Главная / Консультации / Банковский аудит / Департамент банковского аудита о вопросах, связанных с хранением юридического дела клиента

Департамент банковского аудита о вопросах, связанных с хранением юридического дела клиента

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_banki

29.04.2013

Вопрос

Согласно п. 10.6. Инструкции от 14.09.2006 № 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)» юридические дела хранятся банком в течение всего срока действия договора банковского счета, счета по вкладу (депозиту), а после прекращения отношений с клиентом - в течение срока, установленного законодательством Российской Федерации.
Сроки хранения документов в электронной форме, касающихся отношений банка и клиента по вопросам открытия, ведения и закрытия банковского счета, счета по вкладу (депозиту) должны быть не менее сроков хранения соответствующего юридического дела клиента.
В соответствии с п. 1.14 Инструкции № 28-И документы (их копии), собранные банком при открытии банковского счета, счета по вкладу (депозиту) помещаются в юридическое дело, формируемое в соответствии с требованиями, установленными указанной Инструкцией.
Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 года № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» определен срок хранения Договора банковского счета в течение 5 (пяти) лет после истечения срока действия договора.
1) Какой срок установлен законодательством Российской Федерации для хранения банком юридического дела клиента?
2) Что следует относить к документам в электронной форме, хранение которых банк обязан обеспечить в течение сроков хранения соответствующего юридического дела клиента? Относятся ли к документам в электронной форме сведения об операциях по банковскому счету, счету по вкладу (депозиту), содержащиеся в автоматизированной банковской системе?
3) Какие документы, сведения касаются отношений банка и клиента по вопросу ведения банковского счета, счета по вкладу (депозиту)?
4) Имеет ли право банк уничтожить сведения об операциях по банковскому счету, счету по вкладу (депозиту), содержащиеся в автоматизированной банковской системе, по истечении срока хранения документов по этим операциям в бумажном виде, не входящих в состав юридического дела клиента?

Ответ

Мнение консультантов.

По договору банковского счета в соответствии с пунктом 1 статьи 845 ГК РФ банк обязуется принимать и зачислять поступающие на счет, открытый клиенту (владельцу счета), денежные средства, выполнять распоряжения клиента о перечислении и выдаче соответствующих сумм со счета и проведении других операций по счету. Согласно пункту 3 статьи 834 ГК РФ к отношениям банка и вкладчика по счету, на который внесен вклад, применяются правила о договоре банковского счета, если иное не предусмотрено ГК РФ или не вытекает из существа договора банковского вклада.

Основанием открытия банковского счета, счета по вкладу (депозиту) согласно пункту 1.2 Инструкции № 28-И является заключение договора банковского счета, договора банковского вклада (депозита) и представление всех документов, определенных законодательством Российской Федерации. При этом, открытие клиенту банковского счета, счета по вкладу (депозиту) производится только в том случае, если банком получены все предусмотренные Инструкцией № 28-И документы и проведена идентификация клиента в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

В соответствии с пунктом 1.14 Инструкции № 28-И:

- документы (их копии), представленные при открытии банковского счета, счета по вкладу (депозиту) помещаются в юридическое дело, формируемое в соответствии с требованиями, установленными Инструкцией № 28-И;

- документы в электронной форме по вопросам открытия банковского счета, счета по вкладу (депозиту), хранятся в порядке, установленном банковскими правилами, с выполнением требований пункта 10.6 Инструкции № 28-И.

Согласно пункту 11.1 Инструкции № 28-И положения о порядке учета и хранения документов (в том числе, в электронной форме), полученных при открытии, ведении и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам), включаются кредитной организацией в банковские правила.

Общие требования к порядку формирования и ведения юридического дела по открытым банковским счетам клиентов установлены Главой 10 Инструкции № 28-И. Так, согласно пункту 10.2 Инструкции № 28-И в юридическое дело помещаются:

- документы и сведения, представляемые клиентом (его представителем) при открытии банковского счета, счета по вкладу (депозиту), а также документы, представляемые в случае изменения указанных сведений;

- договор (договоры) банковского счета, счета по вкладу (депозиту), изменения и дополнения к указанному договору, другие договоры, определяющие отношения между банком и клиентом по открытию, ведению и закрытию банковского счета, счета по вкладу (депозиту);

- документы, касающиеся направления банком сообщений налоговому органу об открытии (закрытии) банковского счета;

- переписка банка с клиентом по вопросам открытия, ведения и закрытия банковского счета, счета по вкладу (депозиту);

- утратившие силу карточки;

- иные документы, касающиеся отношений между клиентом и банком по вопросам открытия, ведения и закрытия банковского счета, счета по вкладу (депозиту).

