Главная / Консультации / Банковский аудит / О применимых в целях налогообложения форматах электронных документов

О применимых в целях налогообложения форматах электронных документов

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_banki

12.07.2021
Вопрос

Описание ситуации.
Банк ведёт электронный документооборот через электронные каналы связи, подписывая документы  ЭЦП.
Согласно ст. 252  НК РФ «под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации…»
Законодательством разработаны следующие форматы для счёт-фактур, актов и УПД:
- Формат электронного счета-фактуры утвержден Приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@. Он предполагает передачу счетов-фактур в электронном виде только в формате XML. Других вариантов не предусмотрено;
- Формат электронного УПД утвержден Приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ и Приказом ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@. Они предполагают передачу УПД в электронном виде только в формате XML;
- Формат электронного акта на услуги/работы утвержден Приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@. Он предполагает передачу актов в электронном виде только в формате XML. Других вариантов законом не предусмотрено.

Вопрос.
Если Банк будет использовать иные «произвольные» форматы  в электронном документообороте, будут ли данные документы признаны ФНС России в качестве первичных и оформленных в соответствии с законодательством РФ?
Ответ

Мнение консультантов.

Согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ в целях определения облагаемой базы по налогу на прибыль организаций (далее по тексту – налог, налог на прибыль) налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 НК РФ). Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Статьей 313 НК РФ определено, что налогоплательщики исчисляют налоговую базу по итогам каждого отчетного (налогового) периода на основе данных налогового учета. Налоговый учет - система обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным настоящим Кодексом. Подтверждением данных налогового учета являются:

1) первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);

2) аналитические регистры налогового учета;

3) расчет налоговой базы.

В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Закона № 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Пункт 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ содержит перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (пункт 4 статьи 9 Закона № 402-ФЗ). Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. При этом на основании подпункта 4 пункта 3 статьи 21 Закона № 402-ФЗ требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете, в том числе виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются Федеральными стандартами бухгалтерского учета.

Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий, в том числе в случаях, установленных другими федеральными законами, регулируются Законом № 63-ФЗ.

Видами электронных подписей, отношения в области использования которых регулируются Законом № 63-ФЗ, являются простая электронная подпись[1] и усиленная электронная подпись. Различаются усиленная неквалифицированная электронная подпись (неквалифицированная электронная подпись[2]) и усиленная квалифицированная электронная подпись (квалифицированная электронная подпись[3]) (пункт 1 статьи 5 Закона № 63-ФЗ).

Согласно статье 6 Закона № 63-ФЗ:

- информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе (пункт 1);

-  информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, нормативными актами Банка России или соглашением между участниками электронного взаимодействия, в том числе правилами платежных систем. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны соответствовать требованиям статьи 9 настоящего Федерального закона (пункт 2).

В Письме Минфина РФ от 13.05.2020г. № 03-03-06/2/38724 разъясняется, что «до принятия соответствующего федерального стандарта бухгалтерского учета организация может в целях бухгалтерского учета и налогообложения использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой предусмотренный Законом № 402-ФЗ вид электронной подписи. …

Требования к оформлению первичных учетных документов, составленных в виде электронного документа и подписанных электронной подписью, установлены Законом № 402-ФЗ и Законом № 63-ФЗ. Налоговое законодательство не предъявляет требования к оформлению первичных учетных документов».  Аналогичный вывод содержится в Письме Минфина РФ от 02.10.2020г. № 03-03-06/1/86376: «для целей налогового и бухгалтерского учета первичный учетный документ в виде электронного документа должен соответствовать требованиям бухгалтерского законодательства, а также законодательства, регулирующего порядок составления электронных документов и правила их подписания электронной подписью».

В Письме ФНС России от 23.04.2018г. № ЕД-4-15/7760 уточняется, что «в случае если при оформлении факта хозяйственной жизни составляется двусторонний (многосторонний) первичный учетный документ в электронной форме, то такой документ должен быть подписан электронными подписями обеих (всех) сторон сделки, и замена подписи одной из сторон сделки на собственноручную подпись не соответствует требованиям Закона № 63-ФЗ».

 

Согласно пункту 1 статьи 82 НК РФ налоговым контролем признается деятельность уполномоченных органов по контролю за соблюдением законодательства о налогах и сборах в порядке, установленном настоящим Кодексом. Налоговый контроль проводится должностными лицами налоговых органов в пределах своей компетенции посредством налоговых проверок[4], получения объяснений налогоплательщиков, налоговых агентов и плательщиков сбора, плательщиков страховых взносов, проверки данных учета и отчетности, осмотра помещений и территорий, используемых для извлечения дохода (прибыли), а также в других формах, предусмотренных настоящим Кодексом.

В соответствии с пунктом 1 статьи 93 НК РФ должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы.

На основании пункта 2 статьи 93 НК РФ:

- истребуемые документы могут быть представлены в налоговый орган проверяемым лицом лично или через представителя, направлены по почте заказным письмом либо переданы в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика;

- представление документов, составленных в электронной форме по форматам, установленным федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов, осуществляется по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика.

- истребуемые документы, составленные на бумажном носителе, могут быть представлены в налоговый орган в электронной форме в виде электронных образов документов (документов на бумажном носителе, преобразованных в электронную форму путем сканирования с сохранением их реквизитов) по форматам, установленным федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов, по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика.

- в случае представления истребуемых документов в налоговый орган в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи такие документы должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью проверяемого лица или усиленной квалифицированной электронной подписью его представителя.

