Главная / Консультации / Банковский аудит / Департамент банковского аудита о вопросах, связанных с эксплуатацией транспортных средств

Департамент банковского аудита о вопросах, связанных с эксплуатацией транспортных средств

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_banki

04.09.2012

Вопрос

Банк осуществляет покупку автотранспорта для дальнейшего предоставления его в пользование определенным сотрудникам для служебных поездок в соответствии с внутренней Политикой по использованию служебного автотранспорта.
Автохозяйства или иного подразделения, курирующего автопарк, а также водителей у Банка нет.
Какие ограничения/риски есть у Банка при покупке автомобилей и учете их на основных средствах?
Должен ли Банк предусмотреть в структуре подразделение, аналогичное «автохозяйству», может ли функции в минимальном объеме выполнять один сотрудник и какие минимальные функции должны быть за ним закреплены?

Ответ

Мнение консультантов.

У Банка отсутствуют риски или ограничения при покупке автомобилей и учете их на основных средствах, кроме указанных ниже по тексту в разделе «Обоснование мнения консультантов».

Банк не обязан предусмотреть в структуре подразделение, аналогичное «автохозяйству» и может закрепить выполнение необходимых функций за одним или несколькими определенными сотрудниками.

Обоснование мнения консультантов.

Методологические основы формирования в бухгалтерском учете информации об основных средствах, нематериальных активах, материальных запасах, недвижимости, временно неиспользуемой в основной деятельности, (далее по тексту - имущество) установлены в Приложении 10 к Положению № 302-П (далее по тексту - Приложение 10) (пункт 1.1 Приложения 10).

Согласно пункту 1.2 Приложения 10 «Бухгалтерский учет имущества должен обеспечить:

правильное оформление документов и своевременное отражение поступления, внутреннего перемещения, выбытия имущества;

достоверное определение первоначальной стоимости имущества с учетом всех затрат, связанных с сооружением (строительством), созданием (изготовлением), приобретением и другими поступлениями имущества;

полное отражение затрат по изменению первоначальной стоимости имущества при достройке, дооборудовании, модернизации, реконструкции, техническом перевооружении, частичной ликвидации;

контроль за сохранностью имущества, принятого к бухгалтерскому учету;

определение фактических затрат, связанных с содержанием имущества;

достоверное определение результатов от реализации и прочего выбытия имущества;

получение информации об имуществе, необходимой для раскрытия в бухгалтерской отчетности».

Для выполнения указанных выше задач кредитной организацией должны быть разработаны рациональные системы документооборота, определены лица, ответственные за сохранность имущества. Об этом говорится в пункте 1.3 Приложения 10.

Имущество принимается к бухгалтерскому учету при его сооружении (строительстве), создании (изготовлении), приобретении (в том числе по договору отступного), получении от учредителей (участников) в счет вкладов в уставный капитал, получении по договору дарения, иных случаях безвозмездного получения и других поступлениях (пункт 1.5 Приложения 10).

В целях Приложения 10 основными средствами, учитываемыми на балансовом счете 60401 «Основные средства (кроме земли)», признается часть имущества со сроком полезного использования, превышающим 12 месяцев, используемого в качестве средств труда для оказания услуг, управления кредитной организацией, а также в случаях, предусмотренных санитарно-гигиеническими, технико-эксплуатационными и другими специальными техническими нормами и требованиями (пункт 2.1 Приложения 10).

Лимит стоимости предметов для принятия к бухгалтерскому учету в составе основных средств, с учетом положений, установленных законодательством РФ, устанавливает руководитель кредитной организации (пункт 2.3 Приложения10).

Затраты на приобретение основных средств являются затратами капитального характера и учитываются отдельно от текущих затрат кредитной организации, на балансовых счетах 60701 «Вложения в сооружение (строительство), создание (изготовление) и приобретение основных средств и нематериальных активов» или 60702 «Оборудование к установке» до ввода в эксплуатацию (доведения до пригодности к использованию) (пункт 3.1, подпункты 3.1.1, 3.1.2 пункта 3.1 Приложения 10).

