Департамент банковского аудита по вопросу о правомерности предоставления денежных средств под отчет посредством их перечисления на банковские карты сотрудников

Мнение консультантов.

1. Законодательством Российской Федерации и нормативными актами Банка России не установлен запрет на предоставление авансов под отчет работникам посредством перечисления денежных средств на их банковские карты, независимо от целевого назначения подотчетных сумм.

2. Банк вправе отразить перечисление денежных средств под отчет прямой бухгалтерской записью в корреспонденции с балансовым счетом 40817 «Физические лица».

Обоснование мнения консультантов.

В настоящее время в законодательных и нормативных актах перечень допустимых способов выдачи денежных средств под отчет не определен. Выдача денежных средств под отчет упоминается в Положении № 266-П, в Указании № 3210-У[1]. Положение № 266-П устанавливает особенности осуществления кредитными организациями операций с платежными картами. Согласно пункту 2.3 Положения № 266-П физическое лицо вправе осуществлять с использованием банковской карты следующие операции:

§ получение наличных денежных средств в валюте Российской Федерации или иностранной валюте на территории Российской Федерации;

§ получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории Российской Федерации;

§ оплату товаров (работ, услуг, результатов интеллектуальной деятельности) в валюте Российской Федерации на территории Российской Федерации, а также в иностранной валюте - за пределами территории Российской Федерации;

§ иные операции в валюте Российской Федерации, в отношении которых законодательством Российской Федерации не установлен запрет (ограничение) на их совершение;

§ иные операции в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства Российской Федерации.

Кроме того, на основании пункта 2.5 Положения № 266-П клиент - юридическое лицо, индивидуальный предприниматель вправе снимать наличные денежные средства с банковской карты и оплачивать этой картой расходы, связанные с деятельностью юридического лица, индивидуального предпринимателя, в том числе оплачивать командировочные и представительские расходы.

Действующее законодательство не устанавливает запретов или ограничений на выплату подотчетных сумм на банковскую карту работника при условии закрепления такого способа выплаты в коллективном договоре или локальном нормативном акте.

Таким образом, выдача подотчетных сумм независимо от их целевого назначения путем перечисления денежных средств на банковскую карту работника не противоречит действующему законодательству, а также нормативным актам Банка России, в том числе Положению № 383-П.

Пунктом 4 статьи 8 Закона № 402-ФЗ установлено, что в случае, если в отношении конкретного объекта бухгалтерского учета федеральными стандартами не установлен способ ведения бухгалтерского учета, такой способ самостоятельно разрабатывается исходя из требований, установленных законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, федеральными и (или) отраслевыми стандартами.

Во исполнение пункта 1.3 Части I Положения № 385-П кредитная организация разрабатывает и утверждает учетную политику, содержащую в том числе порядок проведения отдельных учетных операций, не противоречащих законодательству Российской Федерации, а также нормативным актам Банка России.

Вывод о том, что выдача подотчетных денежных средств путем их перечисления на банковскую карту не противоречит действующему законодательству, согласуется с рекомендациями Минфина РФ (изложены в Письмах Минфина РФ от 25.08.2014г. № 03-11-11/42288, от 05.10.2012г. № 14-03-03/728) перечислять подотчетные суммы на зарплатные карты работников при соблюдении следующих условий:

§ закрепление порядка безналичного перечисления подотчетных сумм в учетной политике;

§ отражение такой формы выдачи подотчетных сумм в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте.

В совместном Письме Минфина РФ и Казначейства России от 10.09.2013г. № 02-03-10/37209/№ 42-7.4-05/5.2-554, со ссылкой на нормы Положения № 266-П содержатся аналогичные рекомендации, которые дополнительно аргументированы тем, что выдача подотчетных денежных средств в безналичном порядке позволяет минимизировать оборот наличных денежных средств.

Следует отметить, что несколько лет назад Банк России в Письме от 18.12.2006г. № 36-3/2408 на запрос Ассоциации российских банков указал, что нормативными актами Банка России не предусмотрена выдача денежных средств организацией под отчет своим работникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации. Кроме того, в этом Письме обращалось внимание, что согласно пунктам 10, 11 Порядка № 40 выдача организациями наличных денег под отчет своим работникам для совершения указанных расходов производится наличными деньгами.

