О правомерности использования сотрудником в производственных целях двух личных автомобилей на условиях выплаты компенсации в размере установленных норм

Мнение консультантов.

В случае использования сотрудником в течение месяца 2 личных автомобилей для служебных поездок, порядок выплаты ежемесячной компенсации на каждый автомобиль или на один из них определяется соглашением сторон. При этом в целях налога на прибыль организаций сумма расходов Банка на выплату компенсации за использование 2 автомобилей суммарно не может превышать установленную Постановлением № 92 однократную месячную норму расходов на выплату компенсации.

Обоснование мнения консультантов.

В соответствии с нормами ТК РФ:

- работодатель обязан обеспечивать

работников оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения ими трудовых обязанностей (статья 22);

безопасность работников при эксплуатации зданий, сооружений, оборудования, осуществлении технологических процессов, а также эксплуатации применяемых в производстве инструментов, сырья и материалов (статья 214);

приостановление при возникновении угрозы жизни и здоровью работников производства работ, а также эксплуатации оборудования, зданий или сооружений, осуществления отдельных видов деятельности, оказания услуг до устранения такой угрозы (статья 214);

- работник обязан

бережно относиться к имуществу работодателя (в том числе к имуществу третьих лиц, находящемуся у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества) и других работников (статья 21);

правильно использовать производственное оборудование, инструменты, сырье и материалы, применять технологию (статья 215);

следить за исправностью используемых оборудования и инструментов в пределах выполнения своей трудовой функции (статья 215);

незамедлительно поставить в известность своего непосредственного руководителя о выявленных неисправностях используемых оборудования и инструментов, нарушениях применяемой технологии, несоответствии используемых сырья и материалов, приостановить работу до их устранения (статья 215).

За ущерб, причиненный имуществу, нормами ТК РФ предусмотрена материальная ответственность:

- работодатель, причинивший ущерб имуществу работника, возмещает этот ущерб в полном объеме. Размер ущерба исчисляется по рыночным ценам, действующим в данной местности на день возмещения ущерба. При согласии работника ущерб может быть возмещен в натуре (статья 235);

- работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Под прямым действительным ущербом понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества), а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение, восстановление имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам (статья 238).

Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками, в том числе, расходы по проезду. Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором (статья 168.1 ТК РФ).

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику: расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации (статья 168 ТК РФ). Как следует из статьи 166 ТК РФ служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Статьей  188 ТК РФ установлено, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Под трудовым договором понимается соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию в интересах, под управлением и контролем работодателя, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя (статья 56 ТК РФ).

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя (статья 67 ТК РФ). Содержание трудового договора определяется статьей 57 ТК РФ, обязательными для включения в трудовой договор, помимо перечисленных в части второй статьи 57 ТК РФ условий, являются:

условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы);

другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

Согласно части третьей статьи 57 ТК РФ если при заключении трудового договора в него не были включены какие-либо сведения и (или) условия из числа предусмотренных частями первой и второй настоящей статьи, то это не является основанием для признания трудового договора незаключенным или его расторжения. Трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями и (или) условиями. При этом недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон, заключаемым в письменной форме, которые являются неотъемлемой частью трудового договора.

Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме (статья 72 ТК РФ).

Таким образом, если работодатель не обеспечил работника транспортным средством, необходимым ему для исполнения трудовых обязанностей, работник с согласия или ведома работодателя вправе использовать в указанных целях принадлежащее ему транспортное средство с возмещением работодателем расходов, связанных с его использованием (Письмо Роструда от 05.02.2025г. № ПГ/00849-6-1).

При этом размер и сроки возмещения расходов могут определяться письменным соглашением между работником и работодателем (дополнительным соглашением к трудовому договору).

Размер компенсации за использование работником личного транспорта в служебных целях по соглашению сторон может быть установлен в фиксированной форме (независимо от количества дней/случаев использования личного транспорта), выплачиваемой ежемесячно, или поставлен в зависимость от количества дней/случаев использования личного транспорта. Порядок учета служебных поездок на личном транспорте также определяется соглашением.

В соответствии с подпунктом 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ Постановлением № 92 утверждены месячные^[1] нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, которые используются при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций. Соответственно, установленные сторонами трудового договора размеры компенсации за пользование личных легковых автомобилей сверх этих норм не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль организаций.

В силу статьи 252 НК РФ для учета расходов организации на выплату компенсации согласно нормам Постановления № 92 в целях налогообложения они должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (Письма Минфина РФ от 04.02.2020г. № 03-03-06/1/6672, от 09.09.2019г. № 03-03-07/69368).

В Письме ФНС России от 13.11.2018г. № БС-3-11/8304@ указано, что «К документам, подтверждающим произведенные плательщиком расходы, можно отнести: акты выполненных работ (с расшифровкой видов выполненных работ), путевые (маршрутные) листы, авансовые отчеты с приложением чеков автозаправочной станции и другие» (пункт 3).

В случае использования сотрудником в течение месяца 2 личных автомобилей для служебных поездок, порядок выплаты ежемесячной компенсации на каждый автомобиль или на один из них определяется соглашением сторон. Учитывая, что компенсация выплачивается сотруднику, который использует свой личный автомобиль в служебных целях (автомобили не могут использоваться им одновременно), и для налога на прибыль организаций компенсация ограничена указанной в Постановлении № 92 месячной нормой, по нашему мнению, в целях налога на прибыль организаций сумма расходов на выплату компенсации на использование 2 автомобилей суммарно не может превышать однократную установленную Постановлением № 92 месячную норму расходов на выплату компенсации. Если автомобили различаются объемом двигателя, то при выборе нормы компенсационной выплаты следует исходить из пропорции использования по времени в течение месяца того или другого автомобиля.

В Письме от 13.11.2018г. № БС-3-11/8304@ представителями ФНС России также указано, что «Использование личного транспорта в служебных целях может быть оформлено как в рамках трудовых отношений, так и в рамках гражданско-правовых договоров с указанием условий эксплуатации транспортного средства и сумм возмещаемых расходов и вознаграждений физическому лицу за использование в служебных целях транспортного средства» (пункт 3).

Документы и литература.

1.                  ТК РФ – Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001г. № 197-ФЗ;

2.                  НК РФ – Налоговый кодекс Российской Федерации (ч.I) от 31.07.1998г. № 146-ФЗ  и (ч.II) от 05.08.2000г. № 117-ФЗ;

3.                  ГК РФ – Гражданский кодекс Российской Федерации (ч.I) от 30.11.1994г. № 51-ФЗ,  (ч.II) от 26.01.1996г. № 14-ФЗ, (ч. III) от 26.11.2001г. № 146-ФЗ, (ч. IV) от 18.12.2006г. № 230-ФЗ;

4.                  Постановление № 92 - Постановление Правительства РФ от 08.02.2002г. № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_banki