О порядке передачи ключей от хранилища ценностей, сейфа при сменном графике работы кассовых работников внутреннего структурного подразделения

Мнение консультантов.

Порядок хранения наличных денег в кредитной организации регулируется Главой 17 Положения № 630-П, в соответствии с пунктом 17.1 которой наличные деньги кредитной организации, внутреннего структурного подразделения (далее по тексту – ВСП) хранятся в одном или нескольких хранилищах ценностей.

При наличии нескольких хранилищ ценностей должностные лица, ответственные за сохранность ценностей, определяются распорядительным документом кредитной организации по каждому хранилищу ценностей.

Хранение наличных денег в ВСП допускается осуществлять в сейфе ВСП.

При этом, как следует из пункта 1.3 Положения № 630-П, кредитная организация распорядительным документом должна определить должностных лиц, осуществляющих хранение наличных денег, один из которых является руководителем (его заместителем) кредитной организации, ВСП или иным уполномоченным лицом, второй - заведующим кассой (далее - должностные лица, ответственные за сохранность ценностей).

В случае если кассовые операции в ВСП осуществляются одним кассовым работником, хранение наличных денег в ВСП в соответствии с распорядительным документом кредитной организации должно осуществляться этим кассовым работником (далее по тексту - кассовый работник ВСП).

Как установлено пунктом 17.2 Положения № 630-П, ключи от хранилища ценностей, сейфа ВСПдолжны находиться у должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей, кассового работника ВСП.

Помимо этого пункт 17.3 Положения № 630-П предусматривает, что и хранилище ценностей, и сейф ВСП должны иметь дубликаты ключей, которые хранятся в хранилище ценностей кредитной организации, ВСП или в другой кредитной организации, ее ВСП. Сдача на хранение и изъятие из места хранения дубликатов ключей от хранилища ценностей, сейфа ВСП осуществляется кредитной организацией с учетом обеспечения их сохранности.

Согласно положениям пункта 17.5 Положения № 630-П перед открытием хранилища ценностей, сейфа ВСП должностные лица, ответственные за сохранность ценностей, кассовый работник ВСП в присутствии представителя подразделения охраны должны проверить, не имеют ли повреждений двери, замки, оттиски штампов (пломб), после чего оформить Контрольный журнал приема из-под охраны и сдачи под охрану хранилища ценностейф. 0402162 (далее по тексту – журнал 0402162).

В течение рабочего дня хранилище ценностей, сейф ВСП открываются и закрываются должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, кассовым работником ВСП. Это установлено пунктом 17.6 Положения № 630-П.

По окончании осуществления операций с наличными деньгами, руководствуясь пунктом 17.7 Положения № 630-П,  заведующий кассой или кассовый работник ВСП должен отразить в Книге хранилища ценностей по ф. 0402118 (далее – книга 0402118) сумму остатка наличных денег, находящихся в хранилище ценностей, сейфе ВСП на конец рабочего дня, с учетом данных Справки о кассовых оборотах по ф. 0402114 (далее по тексту -справки 0402114).

В соответствии с пунктом 17.8 Положения № 630-П перед закрытием хранилища ценностей, сейфа ВСП должностные лица, ответственные за сохранность ценностей, кассовый работник ВСП должны сверить фактическое наличие наличных денег, находящихся в хранилище ценностей, сейфе ВСП, с данными, отраженными вкниге 0402118, и заверить сумму остатка наличных денег в книге 0402118своими подписями.

В целях обеспечения сохранности наличных денежных средств и ценностей кредитной организацией  должны выполняться требования пункта 17.9 Положения № 630-П, устанавливающего, что дверь хранилища ценностей должна закрываться на два разных ключа и опечатываться штампами (опломбировываться пломбами) должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей, в присутствии представителя подразделения охраны. После закрытия хранилища ценностей и сдачи его под охрану оформляется журнал 0402162.

В ВСП закрытие, опечатывание (опломбирование) и сдача под охрану хранилища ценностей, сейфа ВСП осуществляются должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, кассовым работником ВСП.

При этом, согласно пункту 17.10 Положения № 630-П опечатывание (опломбирование) хранилища ценностей, сейфа ВСП допускается не осуществлять, если хранилище ценностей, сейф ВСП оснащены охранно-пожарной и тревожной сигнализацией, системой управления и контроля доступа с выводом контрольного сигнала на пульт централизованного наблюдения, который обеспечивает возможность круглосуточного контроля открытия и закрытия хранилища ценностей, сейфа ВСП в режиме реального времени с использованием систем удаленного доступа.

Необходимость присутствия представителя подразделения охраны при открытии и закрытии хранилища ценностей, сейфа ВСП, оборудованных системой охраны, веденияжурнала 0402162 определяется кредитной организацией по согласованию с подразделением охраны.

