Департамент банковского аудита о правомерности хранения счетов-фактур в электронном виде

Одной из основных обязанностей продавца товаров (работ, услуг) является предъявление суммы налога на добавленную стоимость (далее по тексту - НДС) покупателю (заказчику) дополнительно к цене реализации:

 «При реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав налогоплательщик (налоговый агент, указанный в пунктах 4 и 5 статьи 161 настоящего Кодекса) дополнительно к цене (тарифу) реализуемых товаров (работ, услуг), передаваемых имущественных прав обязан предъявить к оплате покупателю этих товаров (работ, услуг), имущественных прав соответствующую сумму налога» (пункт 1 статьи 168 НК РФ).

Как справедливо указано Банком в тексте вопроса, законодатель (пункт 3 статьи 168 НК РФ) установил обязанность выставления счета-фактуры при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, а также при получении сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав не позднее пяти календарных дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг), со дня передачи имущественных прав или со дня получения сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав.

Кроме того, в силу пункта 3 статьи 169 НК РФ налогоплательщик обязан составить счет-фактуру, вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, если иное не предусмотрено пунктом 4 настоящей статьи.

Согласно абзацу второму пункта 1 статьи 169 НК РФ «Счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронном виде. Счета-фактуры составляются в электронном виде по взаимному согласию[1] сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком».

Формы и правила заполнения счета-фактуры, применяемых при расчетах по НДС, установлены в Приложении № 1 к Постановлению № 1137.

Для счетов-фактур в электронном виде Приказом Минфина РФ № 50н установлен особый порядок их выставления и получения, в котором закреплены процедуры взаимодействия участников электронного документооборота в рамках выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи в соответствии со статьей 169 НК РФ. В пункте 1.2 данного порядка  указано, что в случае выставления счета-фактуры в электронном виде с использованием телекоммуникационных каналов связи основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав сумм НДС к вычету в порядке, предусмотренном Главой 21 НК РФ, является счет-фактура в электронном виде в утвержденном формате[2], подписанный электронной цифровой подписью продавца.

 

Таким образом, в зависимости от выбранного налогоплательщиком способа составления и обмена документами, применяемыми при расчетах по НДС, налогоплательщик,  при составлении счета-фактуры и формировании журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, руководствуется положениями Постановления № 1137 или Приказа № ММВ-7-6/138@ и № ММВ-7-6/36@[3].

По информации, приведенной в тексте вопроса, Банк не рассматривает вопрос о переходе на электронный обмен счетами-фактурами с контрагентами, а составляет и передает покупателям счета-фактуры за оказанные услуги в бумажной форме.

Консультанты предполагают, что в тексте вопроса идет речь о возможности (правомерности) хранения счета-фактуры, составляемого с применением ЭВМ, в операционной системе налогоплательщика, обеспечивающей возможность распечатывания второго экземпляра счета-фактуры при необходимости, в любой момент, а не о составлении счетов-фактур в электронном виде в случае применения электронного документооборота.

В пункте 6 раздела II Приложения 1 к Постановлению № 1137 указано, что первый экземпляр счета-фактуры, составленного на бумажном носителе, выставляется покупателю, второй экземпляр остается у продавца. Из приведенной формулировки правомерным, на наш взгляд, является вывод о том, что счет-фактура  в бумажной форме составляется в двух экземплярах.

Вместе с тем, порядок хранения налогоплательщиком НДС выставленных им счетов-фактур в отношении вида и места хранения в настоящее время не установлен. Действующие в настоящее время законодательные и нормативные акты не содержат прямого запрета на хранение счета-фактуры, составляемого с применением ЭВМ, в операционной системе налогоплательщика, обеспечивающей возможность распечатывания второго экземпляра счета-фактуры при необходимости, в любой момент.

Пунктом 1 раздела 1 «Ведение журналов учета полученных и выставленных  счетов-фактур» Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость счетов-фактур, утвержденных Постановлением № 914 и действовавших до вступления в силу Постановления № 1137, было установлено, что «…продавцы ведут журнал учета выставленных покупателям счетов-фактур, в которых хранятся их вторые экземпляры». Иными словами, в формализованном виде журнал учета ранее представлял собой фактически учетный журнал, содержащий выдаваемые и получаемые  счета-фактуры, которые хранятся раздельно в течение определенного срока с даты их выдачи и получения. На указанную норму ссылаются и специалисты Минфина РФ в своем Письме от 21.11.2011г. № 03-07-05/38.

Однако, в Постановлении № 1137 положение, аналогичное установленному в пункте 1 раздела 1 «Ведение журналов учета полученных и выставленных  счетов-фактур» Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением № 914, отсутствует. Из буквального прочтения норм Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур следует, что после вступления в силу Постановлении № 1137 журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур ведется по определенной форме, в которой регистрируются счета-фактуры.

 

В связи с этим, по нашему мнению, сделать однозначный вывод о правомерности или неправомерности хранения счета-фактуры, составляемого с применением ЭВМ, в операционной системе налогоплательщика, обеспечивающей возможность распечатывания второго экземпляра счета-фактуры при необходимости, в любой момент, не представляется возможным.

Исходя из указанного выше, консультанты рекомендуют во избежание возможных претензий со стороны сотрудников налоговых органов распечатывать в бумажной форме, оформлять подписями уполномоченных должностных лиц и хранить, так же, как и журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, в течение установленного срока,  вторые экземпляры счетов-фактур, первые экземпляры которых Банком составлены и переданы своим контрагентам в бумажной форме.

 

1.            НК РФ – Налоговый кодекс Российской Федерации (ч.I) от 31.07.1998г. № 146-ФЗ  и (ч.II) от 05.08.2000г. № 117-ФЗ;

2.            Постановление № 1137 - Постановление Правительства Российской Федерации от 26.12.2011г. № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость»;

3.            Постановление № 914 - Постановление Правительства Российской Федерации от 02.12.2000г. № 914 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость»;

4.            Приказ № 50н - Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 25.04.2011г. № 50н «О Порядке  выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи»;

5.            Приказ № ММВ-7-6/36@ - Приказ Федеральной налоговой службы Российской Федерации от 30.01.2012г. № ММВ-7-6/36@ «Об утверждении форматов предоставления документов, используемых при выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи»;

6.             Приказ № ММВ-7-6/138@ - Приказ Федеральной налоговой службы Российской Федерации от 05.03.2012г. № ММВ-7-6/138@ «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж  в электронном виде».