Однако, в отношении справедливости изложенного в Письме от 18.12.2006г. № 36-3/2408 разъяснения и его актуальности на текущий момент можно привести следующие возражения:

§ нормативные акты Банка России действительно не предусматривают выдачу денежных средств организацией под отчет своим работникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета, равно как не содержат и запрета на совершение таких операций;

§ Положение № 266-П уже в первоначальной редакции от 10.04.2005г. прямо предусматривало возможность выдачи организацией денежных средств под отчет своим работникам путем их безналичного перечисления на корпоративную карту;

§ выводы, к которым пришли авторы Письма, основываются на анализе норм Порядка № 40, в задачи которого не входило установление способов и правил выдачи денежных средств работникам под отчет.

В более позднем Письме от 24.12.2008г. № 14-27/513 специалисты Банка России указывают на отсутствие в банковском законодательстве ограничений на осуществление физическими лицами операций с банковскими картами, за исключением ограничений, предусмотренных законодательством Российской Федерации. Аналогичное разъяснение было приведено в Письме Банка России от 23.07.2009г. № 29-1-1-7/4625.

Как отмечено нами ранее, законодательством Российской Федерации не установлены запреты (ограничения) на осуществление выдачи подотчетных сумм посредством перечисления на банковскую карту работника, независимо от целевого назначения подотчетных сумм.

Бухгалтерский учет расчетов с работниками по денежным средствам, выдаваемым под отчет, осуществляется в соответствии с пунктом 6.7 Части II Положения № 385-П на балансовых счетах второго порядка 60307 и 60308 «Расчеты с работниками по подотчетным суммам».

По дебету счета 60308 учитываются суммы выдаваемых под отчет денежных средств в корреспонденции со счетами по учету кассы, а также суммы денежных средств, переведенные работнику, находящемуся в связи со служебной необходимостью вне кредитной организации, в корреспонденции со счетами по учету незавершенных расчетов с операторами услуг платежной инфраструктуры и операторами по переводу денежных средств; суммы недостач денежных средств и других материальных ценностей, возникших в результате кассовых просчетов, хищений и других злоупотреблений, допущенных работниками кредитной организации, в корреспонденции с соответствующими счетами.

С учетом изложенного, консультанты полагают, что Банк вправе отражать перечисление выдаваемых под отчет денежных средств напрямую в корреспонденции с балансовым счетом 40817, так как данная операция является отражением факта хозяйственной деятельности Банка и не требует использования дополнительных счетов незавершенных расчетов. Учитывая, что характеристика счетов, приведенная в Положении № 385-П, не имеет своей целью установить исчерпывающий перечень корреспонденции счетов, Банк вправе самостоятельно принять решение об отражении в бухгалтерском учете расчетов с работниками по денежным средствам, выдаваемым под отчет.

По нашему мнению, указанная в характеристике балансового счета 60308 корреспонденция со счетами по учету незавершенных расчетов с операторами услуг платежной инфраструктуры и операторами по переводу денежных средств имеет место в случае невозможности перечисления средств под отчет сотруднику на лицевой счет, открытый в Банке.

Как было уже отмечено выше, способы расчетов с сотрудниками по подотчетным суммам, применяемые в Банке, должны быть закреплены в учетной политике или ином локальном нормативном акте.

Документы и литература.

1. Закон № 402-ФЗ – Федеральный закон Российской Федерации от 06.12.2011г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;

2. Положение № 266-П – Положение Банка России от 24.12.2004г. № 266-П «Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт»;

3. Положение № 383-П – Положение Банка России от 19.06.2012г. № 383-П «О правилах осуществления перевода денежных средств»;

4. Положение № 385-П – Положение Банка России от 16.07.2012г. № 385-П «О правилах ведения бухгалтерского учёта в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации»;

5. Указание № 3210-У – Указание Банка России от 11.03.2014г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»;

6. Порядок № 40 – Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный Решением Совета Директоров Банка России 22.09.1993г. № 40 (документ утратил силу с 01.01.2012г.).

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_banki