Главная / Консультации / Банковский аудит / Департамент банковского аудита о правомерности выдачи денежных средств под отчет
Департамент банковского аудита о правомерности выдачи денежных средств под отчет
Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_banki
30.07.2012
Вопрос
Подотчетное лицо получает денежные средства из кассы либо путем безналичного перечисления денежных средств на текущий счет с дальнейшим снятием этих средств на различные нужды: хозяйственные расходы, командировочные расходы и т.д.
На практике очень часто возникают ситуации, когда подотчетное лицо экстренно убывает в командировку и не успевает отчитаться за ранее полученные денежные средства под отчет на хозяйственные расходы. Ему выдается новая сумма под отчет на командировочные расходы.
Согласно пункту 4.4. Положения № 373-П выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.
В соответствии с требованиями Положения № 302-П в аналитическом учете по счетам учета расчетов с подотчетными лицами (балансовые счета 60307/60308 «Расчеты с работниками по подотчетным суммам») ведутся лицевые счета, открываемые каждому работнику, получающему денежные средства под отчет, и по целевому назначению подотчетных сумм.
Необходимо ли Банку открыть отдельные лицевые счета в соответствии с требованиями Положения ЦБ № 302-П одному сотруднику в разрезе расходов по целевому назначению (отдельный лицевой счет на хозяйственные расходы и отдельный лицевой счет на командировочные расходы).
Будут ли при этом нарушены требования Положения № 373-П в случае, если имеется задолженность подотчетного лица по сумме, выданной на хозяйственные расходы при выдаче новой суммы на командировочные расходы при учете данных сумм на разных лицевых счетах?
Подотчетное лицо получает денежные средства из кассы либо путем безналичного перечисления денежных средств на текущий счет с дальнейшим снятием этих средств на различные нужды: хозяйственные расходы, командировочные расходы и т.д.
На практике очень часто возникают ситуации, когда подотчетное лицо экстренно убывает в командировку и не успевает отчитаться за ранее полученные денежные средства под отчет на хозяйственные расходы. Ему выдается новая сумма под отчет на командировочные расходы.
Согласно пункту 4.4. Положения № 373-П выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.
В соответствии с требованиями Положения № 302-П в аналитическом учете по счетам учета расчетов с подотчетными лицами (балансовые счета 60307/60308 «Расчеты с работниками по подотчетным суммам») ведутся лицевые счета, открываемые каждому работнику, получающему денежные средства под отчет, и по целевому назначению подотчетных сумм.
Необходимо ли Банку открыть отдельные лицевые счета в соответствии с требованиями Положения ЦБ № 302-П одному сотруднику в разрезе расходов по целевому назначению (отдельный лицевой счет на хозяйственные расходы и отдельный лицевой счет на командировочные расходы).
Будут ли при этом нарушены требования Положения № 373-П в случае, если имеется задолженность подотчетного лица по сумме, выданной на хозяйственные расходы при выдаче новой суммы на командировочные расходы при учете данных сумм на разных лицевых счетах?
Ответ
Мнение консультантов.
Как справедливо отмечено в тексте вопроса и вытекает из пункта 6.7 Положения № 302-П, аналитический учет по счетам учета расчетов с подотчетными лицами (балансовые счета 60307/60308 «Расчеты с работниками по подотчетным суммам») ведется на лицевых счетах, открываемых каждому работнику, получающему денежные средства под отчет, и по целевому назначению подотчетных сумм.
Указанная норма позволяет сделать однозначный вывод о том, что принятый Банком порядок аналитического учета по счетам 60307/60308 должен обеспечивать контроль по каждому подотчетному лицу и целевому использованию, а ее дословное прочтение – лицевые счета открываются на каждое подотчетное лицо с учетом целевого назначения подотчетных сумм.
Вместе с тем, на наш взгляд, если Банк сможет обеспечить ведение аналитического учета, обеспечивающего надлежащий контроль за использованием подотчетных сумм на одном лицевом счете с отнесением по соответствующим символам ф. 0409202 «Отчета о наличном денежном обороте» и ф. 0409102 «Отчет о прибылях и убытках кредитной организации» исходя из их целевого назначения, то открытие отдельных лицевых счетов одному подотчетному лицу на хозяйственные и командировочные расходы не обязательно.
В соответствии с пунктом 1.1 Положения № 373-П установленные в нем правила распространяются на юридических лиц, ведущих бухгалтерский учет в соответствии с требованиями, установленными органами, которым предоставлено право регулирования бухгалтерского учета (за исключением Банка России), а также на юридических лиц, перешедших на упрощенную систему налогообложения, на физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица.