Таким образом, любое приобретенное основное средство, в том числе автотранспортное средство, предназначенное для использования в хозяйственной деятельности Банка, может быть учтено на балансовом счете 60401 «Основные средства» только после ввода его в эксплуатацию, что, в свою очередь, возможно только после доведения его до состояния, в котором оно пригодно к эксплуатации.

Согласно пункту 3 статьи 15 Закона № 196-ФЗ допуск транспортных средств, предназначенных для участия в дорожном движении на территории РФ, осуществляется путем регистрации транспортных средств и выдачи соответствующих документов.

Об обязанности собственника транспортных средств либо лица, от имени собственника владеющего, пользующегося или распоряжающегося на законных основаниях транспортными средствами в установленном порядке[1] зарегистрировать их или изменить регистрационные данные в Государственной инспекции в течение 5 суток после приобретения, таможенного оформления, снятия с учета транспортных средств, замены номерных агрегатов или возникновения иных обстоятельств, потребовавших изменения регистрационных данных, говорится с пункте 3 Постановления № 938.

Регистрация транспортных средств, принадлежащих юридическим или физическим лицам, изменение регистрационных данных, связанное с заменой номерных агрегатов транспортных средств, производятся на основании паспортов[2] соответствующих транспортных средств, а также заключенных в установленном порядке договоров или иных документов, удостоверяющих право собственности на транспортные средства и подтверждающих возможность допуска их к эксплуатации на территории РФ (пункт 4 Постановления № 938).

Иными словами, автотранспортное средство может эксплуатироваться после ввода его в эксплуатацию, который, в свою очередь, осуществляется после государственной регистрации автотранспортного средства в установленном порядке.

Иные ограничения в использовании приобретенного автотранспорта отсутствуют. Ни законодательные, ни нормативные акты не ставят возможность эксплуатации транспортных средств хозяйствующими субъектами в зависимость от наличия у них такого структурного подразделения как «автохозяйство».

В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Закона № 129-ФЗ все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Закона № 129-ФЗ.

Статьей 313 НК РФ определено, что налоговый учет - это система обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным настоящим Кодексом. В случае, если в регистрах бухгалтерского учета содержится недостаточно информации для определения налоговой базы в соответствии с требованиями настоящей главы, налогоплательщик вправе самостоятельно дополнять применяемые регистры бухгалтерского учета дополнительными реквизитами, формируя тем самым регистры налогового учета, либо вести самостоятельные регистры налогового учета.

Кроме того, согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ в целях налогообложения прибыли налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 НК РФ). Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком, при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Следовательно, и для бухгалтерского и для налогового учета важно наличие первичного документа, составленного по унифицированной форме или по форме, разработанной хозяйствующим субъектом.

Если форма конкретного первичного документа предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, то для того чтобы этот документ был принят к учету в качестве документа, подтверждающего совершение определенной хозяйственной операции, он должен быть составлен по форме, содержащейся в указанных альбомах.

Так, например, Постановлением Госкомстата России № 78 утвержден путевой лист легкового автомобиля (форма № 3), который в соответствии с пунктом 2 настоящего Постановления:

является первичным учетным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителям;

выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом;

действителен только на один день или смену;

выдается на более длительный срок только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены);

должен содержать в обязательном порядке порядковый номер, дату выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.

Таким образом, Банк, как и каждая любая организация, использующая в своей деятельности легковой автомобильный транспорт, обязан правильно и полно оформлять путевые листы легкового автомобиля, содержащие необходимую информацию об использовании легкового автомобиля, в частности информацию о расходе горюче-смазочных материалов.

Неправильное или неполное заполнение всех реквизитов (расход горючего исходя из марки горючего, нормы расходования и фактический расход) утвержденной в установленном порядке формы первичной учетной документации (в данном случае - путевого листа легкового автомобиля) может привести к искажению необходимой для бухгалтерского и налогового учета информации об основных показателях работы автомобильного транспорта, который используется организацией при осуществлении деятельности, в том числе о расходовании топлива и горюче-смазочных материалов (далее по тексту - ГСМ) в производственных целях.

