Департамент банковского аудита к вопросу об оформлении и оплате загранкомандировок.

Мнение аудитора.

1. По нашему мнению, Банк вправе не оформлять командировочное удостоверение при командировании сотрудника за рубеж, если это предусмотрено внутренними регламентами Банка.

2. При исчислении сроков нахождения сотрудников, направленных в командировку за пределы РФ, по нашему мнению, вправе использовать отметки о пересечении границы, проставленные в загранпаспорте.

Обращаем внимание Банка, что если поездка в командировку перерастает в очередной отпуск сотрудника, то, соответственно, отметки в паспорте о пересечении границы РФ не дают достоверной информации о времени фактического нахождения в командировке. По нашему мнению, в такой ситуации целесообразно использовать для определения срока нахождения в командировке иные документы, которые должны быть предусмотрены во внутреннем регламенте Банка.

Обоснование мнения аудитора. 

Пунктом 1 статьи 9 Закона № 129-ФЗ установлено, что все совершаемые организацией операции должны оформляться оправдательными документами, которые в дальнейшем являются основанием для отражения операций в бухгалтерском учете. Первичные документы должны быть составлены в форме, установленной в альбомах унифицированных форм, при отсутствии унифицированной формы – самостоятельно разрабатываются организацией с указанием всех необходимых реквизитов (пункт 2 статьи 9 Закона № 129-ФЗ). 

Служебная командировка – поездка работника организации по распоряжению руководителя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (статья 166 ТК РФ). Логично предположить, что первым документом в процессе оформления командировки является приказ (распоряжение) руководителя о направлении сотрудника в командировку.

Перечень первичной учетной документации по учету труда и его оплаты установлен Постановлением № 1. Утвержденные указанным Постановлением унифицированные формы применяются организациями всех правовых форм, за исключением бюджетных (пункт 2 Постановления № 1). Постановлением № 1 утверждены унифицированные формы приказа (распоряжения) о направлении работников в командировку и командировочного удостоверения, а также служебного задания для направления в командировку и отчет о его выполнении.

Расходами в целях главы 25 НК РФ признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты понесенные налогоплательщиком. Под документально подтвержденными НК РФ предписывает понимать затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. По нашему мнению, такая расшифровка понятия «документально подтвержденные» позволяет при подтверждении расходов на командировки для целей налогового учета ограничиться только приказом (распоряжением) о направлении сотрудника в командировку, обязанность налогоплательщика в качестве документального подтверждения произведенных расходов, связанных с командировками НК РФ не устанавливает.

По нашему мнению, оформление командировочных удостоверений может быть признано организацией для обязательного заполнения только в целях бухгалтерского учета оплаты труда, но не обязательно для подтверждения расходов по командированию сотрудников. На практике организации, командирующие работников за пределы РФ (за исключением стран СНГ), сталкиваются с проблемой проставления отметок на оборотной стороне командировочного удостоверения о прибытии/выбытии на место командирования, т.к. оформление такого документа обычаями делового оборота иностранных государств не принято. Следствием является предоставление в бухгалтерскую службу командировочного удостоверения без отметок и такой документ не может быть принят в качестве оправдательного.

Выражая свое мнение по вопросу оформления распорядительных и оправдательных документов при направлении сотрудников организаций в загранкомандировки, Минфин в течение последних лет поменял свою позицию, причем, при отсутствии изменений в законодательстве по рассматриваемому вопросу. Так, в Письме № 16-00-16/158 Минфин выразил мнение о том, что перечень документов, которые для конкретной организации будут являться основанием для направления работников в командировку, может быть установлен во внутреннем распорядительном документе, например, в приказе. В указанном Письме Минфин делает вывод о том, что оформление двух документов (приказа о направлении в командировку и командировочного удостоверения) по одному факту хозяйственной деятельности нецелесообразно. Аналогичное мнение финансовое ведомство высказало в Письме № 03-03-04/1/442. Обращаем внимание, что в указанных документах финансового ведомства не конкретизируется о каких командировках идет речь – в пределах РФ или за пределы РФ, что позволяет сделать вывод о том, что их требования распространяются на все служебные командировки.

Однако, в Письме № 03-03-04/1/469 Минфин уже высказывается о необходимости оформления командировочного удостоверения по форме, установленной Постановлением № 1. Причем, речь в Письме идет именно о командировках за пределы РФ. Такой же позиции придерживается и налоговое ведомство (Письмо № 20-12/43886). Более того, налоговики хотят видеть в качестве подтверждающих документов приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку, командировочное удостоверение, а также и служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении, т.е. все формы первичной учетной документации по командированию работников. Обращаем внимание, что в указанном Письме налогового ведомства речь также идет о загранкомандировках.

Мнение Минфина, выраженное в письме № 03-03-04/1/469 и налогового ведомства - Письмо № 20-12/43886, высказано уже после вступления в силу изменений, внесенных в НК РФ Законом № 58-ФЗ, конкретизирующих понятие «документально подтвержденные расходы». Именно Законом № 58-ФЗ внесена поправка, позволяющая в качестве документального подтверждения использовать документы, косвенно подтверждающие произведенные расходы, в том числе и приказ о командировке.

Таким образом, налицо неоднозначность толкования норм налогового законодательства фискальными органами. По нашему мнению, в сложившейся ситуации целесообразно закрепить в учетной политике Банка перечень документов, которые принимаются в качестве оправдательных, подтверждающих произведенные расходы по командированию сотрудников, как на территории РФ, так и за ее пределы.

Обращаем внимание Банка, что в силу норм подпункта 3 пункта 1 и пункта 2 статьи 111 НК РФ налогоплательщик не подлежит ответственности за совершение налогового правонарушения, если это правонарушение явилось следствием выполнения налогоплательщиком письменных разъяснений по вопросам применения законодательства о налогах и сборах, данных финансовым органом или другим уполномоченным государственным органом или их должностными лицами в пределах их компетенции.

В настоящее время порядок определения сроков пребывания работников в загранкомандировках нормативными актами не установлен, за исключением организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета.

Свою позицию по данному вопросу финансовое ведомство высказало в Письме № 03-03-04/1-469. Минфин в сложившейся ситуации предлагает руководствоваться нормами Постановления № 812, время фактического пребывания сотрудника в загранкомандировке следует определять по отметкам в паспорте о пересечении государственной границы РФ.

Документы и литература.

1. НК РФ – Налоговый кодекс Российской Федерации (ч.I) от 31.07.98г. № 146-ФЗ и (ч.II) от 05.08.2000г. № 117-ФЗ;

2. ТК РФ – Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001г. № 197-ФЗ;

3. Закон № 129-ФЗ – Федеральный закон от 21.11.96г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»;

4. Закон № 58-ФЗ – Федеральный закон от 06.06.2005г. № 58-ФЗ «О внесении изменений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие законодательные акты Российской Федерации о налогах и сборах»;

5. Постановление № 812 – Постановление Правительства РФ от 26.12.2005г. № 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»;

6. Постановление № 1 – Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;

7. Письмо 16-00-16/158 – Письмо Минфина РФ от 06.12.2002г. № 16-22-16/158; 

8. Письмо № 03-03-04/1/442 – Письмо Минфина РФ от 26.12.2005г. № 03-03-04/1/442;

9. Письмо № 03-03-04/1-469 – Письмо Минфина РФ от 17.05.2006г. № 03-03-04/1/469; 

10. Письмо № 20-12/43886 – Письмо УФНС по г. Москве от 19.05.2006г. № 20-12/43886.

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_banki