Какими документами можно подтвердить почтовые расходы на оправку простых писем

Мнение консультантов.

В соответствии с частью 1 статьи 9 Закона № 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа установлен частью 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ. На основании части 3 статьи 9 Закона № 402-ФЗ первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных.

Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (часть 4 статьи 9 Закона № 402-ФЗ).

В соответствии со статьей 2 Закона № 176-ФЗ:

- почтовая связь - вид связи, представляющий собой единый производственно-технологический комплекс технических и транспортных средств, обеспечивающий прием, обработку, перевозку, доставку (вручение) почтовых отправлений, а также осуществление почтовых переводов денежных средств;

- почтовые отправления - адресованные письменная корреспонденция, посылки, прямые почтовые контейнеры;

- письменная корреспонденция - простые и регистрируемые письма, почтовые карточки, секограммы, бандероли и мелкие пакеты.

В Российской Федерации действует почтовая связь общего пользования, осуществляемая акционерным обществом «Почта России», государственными унитарными предприятиями, государственными учреждениями почтовой связи, а также иными операторами почтовой связи (статья 9 Закона № 176-ФЗ).

В соответствии со статьей 19 Закона № 176-ФЗ права пользователей услуг почтовой связи защищаются настоящим Федеральным законом, Законом № 126-ФЗ^[1], Законом № 2300-1^[2], гражданским законодательством Российской Федерации, правилами оказания услуг почтовой связи, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Правила оказания услуг почтовой связи (далее по тексту – Правила) утверждены Приказом № 382.

Согласно пункту 8 Правил почтовые отправления (в том числе пересылаемые в форме электронного документа) принимаются оператором почтовой связи от отправителя:

а) без выдачи ему квитанции и доставляются (вручаются) адресату (его уполномоченному представителю) без подтверждения факта получения (далее - простые почтовые отправления);

б) с выдачей ему квитанции и вручаются адресату (его уполномоченному представителю) с подтверждением факта вручения (заказные, в том числе пересылаемые в форме электронного документа, обыкновенные, с объявленной ценностью, где почтовое отправление, принимается оператором почтовой связи от отправителя с оценкой стоимости вложения, определяемой отправителем) (далее - регистрируемые почтовые отправления).

В квитанции указываются вид и категория почтового отправления (почтового перевода), фамилия адресата (наименование юридического лица (полное или сокращенное (при наличии), наименование объекта почтовой связи места назначения, номер почтового отправления (почтового перевода) (пункт 28 Правил).

В соответствии с пунктом 20 Правил плата за оказание услуг почтовой связи взимается с отправителя при приеме почтовых отправлений и почтовых переводов в соответствии с тарифами, действующими на дату приема, если оператором почтовой связи и пользователем услугами почтовой связи не определено иное. Для подтверждения оплаты услуг почтовой связи по пересылке простой и заказной письменной корреспонденции, оказываемых организациями федеральной почтовой связи, применяются государственные знаки почтовой оплаты (ГЗПО).

Порядок приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений (РПО) Почтой России  (далее по тексту – Порядок) утвержден Приказом № 230-п.

В соответствии с пунктом 1 Порядка:

- партионные почтовые отправления - почтовые отправления, сдаваемые отправителем по Списку партионной почты (ф. 103, ф. 103-п, ф. 103-дм, ф. 103-ОС, ф. 103-к, ф. 103-БК) или по документам по форме клиента согласно условиям договора, пересылаемые в один или несколько адресов;

- партионный прием почтовых отправлений - прием почтовых отправлений, сдаваемых отправителем согласно условиям договора, по Списку партионной почты (ф. 103, ф. 103-п, ф. 103-дм, ф. 103-ОС, ф. 103-к, ф. 103-БК) или по документам по форме клиента, вне зависимости от количества сдаваемых отправлений с оплатой пересылки по безналичному расчету или ГЗПО;

- партия - почтовые отправления, включенные в Список партионной почты (ф. 103, ф. 103-п, ф. 103-дм, ф. 103-ОС, ф. 103-к, ф. 103-БК) или документы по форме клиента;

- документ по форме клиента - документ (реестр, перечень, накладная и пр.), указанный в договоре с клиентом и применяемый при сдаче партионных почтовых отправлений в объект почтовой связи. Является аналогом Списка партионной почты и содержит в себе все реквизиты (сведения) Списка партионной почты. Максимальное количество почтовых отправлений, включенных в документ по форме клиента - 5 000 отправлений.

