Главная / Консультации / Банковский аудит / О возмещении затрат на бензин сотруднику Банка, осуществившему выезд на личном автомобиле по служебной необходимости
О возмещении затрат на бензин сотруднику Банка, осуществившему выезд на личном автомобиле по служебной необходимости
Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_banki
11.06.2026
Вопрос
Сотрудник профильного подразделения Банка осуществил выезд на личном автомобиле (служебный автомобиль был занят в иных производственных целях) с целью проверки исполнения контракта, по которому Банк выдал Гарантию.
Поездка была осуществлена в течение одного рабочего дня. На следующий день сотрудник обратился с просьбой возместить расходы на бензин.
Вопросы.
Правильно ли Банк понимает, что в данном случае
1. Сотрудник должен был оформить однодневную служебную командировку и приложить эти документы к авансовому отчету?
2. Или Условиями трудового договора с сотрудником должен быть оформлен разъездной характер работы. При этом, поскольку разъездной может считаться работа, при выполнении которой осуществляются регулярные служебные поездки в пределах обслуживаемой территории (участков), при наличии возможности ежедневного возвращения к месту жительства, мы затрудняемся определить критерий «регулярности». В нашей ситуации это может быть один – два раз в неделю. Является ли такой характер работы разъездным? Или признание характера работы разъездным осуществляется Банком самостоятельно посредством закрепления в Трудовом договоре с сотрудником? Можно ли в этом же Трудовом договоре закрепить размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников? Например, что Банк производит возмещение фактически понесенных расходов и документально подтвержденных по оплате бензина в срок не позднее последнего рабочего дня месяца, в котором были совершены служебные поездки на основании служебной записки работника, завизированной руководителем подразделения. Или порядок и размеры можно оформить Приказом по Банку? В Банке нет Коллективного договора.
При условии документально оформленных и подтвержденных расходов по оплате проезда (в нашем случае – бензин) при разъездном характере работы может ли Банк в целях налога на прибыль учесть расходы по оплате бензина в полном объеме или необходимо учитывать в соответствии с нормами расходов на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией согласно Постановлению Правительства РФ от 08.02.2002 N 92.
Сотрудник профильного подразделения Банка осуществил выезд на личном автомобиле (служебный автомобиль был занят в иных производственных целях) с целью проверки исполнения контракта, по которому Банк выдал Гарантию.
Поездка была осуществлена в течение одного рабочего дня. На следующий день сотрудник обратился с просьбой возместить расходы на бензин.
Вопросы.
Правильно ли Банк понимает, что в данном случае
1. Сотрудник должен был оформить однодневную служебную командировку и приложить эти документы к авансовому отчету?
2. Или Условиями трудового договора с сотрудником должен быть оформлен разъездной характер работы. При этом, поскольку разъездной может считаться работа, при выполнении которой осуществляются регулярные служебные поездки в пределах обслуживаемой территории (участков), при наличии возможности ежедневного возвращения к месту жительства, мы затрудняемся определить критерий «регулярности». В нашей ситуации это может быть один – два раз в неделю. Является ли такой характер работы разъездным? Или признание характера работы разъездным осуществляется Банком самостоятельно посредством закрепления в Трудовом договоре с сотрудником? Можно ли в этом же Трудовом договоре закрепить размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников? Например, что Банк производит возмещение фактически понесенных расходов и документально подтвержденных по оплате бензина в срок не позднее последнего рабочего дня месяца, в котором были совершены служебные поездки на основании служебной записки работника, завизированной руководителем подразделения. Или порядок и размеры можно оформить Приказом по Банку? В Банке нет Коллективного договора.
При условии документально оформленных и подтвержденных расходов по оплате проезда (в нашем случае – бензин) при разъездном характере работы может ли Банк в целях налога на прибыль учесть расходы по оплате бензина в полном объеме или необходимо учитывать в соответствии с нормами расходов на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией согласно Постановлению Правительства РФ от 08.02.2002 N 92.
Ответ
|
См. телеграм-канал https://t.me/knk_banki (Полные тексты на месяц раньше. Бухучет, налоги, сложные случаи. Все консультации авторские уникальные. Группа в MAX: https://max.ru/join/6XgupFhNnBkuKQpMi3uePO4YNUNYHvmRPx2RMY9LovY |
Мнение консультантов.
В соответствии со статьей 15 ТК РФ трудовые отношения – отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы) в интересах, под управлением и контролем работодателя, подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда.
Трудовые отношения и иные непосредственно связанные с ними отношения регулируются трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями и локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права (статья 5 ТК РФ).
Обязательными для включения в трудовой договор являются перечисленные в статье 57 ТК РФ условия, в числе которых:
место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, - место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения;
трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы);
условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя);
условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы);
другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.
На основании статьи 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками: расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие); иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Размеры и порядок возмещения указанных расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.
Под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (статья 166 ТК РФ).