Основными показателями для определения количества израсходованных топлива и ГСМ, стоимость которых подлежит учету в целях бухгалтерского и налогового учета прибыли, являются:

- реальная протяженность маршрута за рабочий день или смену водителя;

- фактический пробег автомобиля согласно данным спидометра за рабочий день или смену;

- фактический расход топлива (бензина) на 100 км за рабочий день или смену;

- нормы потребления топлива (бензина) на 100 км исходя из утвержденных норм Минтранса или технических характеристик конкретного автомобиля (в соответствии с технической документацией автомобиля).

Следовательно, расходы и в бухгалтерском и в налоговом учете могут быть учтены на основе документов, содержащих данные о фактическом пробеге, фактическом расходе топлива (бензина), а также подтверждающих производственный характер маршрута следования автотранспорта. Таким документом, наиболее полно отражающим указанные данные, является путевой лист автомобиля.

Как отмечено выше, унифицированная форма путевого листа утверждена Постановлением Госкомстата России № 78. Однако, для организаций, не относящихся к категории автотранспортных предприятий, допускается использование самостоятельно разработанных форм путевых листов, содержащих обязательные реквизиты, указанные в разделе II обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России № 152 (Письма УФНС России по г. Москве от 25.07.2005г. № 20-12/53147, Минфина РФ от 25.08.2009г. № 03-03-06/2/161). В любом случае в путевом листе должны быть указаны фамилия, имя, отчество водителя, дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя, а также дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда и заезда автомобиля на место его постоянной стоянки.

Таким образом, по мнению консультантов, вполне достаточно внутренним нормативным актом (положением, приказом, распоряжением и т.п.) установить нормы расхода горюче-смазочных материалов, порядок списания их сверхнормативного расхода, закрепить за определенным должностным лицом (определенными должностными лицами) обязанности по контролю за сохранностью автотранспортного средства, определению затрат, связанных с содержанием имущества, а также оформлению первичных документов, необходимых для бухгалтерского и налогового учета, и передаче их в соответствующие структурные подразделения (соответствующим сотрудникам).

Документы и литература.

НК РФ - Налоговый кодекс Российской Федерации (ч.I) от 31.07.1998г. № 146-ФЗ и (ч.II) от 05.08.2000г. № 117-ФЗ;
Закон № 129-ФЗ - Федеральный закон от 21.11.1996г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
Закон № 196-ФЗ - Федеральный закон Российской Федерации от 10.12.1995г. № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»;
Постановление № 938 - Постановление Правительства Российской Федерации от 12.08.1994г. № 938 «О государственной регистрации автомототранспортных средств и других видов самоходной техники на территории Российской Федерации»;
Постановление Госкомстата России № 78 - Постановление Госкомстата России от 28.11.1997г. № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте»;
Приказ МВД РФ № 1001 - Приказ Министерства внутренних дел Российской Федерации от 24.11.2008г. № 1001 «О порядке регистрации транспортных средств»;
Приказ Минтранса РФ № 152 - Приказ Минтранса Российской Федерации от 18.09.2008г. № 152.

[1] Порядок регистрации транспортных средств утвержден Приказом МВД РФ № 1001.

[2] Толкование понятия «паспорт транспортного средства» (далее по тексту - ПТС) приведено в Правилах по проведению работ в системе сертификации механических транспортных средств и прицепов, утвержденных Постановлением Госстандарта России от 01.04.1998г. № 19: «\"паспорт транспортного средства\"[2] (Постановление Совета Министров - Правительства Российской Федерации от 18 мая 1993 г. N 477… ) - документ, действующий на территории Российской Федерации для регистрации и допуска транспортных средств к эксплуатации, а также в целях борьбы с их хищениями, обеспечения защиты прав потребителей».

В пункте 1 Положения о ПТС также указано, что «Паспорта транспортных средств и паспорта шасси транспортных средств предназначены для упорядочения допуска транспортных средств к участию в дорожном движении, усиления борьбы с их хищениями и другими правонарушениями на автомобильном транспорте, а также повышения эффективности контроля за уплатой таможенных платежей при ввозе транспортных средств и шасси транспортных средств в Российскую Федерацию».

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_banki

Назад в раздел