Как справедливо отмечено Банком, в соответствии с пунктом 10.6 Инструкции № 28-И юридические дела хранятся банком в течение всего срока действия договора банковского счета, счета по вкладу (депозиту), а после прекращения отношений с клиентом - в течение срока, установленного законодательством Российской Федерации. Одновременно, в абзаце втором пункта 10.6 Инструкции № 28-И сказано, что сроки хранения документов в электронной форме, касающихся отношений банка и клиента по вопросам открытия, ведения и закрытия банковского счета, счета по вкладу (депозиту), должны быть не менее сроков хранения соответствующего юридического дела клиента.

На основании пункта 1 статьи 17 Закона № 125-ФЗ организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения и в соответствии с перечнями, установленными законодательством РФ. В частности, данные перечни утверждаются уполномоченным государственным органом в области архивного дела[1] (пункт 3 статьи 6 Закона № 125-ФЗ). В соответствии с предоставленными полномочиями Министерством культуры Российской Федерации издан Приказ № 558, утвердивший Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее по тексту – Перечень).

Согласно пункту 1.4 Части I Перечня:

«В графе N 2[2] Перечня приведены виды документов. Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин \"документы\", а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью

В графе N 3[3] Перечня указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

В графе N 4[4] Перечня приводятся примечания, комментирующие и уточняющие сроки хранения документов».

Однако, Перечнем не установлено сроков хранения юридического дела в толковании данного понятия Инструкцией № 28-И, но определены сроки хранения отдельных документов, помещаемых в юридическое дело в соответствии с Инструкцией № 28-И.

Так, срок хранения в пять лет определен Перечнем для:

- переписки об открытии, закрытии, состоянии, оплате текущих, расчетных, бюджетных счетов, о проведении денежно-расчетных операций (пункт 334);

- документов (положения, карточки) об открытии, закрытии, переоформлении расчетных, текущих, корреспондентских, соответствующих лицевых счетов (пункт 335);

- договора банковского счета после истечения срока действия договора (пункт 337);

- первичных учетных документов (пункт 360).

Кроме того, в соответствии с пунктом 4 статьи 7 Закона № 115-ФЗ документы, содержащие сведения, необходимые для идентификации личности, подлежат хранению не менее пяти лет. При этом, указанный срок исчисляется со дня прекращения отношений с клиентом.

Таким образом, законодательством РФ устанавливается минимальный срок хранения документов, помещенных в юридическое дело, - пять лет со дня прекращения отношений с клиентом. Более длительный срок по усмотрению кредитной организации может быть закреплен в банковских правилах, являющихся внутренним документом кредитной организации, поскольку перечень положений, поименованных в пункте 11.1 Инструкции № 28-И и которые могут быть включены в банковские правила, является открытым.

В силу норм статьи 6 Закона № 63-ФЗ признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, информация в электронной форме, подписанная:

- квалифицированной электронной подписью[5] (далее по тексту – квалифицированная ЭП), кроме случая, когда требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе установлено федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами (пункт 1);

- простой[6] или неквалифицированной[7] электронной подписью в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия (пункт 2).

Одновременно, как следует из пункта 3 статьи 6 Закона № 63-ФЗ, если согласно федеральным законам, принимаемыми в соответствии с ними нормативным правовым актам или обычаем делового оборота документ должен быть заверен печатью, электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью и признаваемый равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью. При этом, федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия могут быть предусмотрены дополнительные требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному печатью.

Исходя из приведенных норм статьи 6 Закона № 63-ФЗ, консультанты считают, что при условии утверждения соответствующих процедур в банковских правилах, в соответствии с условиями договора банковского счета, вклада (депозита) в форме электронного документа может:

- формироваться переписка Банка с клиентом по вопросам открытия, ведения, закрытия банковских счетов;

- осуществляться фиксирование Банком сведений о реквизитах документов, удостоверяющих личность клиента или лица, личность которого необходимо установить при открытии банковского счета, счета по вкладу (депозиту).