В силу статьи 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику: расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Особенности направления работников в служебные командировки установлены Постановлением № 501, согласно которому:
- местом постоянной работы следует считать место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым договором (далее - командирующая организация). Работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя для выполнения в определенный срок работником служебного поручения вне места постоянной работы (пункт 3);
- срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем (пункт 4);
- в случае проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки, билеты и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта) (проездные документы). При отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работником представляются служебная записка и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания работника в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командирования) (пункт 6);
- работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду, расходов по найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) (пункт 8);
- при командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются (пункт 9);
- возмещение иных расходов, связанных с командировками, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы, в порядке и размерах, которые предусмотрены статьей 168 ТК РФ (пункт 21, абзац второй пункта 9);
- работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой (пункт 23).
Коллегия Налоговых Консультантов предлагает финансовым организациям безлимитное консультационное обслуживание.
Стоимость 85 тыс рублей в месяц.
+7915-329-02-05
Согласно пункту 7 Постановления Пленума ВС РФ от 23.12.2021г. № 45 нарушение установленного Правительством Российской Федерации порядка направления работников в служебные командировки влечет привлечение работодателя к административной ответственности по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ.
Кроме того, на основании статьи 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
По вопросу об оформлении разъездного характера работы специалистами Минтруда России в Письме от 26.10.2022г. № 14-6/ООГ-6714 отмечено, что трудовое законодательство не раскрывает содержания работ, имеющих характер - подвижной, разъездной, в пути; «под определение "разъездной характер работ" подпадает трудовая функция работника, при которой он постоянно выполняет должностные обязанности за пределами своей организации. При этом работник может ежедневно после работы возвращаться домой. Так трудятся, например, курьеры, наладчики, работники связи и городского хозяйства (электрических, газовых, водопроводных сетей). Служебные поездки этих работников не считаются командировкой, а являются условиями, в которых осуществляется выполнение работником его трудовой функции.
Таким образом, учитывая содержание статьи 168.1 Кодекса, представляется, что разъездная работа должна отражать трудовую функцию работника, определенную трудовым договором.
По нашему мнению, если работники постоянно перемещаются в пределах обслуживаемых ими участков, то данные поездки служебными командировками не являются.
Работникам в таких случаях возмещаются расходы, связанные со служебными поездками, в соответствии со статьей 168.1 Кодекса как работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер.
Если поездки работников не носят постоянного характера и в каждом случае осуществляются по отдельному распоряжению работодателя, то данные поездки следует рассматривать как служебные командировки.
Решение вопроса об отнесении той или иной работы к разъездной принимается организацией самостоятельно».
В Определении от 20.07.2021г. № 88-11022/2021 (УИД 59RS0001-01-2020-007006-24) судьями Седьмого кассационного суда общей юрисдикции отмечено: «…в период всей трудовой деятельности истец направлялся работодателем в командировки в г. Всеволожск, в этих целях издавал соответствующие приказы о направлении Д. в командировки, впоследствии принимал от истца авансовые отчеты о расходование денежных средств, выданных ему в связи с командировками, учитывал и оплачивал время нахождения истца в поездке, как рабочее; указанные действия ответчика опровергают его доводы о том, что поездки истца в г. Всеволожск были вызваны разъездным характером его работы, поскольку поездки в связи с разъездным характером работы издания приказов о направлении в командировку не требуют; ссылка в трудовом договоре на разъездной характер работы, не подкрепленная иными доказательствами, безусловно такой характер работы не доказывает; предоставление истцу служебного автомобиля и мобильной связи также не является безусловным подтверждением разъездного характера работы; при установлении условия о разъездном характере работы дополнительным соглашением от 30 июня 2014 года пункты договора о командировках изменены или исключены из договора не были…».
В рассматриваемой ситуации сотрудник Банка один-два раза в неделю в течение рабочего дня осуществляет выезды к клиентам Банка в интересах Банка, при этом иногда используя для поездок личный автомобиль.
Как следует из приведенных норм, работа сотрудника имеет разъездной характер, если трудовым договором с работником предусмотрено выполнение им должностных обязанностей за пределами организации на постоянной основе. Работодатель самостоятельно определяет перечень должностей таких работников. По нашему мнению, выезд работника в течение рабочего дня к клиентам Банка один-два раза в неделю (менее половины рабочего времени) не свидетельствует о разъездном характере работы сотрудника Банка.
Учитывая, что в общем случае выполнение трудовой функции осуществляется под контролем работодателя в соответствующем офисе Банка, выезд сотрудника из офиса для выполнения должностных обязанностей (отдельных поручений в рамках должностных обязанностей) должен оформляться письменным распоряжением руководителя как командировка сотрудника. При этом, если поручения носят периодический характер (один-два раза в неделю), по нашему мнению, Банк вправе установить одним распорядительным документом график поездок сотрудника на период времени (месяц, квартал).
При однодневных командировках сотрудника (работник возвращается к месту жительства) ему может выдаваться денежный аванс на оплату расходов по проезду; аванс на оплату найма жилого помещения и суточных работнику не выдается, а иные связанные с командировкой расходы возмещаются сотруднику по факту их осуществления на основании подтверждающих расходы документов, приложенных к отчету работника о поездке.
