РФ, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляетработодателю:

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 ТК РФ), за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые;

документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа;

документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, - при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию;

справку о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, которая выдана в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, - при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с федеральными законами не допускаются лица, подвергнутые административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, до окончания срока, в течение которого лицо считается подвергнутым административному наказанию.

Кроме того, согласно части 2 статьи  65 ТК РФ в отдельных случаях с учетом специфики работы ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

Часть 3 статьи 65 ТК РФ запрещает требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.

При этом законодатель не предусмотрел право работодателя потребовать от работника предоставления ему копий документов, предъявленных при заключении трудового договора. Обязанность и право работодателя изготовить копии указанных документов самостоятельно при их предъявлении работником ТК РФ также не закреплено.

Вместе с тем, пунктом 1 статьи 3 Закона № 152-ФЗ определено, что любая информация, относящаяся к прямо или косвенноопределенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных), признается персональными данными. Согласно статье 86 ТК РФ в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать, в том числе  следующие общие требования:

обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовыхактов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества (пункт 1);

при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, ТК РФ и иными федеральными законами (пункт 2);

все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работникавозможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение (пункт 3);

работодатель не имеет права получать и обрабатыватьсведения о работнике, относящиеся в соответствии с законодательством Российской Федерации в области персональных данных к специальным категориям персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами (пункт 4);

работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области (пункт 8).

Порядок хранения и использования персональных данных работниковустанавливается работодателем с соблюдением требований ТК РФ и иных федеральных законов (статья 87 ТК РФ).

В соответствии с пунктом  3 статьи 3 Закона № 152-ФЗ  обработкой персональных данных признается любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.Обработка персональных данных должна осуществляться на законной и справедливой основе. Обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбораперсональных данных. Обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки. Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки. При обработке персональных данных должны быть обеспечены точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки персональных данных. Оператор должен принимать необходимые меры либо обеспечивать их принятие по удалению или уточнению неполных или неточных данных. Это предписано пунктами 1, 2, 4 – 6 статьи 5 Закона № 152-ФЗ.

Обработка персональных данных должна осуществляться с соблюдением принципов и правил, предусмотренных настоящим Федеральным законом. Обработка персональных данных допускается в частности, случаях, когда обработка персональных данных необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, а также для заключения договора по инициативе субъекта персональных данных или договора, по которому субъект персональных данных будет являться выгодоприобретателем или поручителем (подпункт 5 пункта 1 статьи 6 Закона № 152-ФЗ).В случаях, предусмотренных федеральным законом, обработка персональных данных осуществляется только с согласия^[1] в письменной форме субъекта персональных данных^[2] (пункт 4 статьи 6 Закона № 152-ФЗ). Сведения, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность (биометрические персональные данные) и которые используются оператором^[3]для установления личности субъекта персональных данных, могут обрабатываться только при наличии согласия в письменной форме субъекта персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных пунктом 2^[4] настоящей статьи (пункт 1 статьи 7 Закона № 152-ФЗ).

Если субъект персональных данных считает, что оператор осуществляет обработку его персональных данных с нарушением требований настоящего Федерального закона или иным образом нарушает его права и свободы, субъект персональных данных вправе обжаловать действия или бездействие оператора вуполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в судебном порядке. Субъект персональных данных имеет право на защиту своих прав и законных интересов, в том числе на возмещение убытков и (или) компенсацию морального вреда в судебном порядке (статья 17 Закона № 152-ФЗ).

Таким образом, обработка персональных данных работника может осуществляться работодателем только с письменного согласия работника. При этом, согласно разъяснениям Роструда, работодатель вправе хранить копии документов работника при соблюдении двух условий: получения согласия работника на обработку персональных данных и при наличии конкретных заранее определенных законных целей для обработки персональных данных, в частности, установленных в статье 86 ТК РФ целей обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества (Доклад с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за 2 квартал 2017г., утвержден Рострудом).

