Департамент банковского аудита об отражении в налоговом учете затрат на горюче-смазочные материалы

В соответствии с пунктом 1 статьи 252 НК РФ в целях налогообложения прибыли российских организаций налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных им расходов, под которыми признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, убытки) осуществленные (понесенные) налогоплательщиками (за исключением расходов, указанных в статье 270 НК РФ).

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

- по стоимости единицы запасов;

- по средней стоимости;

- по стоимости первых по времени приобретений (ФИФО);

- по стоимости последних по времени приобретений (ЛИФО).

В тексте вопроса указано, что бензин был приобретен в выходной день, но отсутствует уточнение о том, когда этот бензин был израсходован. По нашему мнению, для признания расхода на ГСМ в налоговом учете важен именно факт расходования бензина на производственные цели, а не то, когда этот бензин был приобретен. Если в соответствии с применяемой методикой определения стоимости использованных материалов бензин, приобретенный в выходной день, был использован в производственных целях, то, на наш взгляд, соответствующие затраты подлежат учету при исчислении налога на прибыль в общеустановленном порядке.

Мнение консультантов подтверждается позицией, изложенной в Письме УФНС РФ по г. Москве от 03.11.2009г. № 16-15/115253. Отвечая на вопрос о порядке обложения налогом на прибыль расходов на приобретение ГСМ по транспортной карте, специалисты налогового ведомства обратили внимание налогоплательщиков, что «затраты на приобретение бензина по топливным картам не признаются для целей налогового учета в полном размере ни в момент уплаты суммы авансовых платежей в счет предстоящей поставки бензина (приобретение карты), ни в момент отгрузки бензина покупателю в топливный бак и списания с топливных карт количества и стоимости проданного бензина. Это связано с тем, что заправка бензина в автомобильный бак на основании чека терминала АЗС только подтверждает факт приобретения материальных ценностей в виде бензина, но не подтверждает факт использования бензина для определенного автомобиля».

Факт использования бензина для производственных целей, по нашему мнению, может быть подтвержден документом, в соответствии с которым бензин был израсходован в то время, когда автомобиль использовался в указанных целях.

- налогоплательщики исчисляют налоговую базу по итогам каждого отчетного (налогового) периода на основе данных налогового учета, который представляет собой систему обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным НК РФ;

- система налогового учета организуется налогоплательщиком самостоятельно;

- порядок ведения налогового учета устанавливается налогоплательщиком в учетной политике для целей налогообложения, утверждаемой соответствующим приказом (распоряжением) руководителя, причем налоговые и иные органы не вправе устанавливать для налогоплательщиков обязательные формы документов налогового учета;

- подтверждением данных налогового учета являются первичные учетные документы (включая справку бухгалтера), аналитические регистры налогового учета и расчет налоговой базы.

В соответствии со статьей 32 Закон № 402-ФЗ вступил в силу с 01.01.2013г. Как разъяснено специалистами финансового ведомства в Информации № ПЗ-10/2012, с этой даты формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Таким образом, в настоящее время в законодательстве отсутствуют требования, в соответствии с которыми Банк для подтверждения расходов на ГСМ обязан применять какие-либо конкретные формы документов. Банк вправе использовать самостоятельно разработанные формы, предусмотрев их в учетной политике.

Вместе с тем, представляется, что такие документы должны содержать следующую информацию:

а) для подтверждения факта расходования бензина на производственные цели

- об автомобиле;

- о сотруднике, совершающем поездку;

- о дате, времени, маршруте и цели осуществления поездки;

б) для подтверждения стоимости израсходованного бензина

– данные, позволяющие определить фактический расход ГСМ;

- данные, позволяющие определить расход ГСМ по норме;

- расчеты стоимости фактически израсходованного бензина и расхода по норме с применением выбранного метода (см. пункт 8 статьи 254 НК РФ).

НК РФ не предусмотрено ограничений по учету расходов на ГСМ при исчислении налога на прибыль организаций, поэтому Банк вправе самостоятельно установить нормы их расхода. Вместе с тем, согласно позиции Минфина РФ, изложенной в Письмах от 10.06.2011г. № 03-03-06/4/67, от 03.09.2010г. № 03-03-06/2/57, при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля необходимо учитывать Методические рекомендации, введенные в действие Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008г. № АМ-23-р. И только в отношении автомобилей, для которых нормы расхода топлива и смазочных материалов не утверждены, при определении норм расхода топлива организации следует руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля.

Таким образом, по нашему мнению, будет достаточным, если Банк утвердит нормы расхода топлива, методы списания бензина, форму применяемого путевого листа или иного документа, форму расчета стоимости израсходованного бензина, периодичность предоставления соответствующими сотрудниками оформленных путевых листов, чеков АЗС на приобретение бензина уполномоченным сотрудникам бухгалтерии.

1.                      НК РФ – Налоговый кодекс Российской Федерации (ч.I) от 31.07.1998г. № 146-ФЗ  и (ч.II) от 05.08.2000г. № 117-ФЗ;

2.                      ТК РФ – Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001г. № 197-ФЗ;

3.                      Закон № 402-ФЗ – Федеральный закон Российской Федерации от 06.12.2011г. №  402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;

4.                      Методические рекомендации – Методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенные в действие Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008г. № АМ-23-р;

5.                      Информация № ПЗ-10/2012 - Информация Минфина Российской Федерации  № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

---