Банк вправе установить в локальном нормативном документе (в том числе, приказе) порядок возмещения расходов, в том числе, в срок не позднее последнего рабочего дня месяца, в котором были совершены служебные поездки, на основании служебной записки работника, завизированной руководителем подразделения. Размер возмещения расходов должен быть определен трудовым договором (дополнительным соглашением к нему) с сотрудником.
Налог на прибыль организаций.
Согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ в целях главы 25 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 настоящего Кодекса).
Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 настоящего Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Расходы в зависимости от их характера, а также условий осуществления и направлений деятельности налогоплательщика подразделяются на расходы, связанные с производством и реализацией, и внереализационные расходы (пункт 2 статьи 252 НК РФ).
Расходы, связанные с производством и реализацией, в числе прочего, включают в себя (пункт 1 статьи 253 НК РФ):
- расходы на содержание и эксплуатацию, ремонт и техническое обслуживание основных средств и иного имущества, а также на поддержание их в исправном (актуальном) состоянии (подпункт 2);
- прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией (подпункт 6).
Расходы, связанные с производством и (или) реализацией, подразделяются, в том числе, на материальные расходы, прочие расходы (подпункты 1, 4 пункта 2 статьи 253 НК РФ).
К материальным расходам, в частности, относятся следующие затраты налогоплательщика (пункт 1 статьи 254 НК РФ):
- на приобретение сырья и (или) материалов, используемых в производстве товаров (выполнении работ, оказании услуг) и (или) образующих их основу либо являющихся необходимым компонентом при производстве товаров (выполнении работ, оказании услуг) (подпункт 1);
- на приобретение материалов, используемых, в числе прочего, на производственные и хозяйственные нужды (проведение испытаний, контроля, содержание, эксплуатацию основных средств и иные подобные цели) (подпункт 2).
К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся следующие расходы налогоплательщика (пункт 1 статьи 264 НК РФ):
- расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта). Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации (подпункт 11);
- расходы на командировки, в частности на (подпункт 12):
проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
наем жилого помещения;
суточные или полевое довольствие;
оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы;
выплаты работнику в виде безотчетных сумм, право на выплаты которых установлено актом Президента Российской Федерации и (или) актом Правительства Российской Федерации, в целях возмещения его дополнительных расходов, связанных с командированием на территории, нуждающиеся в обеспечении жизнедеятельности населения и восстановлении объектов инфраструктуры, в размерах, определенных локальными нормативными актами работодателя, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в такой командировке;
- другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией (подпункт 49).
В состав внереализационных расходов, не связанных с производством и реализацией, включаются обоснованные затраты на осуществление деятельности, непосредственно не связанной с производством и (или) реализацией. К таким расходам относятся, в частности, другие обоснованные расходы (подпункт 20 пункта 1 статьи 265 НК РФ).
В соответствии с подпунктом 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ Правительством Российской Федерации в Постановлении № 92 установлены месячные нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.
В соответствии с пунктом 38 статьи 270 НК РФ при определении налоговой базы не учитываются расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов сверх норм таких расходов, установленных Правительством Российской Федерации.
Таким образом, в целях налога на прибыль перечень учитываемых при налогообложении затрат налогоплательщика является открытым, при этом затраты должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены налогоплательщиком.
В Письме от 17.01.2025г. № 03-03-07/3188 представителями Минфина РФ отмечено, что «налогоплательщик вправе учесть в расходах для целей исчисления налоговой базы по налогу на прибыль организаций компенсацию работнику за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля в пределах установленных норм, а также при условии соблюдения критериев статьи 252 НК РФ.
Поскольку в размерах вышеуказанных компенсаций, установленных законодательством, учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт), стоимость горюче-смазочных материалов и ремонта, возмещаемая организацией сотрудникам, использующим личный автомобиль в служебных целях, не может быть повторно включена в состав расходов».
Такой позиции представители Минфина придерживаются на протяжении многих лет (Письма от 27.01.2023г. № 03-03-06/1/6339, от 29.08.2022г. № 03-03-06/1/83838, от 14.08.2017г. № 03-03-06/1/52036).
С учетом приведенной позиции специалистов финансового ведомства, учет Банком для целей налога на прибыль возмещения сотруднику расходов на оплату бензина при использовании им личного автомобиля в служебных целях в размере большем установленной Постановлением № 92 месячной компенсации с высокой вероятностью повлечет для Банка претензии налогового органа.
Коллегия Налоговых Консультантов предлагает финансовым организациям безлимитное консультационное обслуживание.
Стоимость 85 тыс рублей в месяц.
+7915-329-02-05
Документы и литература.
1. ТК РФ – Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001г. № 197-ФЗ;
2. КоАП РФ - Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001г. № 195-ФЗ;
3. НК РФ - Налоговый кодекс Российской Федерации (ч.I) от 31.07.1998г. № 146-ФЗ и (ч.II) от 05.08.2000г. № 117-ФЗ;
4. Постановление № 501 – Постановление Правительства РФ от 16.04.2025г. № 501 «Об утверждении Положения об особенностях направления работников в служебные командировки»;
5. Постановление № 92 - Постановление Правительства Российской Федерации от 08.02.2002г. № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговый базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».
Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_banki
Назад в раздел