О документальном подтверждении для целей освобождения от обложения налогом на доходы физических лиц и признания при налогообложении прибыли возмещаемых сотрудникам расходов на такси

Мнение консультантов.

В целях подтверждения пользования сотрудником легковым такси в отсутствие кассового чека первичным документом является приравненная к кассовому чеку квитанция в форме бланка строгой отчетности. Обязательные реквизиты бланка строгой отчетности указаны в  пункте 1 статьи 4.7 Закона № 54-ФЗ. При этом бланк строгой отчетности, сформированный на бумажном носителе, может содержать не все обязательные реквизиты на основании решения уполномоченного органа организации-перевозчика.

В случае применения перевозчиком специального налогового режима «Налог на профессиональный доход» перевозчик обязан выдать чек, оформляемый в соответствии с требованиями статьи 14 Закона № 422-ФЗ.

Для освобождения от обложения налогом на доходы физических лиц выплачиваемой работнику Банка компенсации его расходов на проезд на легковом такси к месту проведения командировки и обратно (пункт 1 статьи 217 НК РФ) Банк должен располагать указанными выше первичными документами, оформленными должным образом. Предоставление работником только выписки по своей карте, подтверждающей безналичную оплату услуг такси, недостаточно для применения нормы пункта 1 статьи 217 НК РФ.

Для учета в целях налога на прибыль организаций документом,  подтверждающим затраты Банка на компенсацию сотруднику его проезда на такси к месту командировки и обратно, помимо  кассового чека перевозчика является квитанция в форме бланка строгой отчетности, оформленная согласно требованиям статьи 4.7 Закона № 54-ФЗ. Расходы Банка на компенсацию работнику затрат на проезд на основании только выписки по банковской карте об оплате услуг такси не соответствуют требованиям пункта 1 статьи 252 НК РФ и не могут быть учтены при расчете налога на прибыль организаций.

Обоснование мнения консультантов.

При предоставлении гарантий и компенсаций соответствующие выплаты производятся за счет средств работодателя (часть вторая статьи 165 ТК РФ).

В силу статьи 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

Согласно статье 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам работодателей (не относящихся к федеральным государственным органам, государственным внебюджетным фондам РФ, федеральным государственным учреждениям, государственным органам субъектов РФ, территориальным фондам обязательного медицинского страхования, государственным учреждениям субъектов РФ, органам местного самоуправления, муниципальным учреждениям) определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

Постановлением № 749 утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, согласно которому:

- порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, определяются в соответствии с положениями статьи 168 ТК РФ (абзац второй пункта 11);

- расходы по проезду к месту командировки на территории Российской Федерации и обратно к месту постоянной работы и по проезду из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей (пункт 12);

- расходы по проезду при направлении работника в командировку на территории иностранных государств возмещаются ему в порядке, предусмотренном пунктом 12 настоящего Положения при направлении в командировку в пределах территории Российской Федерации (пункт 22);

- возмещение иных расходов, связанных с командировками, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы, в порядке и размерах, которые предусмотрены абзацем вторым пункта 11 настоящего Положения (пункт 24);

- работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой (пункт 26).

Отношения сторон при оказании услуг по перевозке регулируются главой 40 ГК РФ, согласно которой перевозка грузов, пассажиров и багажа осуществляется на основании договора перевозки (пункт 1 статьи 784).

По договору перевозки пассажира перевозчик обязуется перевезти пассажира в пункт назначения, а в случае сдачи пассажиром багажа также доставить багаж в пункт назначения и выдать его управомоченному на получение багажа лицу; пассажир обязуется уплатить установленную плату за проезд, а при сдаче багажа и за провоз багажа (пункт 1 статьи 786 ГК РФ).

Заключение договора перевозки пассажира удостоверяется билетом, а сдача пассажиром багажа багажной квитанцией. Формы билета и багажной квитанции устанавливаются в порядке, предусмотренном транспортными уставами, кодексами и иными законами (пункт 2 статьи 786 ГК РФ).

По договору фрахтования (чартер) одна сторона (фрахтовщик) обязуется предоставить другой стороне (фрахтователю) за плату всю или часть вместимости одного или нескольких транспортных средств на один или несколько рейсов для перевозки грузов, пассажиров и багажа. Порядок заключения договора фрахтования, а также форма указанного договора устанавливаются транспортными уставами, кодексами и иными законами (статья 787 ГК РФ).

