Об организации документооборота при выплате увольняемому работнику компенсации за неиспользованный отпуск

Мнение консультантов.

Порядок документооборота и формы первичных учетных  документов, на основании которых бухгалтерской службой Банка производится  расчет и выплата сумм,  причитающихся сотруднику при увольнении и содержащие, в том числе указание дней очередного отпуска, неиспользованного работником к моменту увольнения, а также распоряжение об осуществлении таких выплат, должны быть  самостоятельно разработаны и утверждены Банком.

Целесообразно применение типовой формы первичной учетной документации  № Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)» (ОКУД 0301052).                                                         

Обоснование мнения консультантов.

Работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (статья 114 ТК РФ). Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно (статья 120 ТК РФ). В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, индивидуального предпринимателя, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется. Запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до восемнадцати лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (статья 124 ТК РФ).

При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска. По письменному заявлению работника неиспользованные отпуска могут быть предоставлены ему с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия). При этом днем увольнения считается последний день отпуска. При увольнении в связи с истечением срока трудового договора отпуск с последующим увольнением может предоставляться и тогда, когда время отпуска полностью или частично выходит за пределы срока этого договора. В этом случае днем увольнения также считается последний день отпуска. При предоставлении отпуска с последующим увольнением при расторжении трудового договора по инициативе работника этот работник имеет право отозвать свое заявление об увольнении до дня начала отпуска, если на его место не приглашен в порядке перевода другой работник.

При прекращении трудового договора выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, производится в день увольнения работника. Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете. В случае спора о размерах сумм, причитающихся работнику при увольнении, работодатель обязан в указанный в настоящей статье срок выплатить не оспариваемую им сумму (статья 140 ТК РФ).

В силу пункта 1 статьи 9 Закона № 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни^[1] подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.  Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни (пункт 3 статьи 9 Закона № 402-ФЗ).

Согласно пункту 4 статьи 9 Закона № 402-ФЗ формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций бюджетной сферы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

Кредитная организация разрабатывает и утверждает учетную политику в соответствии с настоящим приложением и иными нормативными актами Банка России. Подлежат обязательному утверждению руководителем кредитной организации в числе прочего (пункт 3 части I Положения № 579-П):

 формы первичных учетных документов, применяемых для оформления операций, за исключением форм, предусмотренных нормативными актами Банка России; формы регистров бухгалтерского учета по представлению главного бухгалтера кредитной организации, к которым не относятся типовые формы аналитического и синтетического учета, установленные настоящим Положением;

правила документооборота и технология обработки учетной информации, включая филиалы (структурные подразделения).

Нормативными актами Банка России формы первичных учетных документов для оформления операций  осуществления выплат работникам при увольнении не установлены.

Вместе с тем, Постановлением № 1 в целях реализации требований ТК РФ утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда (подпункт 1 пункта 1 Постановления № 1) и его оплаты (подпункт 1.2 пункта 1 Постановления № 1), а также указания по их применению и заполнению. Унифицированные формы первичной учетной документации, указанные в подпункте 1 пункта 1 настоящего Постановления, распространяются на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, в подпункте 1.2 пункта 1 -  на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, кроме бюджетных учреждений.

Согласно  Постановлению № 1 формы №  Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», № Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)» применяются для оформления и учета увольнения работника(ов) и составляются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику(ам) под расписку в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. В строке (графе) «Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)» форм № Т-8 и Т-8а производится запись в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства Российской Федерации со ссылкой на соответствующую статью. В строке (графе) «Документ, номер и дата» делается ссылка на документ, на основании которого готовится приказ и прекращается действие трудового договора с указанием его даты и номера (заявление работника, медицинское заключение, служебная записка, повестка в военкомат и другие документы). На основании приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником(ами) (увольнении) делается запись в личной карточке (форма № Т-2 или № Т-2ГС (СМ)), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а), трудовой книжке, производится расчет с работником по форме № Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)».

В свою очередь форма № Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении трудового договора с работником (увольнении)» применяется для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора. При этом на оборотной стороне  формы № Т-61 предусмотрены, в том числе следующие поля и графы для осуществления расчета оплаты отпуска:

Форма № Т-61 составляется работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом. Расчет причитающейся заработной платы и других выплат производится работником бухгалтерии.

Таким образом, порядок документооборота и формы первичных учетных  документов, на основании которых бухгалтерской службой Банка производится  расчет и выплата сумм, причитающихся сотруднику при увольнении, содержащие в том числе указание дней очередного отпуска, неиспользованного работником к моменту увольнения, а также распоряжение руководителя Банка об осуществлении таких выплат, должны быть  самостоятельно разработаны и утверждены Банком для применения в составе его учетной политики или стандартов экономического субъекта. При этом, по нашему мнению, целесообразно утвердить к применению типовую форму первичной учетной документации  № Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении трудового договора с работником (увольнении)» (ОКУД 0301052).

Документы и литература.

1.      ТК РФ – Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001г. № 197-ФЗ;

2.      Постановление № 1 – Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;

3.      Закон № 402-ФЗ – Федеральный закон Российской Федерации от 06.12.2011г. №  402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;

4.      Положение № 579-П – Положение Банка России от 27.02.2017г. № 579-П «О Плане счетов бухгалтерского учета для кредитных организаций и порядке его применения».

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_banki