В рамках осуществления контрольных мероприятий по сохранности средств ВСП кредитная организация, следуя требованиям пункта 17.12 Положения № 630-П, должна проводить ревизии наличных денег не реже одного раза в год; при смене должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей, кассового работника ВСП; по требованию руководителя рабочей группы, заместителя руководителя рабочей группы и (или) члена рабочей группы, осуществляющих проверку кредитной организации, ВСП, в том числе внезапные ревизии наличных денег, в соответствии с Инструкцией №147-И.

При замещении временно отсутствующих должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей, кассового работника ВСП, при организации посменной работы указанных работников передача наличных денег, кассовых документов между должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, кассовым работником ВСП, сдающими и принимающими наличные деньги, осуществляется по акту приема-передачи, составленному в одном экземпляре. В случае передачи наличных денег, кассовых документов без личного присутствия должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей, кассового работника ВСП, сдающих наличные деньги, прием должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, кассовым работником ВСП, принимающими наличные деньги, производится в присутствии уполномоченного лица (уполномоченных лиц), определенного (определенных) в распорядительном документе кредитной организации, или с осуществлением уполномоченным лицом видеонаблюдения либо видеоконтроля за указанной передачей путем просмотра видеозаписей телевизионной системы наблюдения и регистрации.

Периодичность проведения ревизий наличных денегопределяется кредитной организацией.

Учитывая изложенное, консультанты приходят к выводу о том, что в настоящее время безрисковым (вариант 1) является использование одного комплекта ключей для обеих смен работников ВСП Банка,передача которого осуществляется через специальное средство хранения (отдельный сейф, сейфовая ячейка, пенал и т.п.), расположенное в ВСП, ключи от которого находятся у должностных лиц. В рассматриваемой ситуации Банку следует также исключить доступ к средству хранения ключей от хранилища (сейфа) ВСП иных сотрудников ВСП, на которых обязанности должностных лиц по сохранности ценностей не возложены. Хранение дубликатов ключей (всех, кроме выданного основного комплекта ключей для работы в ВСП) следует осуществлять в соответствии с требованиями пункта 17.3 Положения № 630-П.

Вместе с тем, консультанты полагают, что наличие у каждой смены ВСП комплекта ключей от хранилища ценностей, сейфа ВСП (вариант 2) напрямую не противоречит положениям Главы 17 Положения № 630-П, ввиду того, что  действующими нормативными документами определение оригиналов (основного комплекта) ключей и их дубликатов, а также возможного количества оригиналов (основных комплектов) не закреплено.Использование данного порядка, по мнению консультантов, возможно при организации Банком системы контроля доступа, исключающей доступ должностного лица ВСП, ответственного за сохранность ценностей, в кассовый узел ВСП (к сейфу ВСП) не в свою смену.

Помимо указанного, при организации любого из описываемых вариантов Банк обязан выполнять специальные требования по осуществлению приема-передачи наличных средств и ценностей без личного присутствия должностных лиц ВСП (принимающей смены), как это установлено пунктом 17.12 Положения № 630-П, в присутствии уполномоченного лица, определенного в распорядительном документе кредитной организации, или с осуществлением уполномоченным лицом видеонаблюдения либо видеоконтроля за указанной передачей путем просмотра видеозаписей телевизионной системы наблюдения и регистрации, порядок и условия использования которой, в том числе периодичность просмотров, срок хранения видеоинформации определялись бы внутренним нормативным документом.

В подготовленном Банком России проекте изменений в Положение № 630-П (по состоянию на 23.01.2020г.) пункты  17.2, 17.3 и 17.5 утрачивают силу. С учетом вносимых изменений Глава 17 Положения № 630-П претерпит значительные изменения и не будет регулировать порядок хранения оригиналов и дубликатов ключей, а кроме того и  проведение внутренних проверок ведения кассовых операций. Этот факт косвенным образом свидетельствует о снижении контрольных функций со стороны регулятора в данном направлении.

С момента вступления в силу изменений в Положение № 630-П, отменяющих специальные требования регулятора в отношении порядка хранения и передачи ключей от хранилищ, сейфов, Банк будет вправе самостоятельно определять такой порядок, руководствуясь необходимыми мерами по обеспечению сохранности наличных средств и ценностей в хранилище, сейфе ВСП.

Документы и литература.

1.             Инструкция № 147-И – Инструкция Банка России от 05.12.2013г. № 147-И «О порядке проведения проверок кредитных организаций (их филиалов) уполномоченными представителями Центрального Банка Российской Федерации (Банка России).

2.             Положение № 630-П - Положение Банка России от 29.01.2018г. № 630-П «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации».

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_banki