Согласно статье 789 ГК РФ перевозка, осуществляемая коммерческой организацией, признается перевозкой транспортом общего пользования, если из закона, иных правовых актов вытекает, что эта организация обязана осуществлять перевозки грузов, пассажиров и багажа по обращению любого гражданина или юридического лица. Перечень организаций, обязанных осуществлять перевозки, признаваемые перевозками транспортом общего пользования, публикуется в установленном порядке (пункт 1^[1]). Договор перевозки транспортом общего пользования является публичным договором (статья 426) (пункт 2).

За перевозку грузов, пассажиров и багажа взимается провозная плата, установленная соглашением сторон, если иное не предусмотрено законом или иными правовыми актами.  Плата за перевозку грузов, пассажиров и багажа транспортом общего пользования определяется на основании тарифов, утверждаемых в порядке, установленном транспортными уставами и кодексами. Работы и услуги, выполняемые перевозчиком по требованию грузовладельца и не предусмотренные тарифами, оплачиваются по соглашению сторон (статья 790 ГК РФ).

Отношения, возникающие при оказании услуг автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, которые являются частью транспортной системы Российской Федерации, регулируются Законом № 259-ФЗ, определяющим общие условия перевозок пассажиров и багажа, грузов соответственно автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями, в том числе с использованием автомобильных прицепов, автомобильных полуприцепов (далее также - транспортные средства), а также общие условия предоставления услуг пассажирам, фрахтователям, грузоотправителям, грузополучателям, перевозчикам, фрахтовщикам на объектах транспортных инфраструктур (пункт 2 статьи 1).

Перевозки пассажиров и багажа, грузов автомобильным транспортом в международном сообщении регулируются международными договорами Российской Федерации (пункт 3 статьи 1 Закона № 259-ФЗ).

Перевозки пассажиров и багажа подразделяются на: 1) регулярные перевозки; 2) перевозки по заказам; 3) перевозки легковыми такси (статья 5 Закона № 259-ФЗ).

Согласно статье 20 Закона № 259-ФЗ заключение договора перевозки пассажира удостоверяется билетом^[2], сдача пассажиром багажа - багажной квитанцией, провоз пассажиром ручной клади за плату - квитанцией на провоз ручной клади (пункт 1).  Обязательные реквизиты билета, багажной квитанции, квитанции на провоз ручной клади устанавливаются правилами перевозок пассажиров (пункт 2). Кассовый чек с указанными на нем реквизитами билета, багажной квитанции, квитанции на провоз ручной клади приравнивается соответственно к билету, багажной квитанции, квитанции на провоз ручной клади (пункт 3). Допускается использование билетов, багажной квитанции и квитанции на провоз ручной клади с указанием части или всех реквизитов в электронном виде, если иное не установлено законодательством Российской Федерации (пункт 4).

В соответствии со статьей 31 Закона № 259-ФЗ перевозка пассажиров и багажа легковым такси осуществляется на основании публичного договора фрахтования, заключенного в устной форме (пункт 1). Договор фрахтования легкового такси для перевозки пассажиров и багажа заключается фрахтователем с водителем легкового такси, действующим от имени и по поручению фрахтовщика или, если водитель является индивидуальным предпринимателем, от собственного имени. Права и обязанности по такому договору возникают непосредственно у фрахтовщика^[3] (пункт 2). Фрахтовщик обязан выдать фрахтователю квитанцию в форме бланка строгой отчетности или кассовый чек, подтверждающие оплату стоимости пользования легковым такси (пункт 5)^[4].

Постановлением № 1586 утверждены Правила перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, согласно которым:

- под легковым такси понимается транспортное средство категории «M₁», используемое для перевозок пассажиров и багажа в соответствии с публичным договором фрахтования (пункт 2);

- перевозка пассажиров и багажа легковым такси осуществляется на основании публичного договора фрахтования, заключаемого фрахтователем непосредственно с водителем легкового такси, действующим от имени и по поручению фрахтовщика или, если водитель является индивидуальным предпринимателем, от собственного имени, или путем принятия к выполнению фрахтовщиком заказа фрахтователя (пункт 79);

- плата за пользование легковым такси, предоставленным для перевозки пассажиров и багажа, определяется независимо от фактического пробега легкового такси и фактического времени пользования им (в виде фиксированной платы) либо на основании установленных тарифов исходя из фактического расстояния перевозки и (или) фактического времени пользования легковым такси (пункт 85);

- фрахтовщик обязан выдать фрахтователю, в том числе в форме электронного документа, кассовый чек или чек, сформированный в соответствии со статьей 14 Закона № 422-ФЗ, подтверждающие оплату пользования легковым такси (подпункт «г» пункта 82).

