Главная / Консультации / Банковский аудит / Департамент банковского аудита о налоговом учете командировочных расходов

Департамент банковского аудита о налоговом учете командировочных расходов

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_banki

21.05.2010

Вопрос

На основании Приказа сотрудник Банка был направлен в командировку на один день. По возвращении из командировки им предоставлены в бухгалтерию первичные документы (ж/д билеты – дата отправления 28 апреля, дата прибытия 30 апреля).
Правомерно ли Банк отнесет на расходы, уменьшающие налоговую базу, суточные и затраты по возмещению сотруднику стоимости железнодорожных билетов приобретенных за наличный расчет, если согласно Приказу, сотрудник находился в командировке 1 день, а согласно первичным документам (ж/д билеты) – 3 дня.

Ответ

Мнение консультантов.

Банк вправе отнести на расходы, уменьшающие налоговую базу по налогу на прибыль, затраты по возмещению сотруднику:

стоимости проезда (железнодорожных билетов, приобретенных командированным сотрудником);
суточные (дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства), за каждый день нахождения в командировке и за дни нахождения в пути, включая выходные и нерабочие праздничные дни.

Консультанты считают, что Банку необходимо отменить приказ (распоряжение) о направлении в командировку в связи с допущенной при оформлении ошибкой и издать новый приказ (распоряжение) с указанием правильного срока командировки.

Обоснование мнения консультантов.

В соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, наем жилого помещения и суточные.

Понятие служебной командировки приведено в статье 166 ТК РФ, согласно которой «Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы». Этой же статьей предусмотрено, что особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации.

Согласно статье 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Обязанность работодателя возмещать работнику, направленному в служебную командировку, расходы по проезду, по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) и иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя, закреплена в статье 168 ТК РФ. При этом, порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (статья 168 ТК РФ).

В целях определения особенностей направления работников в служебные командировки, на основании указанной выше нормы статьи 166 ТК РФ, Постановлением Правительства № 749 утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее по тексту – Положение), на которое Банком приведена ссылка в тексте вопроса.

Банком справедливо отмечено, что в соответствии с пунктом 4 Положения «Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы[1] командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки.

В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем».

Работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (абзац второй пункта 3 Положения).

В первом абзаце упомянутого пункта 4 Положения установлено, что «Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения».

В силу пункта 7 Положения работнику на основании решения работодателя «оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), за исключением случаев, указанных в пункте 15 настоящего Положения».

По указанным в командировочном удостоверении отметкам[2] о датах приезда в пункт назначения и в место постоянной работы определяется фактический срок пребывания в месте командирования.

Пункт 11 Положения, коррелируя с нормами статей 167 и 168 ТК РФ, предусматривает, что «Работникам возмещаются расходы по проезду[3] и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

Размеры расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом».

Кроме того, в абзаце третьем пункта 11 Положения закреплено, что «Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, с учетом положений, предусмотренных пунктом 18 настоящего Положения».

Следовательно, Банк вправе отнести на расходы, уменьшающие налоговую базу по налогу на прибыль, затраты по возмещению сотруднику:

стоимости проезда (железнодорожных билетов, приобретенных командированным сотрудником за наличный расчет), независимо от того, за счет каких средств, полученных под отчет денежных средств, аванса[4], или собственных средств, он оплатил проездные документы (железнодорожные билеты);
суточные (дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства), за каждый день нахождения в командировке и за дни нахождения в пути, включая выходные и нерабочие праздничные дни.

Считаем необходимым отметить, что в указанной в тексте вопроса ситуации, по мнению консультантов, был некорректно оформлен приказ (распоряжение) о направлении в командировку сотрудника на 1 день, так как при этом не было учтено время нахождения в пути.

Консультанты считают, что Банку необходимо отменить указанный приказ (распоряжение) в связи с допущенной при оформлении ошибкой и издать новый приказ (распоряжение) с указанием правильного срока командировки.

Документы и литература.

НК РФ – Налоговый кодекс Российской Федерации (ч.I) от 31.07.98г. № 146-ФЗ и (ч.II) от 05.08.2000г. № 117-ФЗ;
ТК РФ – Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001г. № 197-ФЗ;
Постановление № 749 – Постановление Правительства Российской Федерации от 13.10.2008г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

[1] «В целях настоящего Положения местом постоянной работы следует считать место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым договором (далее - командирующая организация)» (пункт 3 Положения).

[2] Отметки о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении, заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи (пункт 7 Положения).

[3] «Расходы по проезду к месту командировки на территории Российской Федерации и обратно к месту постоянной работы и по проезду из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей» (пункт 12 Положения).

[4] «Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные)» (пункт 10 Положения).

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_banki