Под единичным приемом подразумевается прием почтового отправления в объекте почтовой связи или по месту нахождения отправителя с оплатой стоимости пересылки наличными денежными средствами/с использованием электронного средства платежа/ГЗПО (при пересылке регистрируемой письменной корреспонденции категории «заказное») и с предоставлением отправителю кассового чека (квитанции) (пункт 5.4 Порядка).

В соответствии с пунктом 5.5 Порядка под партионным приемом подразумевается прием почтовых отправлений, сдаваемых клиентом/его уполномоченным представителем согласно условиям договора по Списку партионной почты или документам по форме клиента вне зависимости от количества сдаваемых отправлений с оплатой пересылки по безналичному расчету/ГЗПО (для регистрируемой письменной корреспонденции категории «заказное»).

На основании изложенного полагаем, что реестр отправки простых писем, форма которого утверждена руководителем Банка, может являться первичным учетным документом, подтверждающим расходы Банка по отправке простых писем, при условии, что он содержит все предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ обязательные реквизиты. При этом руководитель Банка также должен утвердить порядок составления и визирования (согласования) указанного реестра. По нашему мнению, вариант визирования реестра уполномоченным сотрудником РНКО, без проставления отметок оператора связи, не противоречит требованиям Закона № 402-ФЗ, и оформленный таким образом реестр может являться первичным документом, определяющим перечень простых писем, отправляемых Банка в процессе своей деятельности.

По мнению консультантов, полученная при отправке заказного письма квитанция, содержащая наименование адресата (получателя) (например, в приложенной к вопросу квитанции указано, что получателем заказного письма является ВК Тимирязевского РНА САО), может являться достаточным основанием для идентификации почтового отправления и произведенных в связи этим расходов. Вместе с тем  в целях контроля производственного характера почтовых расходов целесообразно закрепить во внутренних документах Банка единообразный порядок визирования уполномоченным сотрудником Банка всей подлежащей отправке корреспонденции, например, путем составления единого реестра/отдельных реестров на каждый вид почтовых отправлений. В этом случае, отражение в бухгалтерском учете расходов по отправке заказных писем от имени Банка будет подтверждаться соответствующим реестром и приложенными к нему квитанциями.

Одновременно обращаем внимание Банка на установленную Приказом № 230-п возможность на основе заключенного с Почтой России договора осуществления партионной отправки заказных писем с составлением соответствующих реестров по утвержденной договором форме, с проставлением отметок оператором связи на таких реестрах. При этом оплата по договору может осуществлять в безналичном порядке

Полагаем, что использование сервиса партионной отправки заказных писем позволяет получать все необходимые подтверждающие расходы первичные документы, в том числе, с отметками оператора связи, и минимизировать риск возникновения претензий со стороны контролирующих органов (в том числе налоговой службы).

Документы и литература.

1.             Закон № 402-ФЗ - Федеральный закон от 06.12.2011г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;

2.              Закон № 176 - ФЗ – Федеральный закон Российской Федерации от 17.07.1999г. № 176-ФЗ «О почтовой связи»;

3.             Приказ № 382 - Приказ Минцифры России от 17.04.2023г. № 382 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи»;

4.             Приказ № 230-п - Приказ АО «Почта России» от 21.06.2022г. № 230-п «Об утверждении Порядка приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений».

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_banki