Приказом № ЕД-7-2/448@ утвержден порядок направления и получения документов, предусмотренных НК РФ и используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, а также представления документов по требованию налогового органа в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи утвержден в соответствии с пунктом 12 которого  документ плательщика составляется в электронной форме по формату, утвержденному ФНС России, либо формируется путем преобразования из ранее составленного документа на бумажном носителе в электронную форму путем сканирования с сохранением его реквизитов по формату, утвержденному ФНС России.

Комментируя  пункт 2 статьи 93 НК РФ,  представители налогового ведомства в Письме от 11.12.2017г. № ЕД-4-15/25048 разъяснили, что «действующее законодательство Российской Федерации не содержит ограничений прав субъектов экономической деятельности на использование для оформления фактов хозяйственной жизни любого формата документа в электронном виде при условии выполнения требований, установленных Законом № 63-ФЗ.

Исходя из положений пункта 2 статьи 93 Кодекса в случае, если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронной форме по установленным ФНС России форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика.

В случае если документ в электронной форме составлен не по формату, установленному ФНС России, то такие документы в случае истребования в рамках налоговых проверок представляются в налоговый орган на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа электронной подписью. Аналогичная позиция изложена в письме Минфина России от 11.01.2012 № 03-02-07/1-1, в письмах ФНС России от 07.09.2015 № ЕД-4-2/15669, от 10.11.2015 № ЕД-4-15/19671».

В целях реализации указанного выше электронного взаимодействия между налогоплательщиком и налоговым органом и на основании пункта 2 статьи 93 НК РФ  Приказом № ММВ-7-10/552@ утвержден  формат представления налогоплательщиком в налоговый орган документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме, согласно которому документ подлежит передачи в виде XML файла.

На основании пункта 1 статьи 169 НК РФ счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав (включая комиссионера, агента, которые осуществляют реализацию товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени) сумм налога на добавленную стоимость (далее по тексту – НДС) к вычету в порядке, предусмотренном главой 21 НК РФ.  Счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронной форме. Счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком.

Согласно пункту 9 статьи 169 НК РФ порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи устанавливается Минфином РФ. Формат счета-фактуры в электронной форме утверждается федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов.

Приказом № 174н утвержден порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме, в соответствии с пунктом 1.3 которого выставление и получение счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи осуществляется через организации, обеспечивающие обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем (операторов электронного документооборота). Оператор электронного документооборота обязан обеспечить взаимодействие продавца и покупателя при выставлении и получении счетов-фактур в электронной форме.

В Письме от 21.10.2013г. № ММВ-20-3/96@ налоговая служба рекомендовала к применению налогоплательщиками в качестве первичного учетного документа документа, составленного на основе счета – фактуры: «Начиная с 2013 года любой хозяйствующий субъект, не нарушая законодательство, может объединить информацию ранее обязательных для применения форм по передаче материальных ценностей (ТОРГ-12, М-15, ОС-1, товарный раздел ТТН) с дублирующими по большинству позиций реквизитами с информацией счетов-фактур, выписываемых в целях исполнения законодательства по налогам и сборам. Такое объединение при соблюдении требований Закона № 402-ФЗ и главы 21 НК РФ не может лишить хозяйствующего субъекта ни возможности учитывать оформленный факт хозяйственной жизни в целях бухгалтерского учета, ни возможности использовать право на налоговый вычет по НДС и возможности использовать право подтверждения затрат в целях исчисления налога на прибыль организаций (и других налогов).

Используя приведенные здесь принципы и основания, ФНС России предлагает к применению форму универсального передаточного документа (далее - УПД) на основе формы счета-фактуры.

Форма носит рекомендательный характер. Неприменение данной формы для оформления фактов хозяйственной жизни не может быть основанием для отказа в учете этих фактов хозяйственной жизни в целях налогообложения».

Приказом № ММВ-7-15/820@ утвержден формат УПД, представляемого в налоговый орган в электронном виде (далее по тексту – Формат), в соответствии с пунктом 2 которого в зависимости от выбранной составителем документа функции настоящий Формат может использоваться как:

- счет-фактура, применяемый при расчетах по налогу на добавленную стоимость на основании статьи 169 НК РФ (функция «СЧФ»);

- документ о передаче товаров (работ, услуг, имущественных прав), в результате которой изменяется финансовое состояние передающей и принимающей стороны (функция «ДОП») с набором реквизитов, удовлетворяющим требованиям Закона № 402-ФЗ  к показателям первичного учетного документа;

- счет-фактура, применяемый при расчетах по налогу на добавленную стоимость и первичный учетный документ о передаче товаров (работ, услуг, имущественных прав), в результате которой изменяется финансовое состояние передающей и принимающей стороны (функция «СЧФДОП»).

Согласно пункту 1 Формата электронный документ формируется в виде XML файла.



*******************************************

Консультация размещена не полностью.

Полный текст консультации размещен в нашем телеграм-канале https://t.me/knk_banki. Для БЕСПЛАТНОГО получения полного текста также можно обратиться к Андрианову Александру Борисовичу по тел. +7495-775-59-32 доб.106,  +7915-329-02-05 или по эпочте ab@knka.ru

****************************************************



[1] Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом (пункт 2 статьи 5 Закона № 63-ФЗ).

[2] Неквалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая (пункт 3 статьи 5 Закона № 63-ФЗ):

1) получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;

2) позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;

3) позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;

4) создается с использованием средств электронной подписи.

[3] Квалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам (пункт 4 статьи 5 Закона № 63-ФЗ):

1) ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;

2) для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с настоящим Федеральным законом.

[4] Налоговые органы проводят следующие виды налоговых проверок налогоплательщиков, плательщиков сборов, плательщиков страховых взносов и налоговых агентов (пункт 1 статьи 87 НК РФ):

1) камеральные налоговые проверки;

2) выездные налоговые проверки.


Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_banki

Назад в раздел