В соответствии со статьей 1.1 Закона № 54-ФЗ:

- кассовый чек - первичный учетный документ, сформированный в электронной форме и (или) отпечатанный с применением контрольно-кассовой техники в момент расчета между пользователем и покупателем (клиентом), содержащий сведения о расчете, подтверждающий факт его осуществления и соответствующий требованиям законодательства Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники;

- бланк строгой отчетности - первичный учетный документ, приравненный к кассовому чеку, сформированный в электронной форме и (или) отпечатанный с применением автоматизированной системы для бланков строгой отчетности в момент расчета между пользователем и клиентом за оказанные услуги, содержащий сведения о расчете, подтверждающий факт его осуществления и соответствующий требованиям законодательства Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники;

- пользователь - организация или индивидуальный предприниматель, применяющие контрольно-кассовую технику при осуществлении расчетов.

Требования к кассовому чеку и бланку строгой отчетности закреплены в статье 4.7 Закона № 54-ФЗ, согласно которой указанные документы, за исключением случаев, установленных настоящим Федеральным законом, содержат, с учетом положений пункта 1.1 настоящей статьи, следующие обязательные реквизиты (пункт 1):

наименование документа;

порядковый номер за смену;

дата, время и место (адрес) осуществления расчета (при расчете в зданиях и помещениях - адрес здания и помещения с почтовым индексом, при расчете в транспортных средствах - наименование и номер транспортного средства, адрес организации либо адрес регистрации индивидуального предпринимателя, при расчете в сети «Интернет» - адрес сайта пользователя);

наименование организации-пользователя или фамилия, имя, отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя - пользователя;

идентификационный номер налогоплательщика пользователя;

применяемая при расчете система налогообложения;

признак расчета (получение средств от покупателя (клиента) - приход, возврат покупателю (клиенту) средств, полученных от него, - возврат прихода, выдача средств покупателю (клиенту) - расход, получение средств от покупателя (клиента), выданных ему, - возврат расхода);

наименование товаров, работ, услуг (если объем и список услуг возможно определить в момент оплаты), платежа, выплаты, их количество, цена (в валюте Российской Федерации) за единицу с учетом скидок и наценок, стоимость с учетом скидок и наценок, с указанием ставки налога на добавленную стоимость (за исключением случаев осуществления расчетов пользователями, не являющимися налогоплательщиками налога на добавленную стоимость или освобожденными от исполнения обязанностей налогоплательщика налога на добавленную стоимость, а также осуществления расчетов за товары, работы, услуги, не подлежащие налогообложению (освобождаемые от налогообложения) налогом на добавленную стоимость);

сумма расчета с отдельным указанием ставок и сумм налога на добавленную стоимость по этим ставкам (за исключением случаев осуществления расчетов пользователями, не являющимися налогоплательщиками налога на добавленную стоимость или освобожденными от исполнения обязанностей налогоплательщика налога на добавленную стоимость, а также осуществления расчетов за товары, работы, услуги, не подлежащие налогообложению (освобождаемые от налогообложения) налогом на добавленную стоимость);

форма расчета (оплата наличными деньгами и (или) в безналичном порядке), а также сумма оплаты наличными деньгами и (или) в безналичном порядке;

должность и фамилия лица, осуществившего расчет с покупателем (клиентом), оформившего кассовый чек или бланк строгой отчетности и выдавшего (передавшего) его покупателю (клиенту) (за исключением расчетов, осуществленных с использованием автоматических устройств для расчетов, применяемых в том числе при осуществлении расчетов в безналичном порядке в сети «Интернет»);

регистрационный номер контрольно-кассовой техники;

заводской номер экземпляра модели фискального накопителя;

фискальный признак документа;

адрес сайта уполномоченного органа в сети «Интернет», на котором может быть осуществлена проверка факта записи этого расчета и подлинности фискального признака (абзац шестнадцатый);