В электронной форме могут также храниться документы, касающиеся направления Банком сообщений налоговому органу об открытии (закрытии) банковского счета в соответствии с пунктом 7 статьи 23 НК РФ. Для всех указанных документов Перечнем установлен минимальный срок хранения на бумажных носителях – пять лет.

Закон № 86-ФЗ не наделяется Банк России полномочиями по установлению специальных сроков хранения документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, в том числе, в форме электронного документа. Вместе с тем, статей 40.1 Закона № 395-1 установлено, что в целях хранения информации об имуществе, обязательствах кредитной организации и их движении кредитная организация обязана отражать все осуществленные операции и иные сделки в базах данных на электронных носителях, позволяющих обеспечить хранение содержащейся в них информации не менее чем пять лет с даты включения информации в базы данных, и обеспечивать возможность доступа к такой информации по состоянию на каждый операционный день. Обеспечение хранения информации, содержащейся в базах данных, ведение которых предусмотрено настоящей статьей, осуществляется также путем создания их резервных копий. Порядок создания, ведения и хранения баз данных, содержащих такую информацию, устанавливается Банком России.

Согласно пункту 1 Части III Положения № 385-П кредитная организация утверждает правила документооборота и технологию обработки учетной информации, которые могут предусматривать ее обработку в электронном виде. При совершении бухгалтерских операций на ЭВМ должно автоматически обеспечиваться одновременное отражение сумм по дебету и кредиту (принцип двойной записи) лицевых счетов и во всех взаимосвязанных регистрах бухгалтерского учета. Под регистрами бухгалтерского учета понимаются документы, в том числе в электронном виде, в которых систематизируется и накапливается информация, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. Способ ведения регистров бухгалтерского учета (на бумажном носителе или в электронном виде) определяется кредитной организацией исходя из условий обработки учетно-операционной информации и организации документооборота при совершении конкретных операций.

К документам в электронной форме, содержащим, в том числе, сведения об операциях по банковскому счету, счету по вкладу (депозиту), в автоматизированной банковской системе в силу норм Части III Положения № 385-П относятся лицевые счета.

В силу норм пункта 2.1 Части III Положения № 385-П лицевые счета являются документами аналитического учета и ведутся на отдельных листах (карточках), в журналах либо в виде электронных баз данных (файлов, каталогов), сформированных с использованием средств вычислительной техники. Лицевым счетам присваиваются наименования и номера, которые определяют его принадлежность конкретному клиенту и целевому назначению. Лицевые счета, сформированные в электронном виде, могут распечатываться для хранения на бумажном носителе либо храниться в электронном виде (без их распечатывания на бумажном носителе).

Пунктом 316 Приказа № 558 для выписок из соответствующих лицевых счетов, приложений к выпискам из лицевых счетов, отчетов о состоянии лицевых счетов с приложением платежных документов на бумажных носителях определен срок хранения пять лет. Право хранения документов в электронном виде, в том числе лицевых счетов, предоставлено кредитной организации Указанием № 2346-У (пункт 1.1 Указания № 2346-У, Приложение 1 к Указанию № 2346-У). При этом, в соответствии с пунктом 1.1 Указания № 2346-У документы в электронном виде хранятся в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Кроме того, Указанием № 2346-У установлен порядок хранения в кредитной организации отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций, при организации работ по ведению бухгалтерского учета в электронном виде в файлах, размещенных на машинных носителях типа CD-, DVD-дисков однократной записи

Требования к организации хранения документов в электронном виде в кредитной организации изложены в Главе 2 Указания № 2346-У, исходя из положений которой документ в электронном виде подлежит хранению на отчуждаемых машинных носителях информации однократной записи - единице хранения подготовленными программными средствами в готовом для просмотра формате - TXT, DOC, RTF, PDF, TIFF, JPG, BMP, XLS,

В соответствии с пунктом 2.9 Указания № 2346-У при хранении единиц хранения в фонде ЕХ кредитная организация должна обеспечивать, в том числе, уничтожение единиц хранения по истечении установленного для них срока хранения с составлением акта об уничтожении единиц хранения (пункт 2.15 Указания № 2346-У).