По нашему мнению, данная формулировка дает основание сделать вывод о том, что действие Положения № 373-П не распространяется на кредитные организации, поскольку именно они ведут бухгалтерский учет в соответствии с правилами, установленными Банком России (пункт 14 статьи 2 Закона № 86-ФЗ).
Вместе с тем, порядок осуществления кассовых операций по хозяйственной деятельности самих кредитных организаций никакими специальными положениями не урегулирован. Так, Положение № 318-П определяет порядок ведения кассовых операций с валютой РФ в виде банкнот и монеты Банка России при осуществлении банковских операций и других сделок, порядок работы с вызывающими сомнение в платежеспособности денежными знаками Банка России, неплатежеспособными, не имеющими признаков подделки денежными знаками Банка России, денежными знаками Банка России, наличие признаков подделки которых не вызывает сомнения у кассового работника кредитной организации, а также устанавливает правила хранения, перевозки и инкассации наличных денег в кредитных организациях на территории РФ (преамбула к Положению № 318-П). Следовательно, Положение № 318-П фактически определяет порядок проведения клиентских операций и специфических операций, присущих финансовым учреждениям (хранение, инкассация и тому подобное).
На наш взгляд, в силу неурегулированности порядка проведения кассовых операций по хозяйственной деятельности кредитных организаций, соответствующие нормы Положения № 373-П кредитным организациям следует применять на общем основании.
Глава 4 Положения № 373-П устанавливает порядок выдачи наличных денег, в том числе по подотчетным суммам. Так, для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, работнику под отчет оформляется расходный ордер согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные средства, подпись руководителя и дату. Таким образом, Положение № 373-П не содержит оговорки о том, на какой именно срок можно выдать наличные денежные средства под отчет. Определение этого срока находится исключительно в ведении руководителя организации, который обозначает его в собственноручной разрешительной надписи на заявлении работника или ином распорядительном документе.
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.
При этом установлено, что выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег. Следует отметить, что буквально указанное ограничение не ставится в зависимость от учета подотчетных сумм, а подразумевает задолженность в отношении конкретного подотчетного лица.
Если дословно трактовать приведенную формулировку, то можно сделать вывод о том, что при наличии задолженности подотчетного лица, по предыдущей сумме, взятой под отчет, новый аванс не может быть выдан, при этом никакой оговорки на возможное разное целевое использование выданных под отчет сумм в пункте 4.4. Положения № 373-П не содержится.
По нашему мнению, подобная трактовка на практике может привести к блокированию деятельности организации, поскольку данное требование далеко не всегда выполнимо. Целесообразно, на наш взгляд, в своих внутренних документах, касающихся порядка работы с подотчетными лицами (например, в Приказе руководителя), помимо сроков и лимитов, предусмотреть возможность получения аванса на цели, по которым у подотчетного лица отсутствует задолженность. Иными словами, при наличии задолженности подотчетного лица по сумме, выданной на хозяйственные расходы, по нашему мнению, допускается выдача новой суммы на командировочные расходы.
Обращаем внимание, что ответственность за несоблюдение требования выдачи нового аванса сотруднику организации при наличии задолженности этого же лица по ранее полученной под отчет сумме не предусмотрена. Налоговые органы неоднократно пытались применить к подобным нарушениям статью 15.1 КоАП РФ. Вместе с тем, нарушение именно порядка выдачи денежных средств под санкции указанной статьи не подпадает. Этот вывод подтверждает и арбитражная практика (Постановления ФАС Дальневосточного округа от 16.07.2010г. № Ф03-4472/2010 и ФАС Северо-Западного округа от 21.02.2005г. № А56-33543/04).
Документы и литература.
1. КоАП РФ – Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001г. № 195-ФЗ;
2. Закон № 86-ФЗ - Федеральный закон Российской Федерации от 10.07.2002 г. № 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)»;
3. Положение № 302-П – Положение Банка России от 26.03.2007г. № 302-П «О правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации»;
4. Положение № 318-П - Положение Банка России от 24.04.2008г. № 318-П «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации»;
5. Положение № 373-П – Положение Банка России от 12.10.2011г. № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации»;
6. Указание № 2332-У - Указание Банка России от 12.11.2009г. № 2332-У «О перечне, формах и порядке составления и представления форм отчетности кредитных организаций в Центральный банк Российской Федерации».
Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_banki
Назад в раздел