абонентский номер либо адрес электронной почты покупателя (клиента) в случае передачи ему кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме или идентифицирующих такие кассовый чек или бланк строгой отчетности признаков и информации об адресе информационного ресурса в сети «Интернет», на котором такой документ может быть получен (абзац семнадцатый);

адрес электронной почты отправителя кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме в случае передачи покупателю (клиенту) кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме (абзац восемнадцатый);

порядковый номер фискального документа;

номер смены;

фискальный признак сообщения (для кассового чека или бланка строгой отчетности, хранимых в фискальном накопителе или передаваемых оператору фискальных данных);

QR-код.

Пунктом 1.1 статьи 4.7 Закона № 54-ФЗ определено, что в случаях формирования пользователем кассового чека (бланка строгой отчетности) на бумажном носителе, уполномоченный орган вправе определять реквизиты кассового чека (бланка строгой отчетности), которые могут не указываться на таком кассовом чеке (бланке строгой отчетности). В Письме от 27.04.2021г. № 03-11-11/32158 представители Минфина РФ не поддержали предложение о неуказании в кассовом чеке или бланке строгой отчетности наименования товара, работы, услуги, при этом указали, что кассовый чек и бланк строгой отчетности должны содержать, «в том числе наименование товаров, работ, услуг (если объем и список услуг возможно определить в момент оплаты), их количество, цена за единицу с учетом скидок и наценок, стоимость с учетом скидок и наценок». Аналогичная позиция изложена в Письмах Минфина РФ от 16.11.2020г. № 03-01-15/99505, от 21.10.2020г. № 03-01-15/91733.

В Письме Минфина РФ от 31.01.2020г. № 03-01-15/6136 указано, что «в случае передачи покупателю (клиенту) кассового чека (бланка строгой отчетности) в электронной форме или идентифицирующих такой кассовый чек (бланк строгой отчетности) признаков и информации об адресе информационного ресурса в сети Интернет, на котором такой документ может быть получен, в кассовом чеке (бланке строгой отчетности) должен быть указан абонентский номер либо адрес электронной почты покупателя (клиента).

В случае непредоставления покупателем (клиентом) пользователю до момента расчета абонентского номера либо адреса электронной почты кассовый чек (бланк строгой отчетности) должен содержать иные предусмотренные пунктом 1 статьи 4.7 Федерального закона N 54-ФЗ обязательные реквизиты».

В случаях, указанных в пункте 7^[5] статьи 2 настоящего Федерального закона, реквизиты, указанные в абзацах шестнадцатом – восемнадцатом пункта 1 настоящей статьи, на кассовом чеке и бланке строгой отчетности могут не указываться (пункт 2 статьи 4.7 Закона № 54-ФЗ).

Кассовый чек или бланк строгой отчетности, сформированные с использованием контрольно-кассовой техники, применяемой в автоматическом устройстве для расчетов, должны содержать в качестве обязательного реквизита заводской номер такого автоматического устройства для расчетов (пункт 6 статьи 4.7 Закона № 54-ФЗ).

В случае осуществления расчетов с использованием электронных средств платежа^[6] с применением автоматических устройств для расчетов при оказании услуг по перевозке пассажиров, багажа, грузов и грузобагажа, пользователь при осуществлении расчетов (за исключением расчетов в безналичном порядке в сети «Интернет») вправе не выдавать кассовый чек или бланк строгой отчетности на бумажном носителе и в случае непредоставления покупателем (клиентом) пользователю до момента расчета абонентского номера либо адреса электронной почты не направлять кассовый чек или бланк строгой отчетности в электронной форме покупателю (клиенту) на абонентский номер либо адрес электронной почты, а также вправе применять контрольно-кассовую технику (за исключением контрольно-кассовой техники, применяемой в режиме, не предусматривающем обязательной передачи фискальных документов в налоговые органы в электронной форме через оператора фискальных данных) вне корпуса автоматического устройства (подпункт 1 пункта 5.1 статьи 1.2 Закона № 54-ФЗ). При осуществлении указанных расчетов кассовый чек должен содержать сведения о месте (адресе) установки автоматического устройства для расчетов, с применением которого был осуществлен расчет (абзац второй пункта 6 статьи 4.7 Закона № 54-ФЗ).

