Периодичность вывода на печать документов синтетического учета, хранение которых осуществляется кредитной организацией в электронном виде

Мнение консультантов.

В случае, когда учетной политикой или стандартами экономического субъекта Банка предусмотрено хранение указанных в тексте вопроса документов в электронном виде в соответствии с Указанием № 2346-У, периодичность вывода на печать данных документов определяется Банком самостоятельно в составе учетной политики.

Банк вправе установить в учетной политикой, что все перечисленные в тексте вопроса документы хранятся в электронном виде и выводятся на печать по мере необходимости.

Обоснование мнения консультантов.

Согласно пункту 4.1 части III Положения № 579-П кредитные организации обязаны обеспечить сохранность кассовых документов, бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета, типовых форм аналитического и синтетического учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности. Кредитные организации обязаны хранить кассовые документы, бухгалтерские документы, регистры бухгалтерского учета, типовые формы аналитического и синтетического учета и бухгалтерскую (финансовую) отчетность в течение нормативных сроков хранения, но не менее пяти лет. Ответственность за организацию хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета, типовых форм аналитического и синтетического учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности несет руководитель кредитной организации. Руководитель кредитной организации должен обеспечить безопасные условия хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета, типовых форм аналитического и синтетического учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности и их защиту от изменений. Руководитель по согласованию с главным бухгалтером должен закрепить за работниками бухгалтерской службы места для хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета, типовых форм аналитического и синтетического учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности на бумажном носителе в шкафах и других хранилищах, установить порядок эвакуации документов в случае необходимости при возникновении чрезвычайной ситуации.

Сформированные в установленном порядке бухгалтерские документы, регистры бухгалтерского учета и типовые формы аналитического и синтетического учета за операционный день помещаются на хранение в следующем порядке (пункт 4.2 части III Положения № 579-П):

хранение бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и типовых форм аналитического и синтетического учета на бумажном носителе осуществляется в специально оборудованных помещениях (архивах);

хранение бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета, типовых форм аналитического и синтетического учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности, сформированных в электронном виде, осуществляется в порядке, установленном нормативным актом Банка России о хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета.

В соответствии с пунктом 1.1 Указания № 2346-У кредитная организация вправе хранить указанные в приложении 1 к настоящему Указанию документы в электронном виде (далее по тексту - ДЭВ). Хранение указанных документов в электронном виде осуществляется в соответствии с требованиями настоящего Указания. Так, согласно пункту 1.2 Указания № 2346-У с момента формирования ДЭВ должны обеспечиваться его неизменность и возможность предоставления на бумажном носителе по форме и содержанию, действовавшим на момент составления ДЭВ. Для ДЭВ должна обеспечиваться идентификация его составителя. В свою очередь в числе установленных приложением 1 к Указанию № 2346-У документов поименованы:

 - отчет о финансовых результатах;

- оборотная ведомость;

- баланс;

- группировка счетов бухгалтерского учета для составления ведомости оборотов по отражению событий после отчетной даты;

- группировка счетов бухгалтерского учета для составления сводной ведомости оборотов по отражению событий после отчетной даты.

В Письме от 04.10.2018г. № 41-3-3-2/821 представителями Департамента бухгалтерского учета Банка России высказано мнение о том, что поскольку перечень документов в приложении 1 к Указанию № 2346-У, хранение которых может осуществляться в электронном виде, содержит наименование документа «Оборотная ведомость», возможно электронное подписание и хранение отчетности по форме 0409101 «Оборотная ведомость по счетам бухгалтерского учета кредитной организации», формируемой на ежедневной основе и представляемой кредитными организациями по запросу уполномоченных представителей в соответствии с Указанием № 2181-У.

Наряду с этим подпунктом 3.2.6 пункта 3.2 Указания № 3054-У определено, что ведомость оборотов по отражению событий после отчетной даты помещается в отдельный сшив «Годовая отчетность за ____ год» либо хранится в электронном виде в соответствии с приложением 1 к Указанию № 2346-У.

В соответствии с пунктом 3 части I Положения № 579-П кредитная организация разрабатывает и утверждает учетную политику в соответствии с настоящим Положением и иными нормативными актами Банка России. При этом подлежат обязательному утверждению руководителем кредитной организации, в частности:

порядок и периодичность распечатывания на бумажных носителях документов аналитического и синтетического учета. Распечатывание на бумажных носителях документов аналитического учета (в том числе лицевых счетов) осуществляется в соответствии с пунктом 2.1 части III Положения № 579-П;

другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.

Согласно пункту 2.2 части III Положения № 579-П:

ежедневная оборотная ведомость (ежедневная оборотная ведомость составляется по балансовым и внебалансовым счетам по типовой форме, приведенной в приложении 5 к настоящему Положению);

ежедневный баланс (типовая форма баланса, а также порядок его составления изложены в приложении 6 к настоящему приложению);

отчет о финансовых результатах по типовой форме приложения к Положению № 446-П;

ведомость оборотов по отражению событий после отчетной даты по типовой форме приложения 10 к настоящему Положению;

сводная ведомость оборотов по отражению событий после отчетной даты по типовой форме приложения  к настоящему Положению^[1]

являются формами синтетического учета. При этом, ни пункт 2.2 части III Положения № 579-П, ни Положение № 579-П в целом не содержит норм, регламентирующих порядок распечатывания на бумажном носителе документов (форм) синтетического учета, и такой порядок в силу пункта 1.3 части I Положения № 579-П должен быть определен кредитной организацией самостоятельно в составе учетной политики.

В Письме от 10.02.2016г. № 18-1-1-10/223 (по вопросу 2) Банк России, подтвердив право банка, выполняя требования Положения № 397-П, хранить указанные в  приложении 1 к Указанию № 2346-У документы только в электронном виде, при условии, что они изначально составлены и (или) поступили в электронном виде, указал, что «Такие документы могут распечатываться кредитной организацией только при необходимости».

Документы и литература.

1.             Положение № 579-П  - Положение Банка России от 27.02.2017г. № 579-П «О Плане счетов бухгалтерского учета для кредитных организаций и порядке его применения»;

2.             Положение № 446-П - Положение Банка России от 22.12.2014г. №  446-П «О порядке определения доходов, расходов и прочего совокупного дохода кредитных организаций»;

3.             Положение № 397-П  - Положение Банка России от 21.02.2013г. № 397-П «О порядке создания, ведения и хранения баз данных на электронных носителях»;

4.             Указание № 2346-У - Указание Банка России от 25.11.2009г. № 2346-У «О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета».

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_banki