На основании вышеизложенного консультанты считают, что:

1. Для комплекта документов юридического дела клиента установлен срок хранения «до прекращения отношений с клиентом». Законодательством РФ устанавливается минимальный срок хранения документов, помещенных в юридическое дело, - пять лет со дня прекращения отношений с клиентом. Более длительный срок может быть, при необходимости, предусмотрен Банком в банковских правилах.

2. К документам в электронной форме, хранение которых Банк обязан обеспечить в течение сроков хранения соответствующего юридического дела клиента, могут быть отнесены: сообщения налоговому органу об открытии (закрытии) банковского счета; переписка банка с клиентом по вопросам открытия, ведения, закрытия банковских счетов; фиксирование кредитной организацией сведений о реквизитах документов, удостоверяющих личность клиента или лица, личность которого необходимо установить при открытии банковского счета, счета по вкладу (депозиту), при условии утверждения процедур формирования вышеперечисленных документов в электронной форме в банковских правилах.

Сведения об операциях по банковскому счету, счету по вкладу (депозиту), содержащиеся в автоматизированной банковской системе, относятся к документам в электронной форме. Такими документами являются лицевые счета.

3. К документам, касающимся отношений Банка и клиента, относятся договоры банковского счета, договоры счета по вкладу (депозиту), а также иные непосредственно связанные с ними документы.

4. Банк имеет право уничтожить не входящие в состав юридического дела клиента сведения об операциях по банковскому счету, счету по вкладу (депозиту), содержащиеся в автоматизированной банковской системе, по истечении срока хранения документов в электронном виде.

Документы и литература.

1. ГК РФ – Гражданский кодекс Российской Федерации (ч.I) от 30.11.1994г. № 51-ФЗ, (ч.II) от 26.01.1996г. № 14-ФЗ, (ч. III) от 26.11.2001г. № 146-ФЗ, (ч. IV) от 18.12.2006г. № 230-ФЗ;

2. Закон № 115-ФЗ - Федеральный закон Российской Федерации от 07.08.2001г. № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма»;

3. Закон № 125-ФЗ - Федеральный закон Российской Федерации от 22.10.2004г. № 28-И «Об архивном деле в Российской Федерации»;

4. Закон № 63-ФЗ – Федеральный закон Российской Федерации от 06.04.2011г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;

5. Положение № 385-П – Положение Банка России от 16.07.2012г. № 385-П «О правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации»;

6. Инструкция № 28-И - Инструкции Банка России от 14.09.2006г. № 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)»;

7. Указание № 2346-У – Указание Банка России от 25.11.2009г. № 2346-У «О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета»;

8. Приказ № 558 – Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010г. № 558 об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

[1] Подпунктом 5.2.6 пункта 5.2 Постановления Правительства РФ от 20.07.2011г. № 590 Министерство культуры Российской Федерации уполномочено устанавливать перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения.

[2] Графа № 2 «Вид документа».

[3] Графа № 3 «Срок хранения документа».

[4] Графа № 4 «Примечания».

[5] Квалифицированная ЭП - это электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной ЭП плюс следующим дополнительным признакам (пункт 4 статьи 5 Закона № 63-ФЗ):

1) ключ проверки ЭП указан в квалифицированном сертификате;

2) для создания и проверки ЭП используются средства ЭП, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным Законом об ЭП.

[6] Простая ЭП - это подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом (пункт 2 статьи 5 Закона № 63-ФЗ).

Электронный документ считается подписанным простой ЭП при выполнении в том числе одного из следующих условий (пункт 1 статьи 9 Закона № 63-ФЗ):

1) простая ЭП содержится в самом электронном документе;

2) ключ простой ЭП применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа. При этом в созданном и (или) отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и (или) отправлен электронный документ.

[7] Неквалифицированная ЭП - это подпись, которая отвечает следующим признакам (пункт 3 статьи 5 Закона № 63-ФЗ):

1) получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа ЭП;

2) позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;

3) позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;

4) создается с использованием средств электронной подписи.

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_banki