Кассовый чек и бланк строгой отчетности могут содержать реквизиты, не указанные в пункте 1 настоящей статьи, с учетом особенностей сферы деятельности, в которой  осуществляются расчеты (пункт 7 статьи 4.7  Закона № 54-ФЗ).

Все реквизиты, содержащиеся на кассовом чеке или бланке строгой отчетности, должны быть четкими и легко читаемыми в течение не менее шести месяцев со дня их выдачи на бумажном носителе (пункт 8 статьи 4.7  Закона № 54-ФЗ).

Кассовый чек или бланк строгой отчетности, полученные покупателем (клиентом) в электронной форме и распечатанные им на бумажном носителе, приравниваются к кассовому чеку или бланку строгой отчетности, отпечатанным контрольно-кассовой техникой на бумажном носителе, при условии, что сведения, указанные в таком кассовом чеке или таком бланке строгой отчетности, идентичны направленным покупателю (клиенту) в электронной форме кассовому чеку или бланку строгой отчетности (пункт 4 статьи 1.2 Закона № 54-ФЗ).

Если перевозчик (индивидуальный предприниматель) применяет специальный налоговый режим «Налог на профессиональный доход», регулируемый Законом № 422-ФЗ, то на основании статьи 14 Закона № 422-ФЗ при произведении расчетов за услугу перевозки перевозчик обязан сформировать чек и обеспечить его передачу пассажиру, если иное не предусмотрено настоящим Федеральным законом (пункт 1).

Чек должен быть сформирован налогоплательщиком и передан покупателю (заказчику) в момент расчета наличными денежными средствами и (или) с использованием электронных средств платежа. При иных формах денежных расчетов в безналичном порядке чек должен быть сформирован и передан покупателю (заказчику) не позднее 9-го числа месяца, следующего за налоговым периодом, в котором произведены расчеты. Чек может быть передан покупателю (заказчику) в электронной форме или на бумажном носителе (пункты 3, 4 статьи 14 Закона № 422-ФЗ).

В электронной форме чек может быть передан следующими способами (пункт 5 статьи 14 Закона № 422-ФЗ):

1) путем направления чека покупателю (заказчику) на абонентский номер или адрес электронной почты, представленные покупателем (заказчиком);

2) путем обеспечения покупателю (заказчику) возможности в момент формирования чека в месте продажи считать компьютерным устройством (мобильным телефоном, смартфоном или компьютером, включая планшетный компьютер) QR-код, содержащийся на чеке.

В чеке должны быть указаны (пункт 6 статьи 14 Закона № 422-ФЗ):

1) наименование документа;

2) дата и время осуществления расчета;

3) фамилия, имя, отчество (при наличии) налогоплательщика-продавца;

4) идентификационный номер налогоплательщика продавца;

5) указание на применение специального налогового режима «Налог на профессиональный доход»;

6) наименования реализуемых товаров, выполненных работ, оказанных услуг;

7) сумма расчетов;

8) идентификационный номер налогоплательщика юридического лица или индивидуального предпринимателя - покупателя (заказчика) товаров (работ, услуг, имущественных прав) в случае осуществления реализации указанным лицам. Обязанность по сообщению идентификационного номера налогоплательщика возлагается на покупателя (заказчика);

9) QR-код, который позволяет покупателю (заказчику) товаров (работ, услуг, имущественных прав) осуществить его считывание и идентификацию записи о данном расчете в автоматизированной информационной системе федерального органа исполнительной власти, уполномоченного по контролю и надзору в области налогов и сборов;

10) идентификационный номер налогоплательщика уполномоченного оператора электронной площадки или уполномоченной кредитной организации (в случае их участия в формировании чека и (или) осуществлении расчета);

11) наименование уполномоченного оператора электронной площадки или уполномоченной кредитной организации (в случае их участия в формировании чека и (или) осуществлении расчета);

12) уникальный идентификационный номер чека - номер записи в автоматизированной информационной системе налоговых органов, который присваивается чеку в момент его формирования.

++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++

Консультация размещена не полностью.

Полный текст консультации размещен в нашем телеграм-канале https://t.me/knk_banki. Для БЕСПЛАТНОГО получения полного текста также можно обратиться к Андрианову Александру Борисовичу по тел. +7495-775-59-32 доб.106,  +7915-329-02-05 или по эпочте ab@knka.ru

++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_banki