Однако, статьей 6 Закона № 152-ФЗ определено, что  обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки, и обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки. Исходя из этого, само по себе наличие у работодателя копий документов работников, в том числе указанных в тексте вопроса, может свидетельствовать об избыточности информации о работниках (их персональных данных) по сравнению с требуемыми действующим законодательством. Примером вероятности такой квалификаций хранения работодателем – коммерческой организацией в личных делах работников копий личных документов работников могут служить Постановления Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014г. № 15АП-22502/2013 по делу № А53-12557/2013, ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014г. по делу  № А53-13327/2013.

При этом на основании пункта  1 статьи 13.11 КоАП РФ за обработку персональных данных, несовместимую с целями сбора персональных данных, за исключением случаев, установленных пунктом 2 статьи 13.11 КоАП РФ, если эти действия не содержат уголовно наказуемого деяния, предусмотрено предупреждение или штраф: на должностных лиц - от 5 тыс. до 10 тыс. руб., на юридических лиц - от 30 тыс. до 50 тыс. руб.

ТК РФ не содержит понятие «личное дело работника», а также обязанность работодателей вести личное дело работника. Вместе с тем, данное понятие применено законодателем, например, в законодательстве о государственной гражданской службе и муниципальной службе (статья 42 Закона № 79-ФЗ, статья 30 Закона № 25-ФЗ). Так, согласно пункту 1 статьи 30 Закона № 25-ФЗ на муниципального служащего заводится личное дело, к которому приобщаются документы, связанные с его поступлением на муниципальную службу, ее прохождением и увольнением с муниципальной службы. Исходя из этого, в общем случае, под личным делом сотрудника/работника следует понимать совокупность документов, связанных с трудовой деятельностью конкретного работника у конкретного работодателя.

Однако, поскольку законодатель не обязывает работодателей – коммерческие организации вести личные дела работников, решение по данному вопросу принимается работодателем по собственному усмотрению. В случае, если работодатель принял решение о формировании личных дел работников, за основу порядка их ведения и «содержания», на наш взгляд,  может быть взято утвержденное Указом Президента РФ № 609 Положение.

Вместе с тем, как следует из изложенного выше, действующее законодательство не обязывает работодателей-коммерческие организации хранитькопии таких личных документов работников как копия паспорта, копия СНИЛС, копия ИНН, копии дипломов об образовании, копии водительских прав и других документов, которые содержат персональные данные работников. Более того, хранение указанных документов работников может быть квалифицировано как избыточная, несовместимая с целями сборав рамках трудовых отношениях обработка персональных данных работников, и повлечь привлечение Банка к ответственности, предусмотренной пунктом 1 статьи 13.11 КоАП РФ.

Учитывая это, к числу формирующих личное дело работника документов, по мнению консультантов, должны быть отнесены, как минимум, трудовой договор с работником и дополнительные соглашения к нему, согласие работника на обработку персональных данных в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качествавыполняемой работы и обеспечения сохранности имущества, а также оформленная в отношении работника первичная документация по учету кадров, утвержденная пунктом 1.1 Постановления Госкомстата № 1, а именно: приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1); личная карточка работника (форма № Т-2) или аналогичная по содержанию форма, разработанная работодателем; копии приказов (распоряжения) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5);копии приказов (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6); копия приказа (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-8); копии приказов (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11). Кроме того, в случае, когда в соответствии с ТК РФ или иными федеральными законами на работника возложена материальная ответственность за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей единолично или совместно с другими работниками, документом «личного дела работника» следует считать договор о полной материальной ответственности (индивидуальной или коллективной^[5]).

Документы и литература.

1. ТК РФ – Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001г. № 197-ФЗ;
2. КоАП РФ – Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001г. № 195-ФЗ;
3. Закон № 152-ФЗ  - Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006г. №  152-ФЗ «О персональных данных»;
4. Закон № 79-ФЗ - Федеральный закон от 27.07.2004г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
5. Закон № 25-ФЗ - Федеральный закон от 02.03.2007г. №  25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»;
6. Положение – Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утверждено Указом Президента РФ от 30.05.2005г. № 609;
7. Постановление Госкомстата РФ № 1 - Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004г. №  1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_banki