Департамент банковского аудита о порядке формирования кассовых документов дня

Мнение консультантов.

Платежно-расчетная ведомость прикладывается в кассовые документы за тот день, в который выплаты по ней завершены, невыплаченные сотрудникам суммы депонированы, а остаток наличных денег сдан заведующему кассой по приходному кассовому ордеру вместе с расчетно-платежной ведомостью.

Расчетно-платежная ведомость не является кассовым документом.

Обоснование мнения консультантов.

Кредитные организации совершают операции с денежной наличностью и осуществляют их бухгалтерский учет в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также с нормативными актами Банка России, которые регламентируют общий порядок использования наличных денежных средств, ведения кассовых операций. Об этом сказано в абзаце третьем пункта 2.1 Части II Положения № 385-П.

В соответствии с пунктом 1.13 Положения № 318-П кредитные организации применяют формы документов, установленные настоящим Положением.

Положение № 318-П не содержит, как такового, списка наименований форм документов, которые относятся к категории кассовых документов, но, например, в Приложении 21 к Положению № 318-П, в котором приведен образец текста для дела (сшива) с кассовыми документами (код формы документа по ОКУД - 0402433) в графе «Кассовые документы» указаны «приходные», «расходные», «мемориальные по приходу», «мемориальные по расходу».

В ОК 011-93 в состав документации по эмиссионным и кассовым операциям (код - 0402000, КЧ - 5) включены:

• объявление на взнос наличными (код - 0402001, КЧ - 1);
• приходно-расходный кассовый (код - 0402007, КЧ - 3);
• приходный кассовый ордер (код - 0402008, КЧ - 6);
• расходный кассовый ордер (код - 0402009, КЧ - 2).

Расчетно-платежная, расчетная и платежная ведомости в ОК 011-93 отнесены к документации по учету труда и его оплаты (код - 0301000, КЧ - 00).

Таким образом, на наш взгляд, исходя из ОК 011-93, расчетно-платежная ведомость не является кассовым документом.

По мнению консультантов, отнесение расчетно-платежной ведомости к кассовым документам неправомерно и по основаниям, приведенным ниже.

Пунктом 5.9 Положения № 318-П, на которое Банк сослался в тексте вопроса, предусмотрено, что:

«Сумма наличных денег, необходимая для выплаты заработной платы и других выплат работникам кредитной организации, ВСП, определяется заведующим кассой согласно платежным (расчетно-платежным) ведомостям» (первая часть абзаца первого);

«Выплата заработной платы и других выплат работникам кредитной организации, ВСП осуществляется по платежным (расчетно-платежным) ведомостям или по расходным кассовым ордерам 0402009» (второй абзац).

При этом регулятор предусмотрел разный порядок выдачи кассовому работнику наличных денег, поставив его в зависимость от способа выплат:

«Выдача кассовому работнику наличных денег осуществляется заведующим кассой с проставлением подписи кассовым работником в книге 0402124, в случае если выплата заработной платы и других выплат работникам кредитной организации, ВСП осуществляется в течение рабочего дня, или по расходному кассовому ордеру 0402009, если указанные выплаты будут осуществляться в период до трех рабочих дней включительно» (вторая часть абзаца первого пункта 5.9).

Из текста вопроса следует, что выплата заработной платы в Банке осуществляется в течение 2-3 дней по расчетно-платежной ведомости.

Следовательно, выдача наличных денег кассовому сотруднику оформляется расходным кассовым ордером, который относится к кассовым документам. При этом получение работником Банка причитающейся ему заработной платы или иных выплат (выплата денежных средств) подтверждается проставлением им подписи в платежно-расчетной ведомости.

В соответствии с абзацем третьим пункта 6.7 Положения № 318-П «По истечении трех рабочих дней со дня выдачи наличных денег кассовому работнику для осуществления выплаты заработной платы и других выплат работникам кредитной организации, ВСП кассовый работник сдает остаток наличных денег заведующему кассой по приходному кассовому ордеру 0402008 вместе с платежной (расчетно-платежной) ведомостью».

На основании изложенного выше консультанты считают, что расчетно-платежная ведомость совмещает в себе одновременно функции расчетного и платежного документа, то есть обосновывающего и подтверждающего осуществление выплат заработной платы. Если же заработная плата выплачивается по расходным кассовым ордерам 0402009, которые являются кассовыми документами, то расчетно-платежная ведомость, на наш взгляд, носит характер документа, обосновывающего расходы по заработной плате.

По мнению консультантов, расчетно-платежная ведомость должна помещаться в качестве обосновывающего и подтверждающего выплаты заработной платы документа в кассовые документы того дня, в который завершены выплаты по ней и невыплаченные по ней суммы депонированы, а также выполнены действия, предусмотренные абзацем третьим пункта 6.7 Положения № 318-П, а именно - остаток наличных денег и «закрытая» расчетно-платежная ведомость сданы заведующему кассой.

Положение № 318-П не содержит норм, регулирующих порядок так называемого «закрытия» расчетно-платежной ведомости, однако консультанты считают, что эта процедура, в принципе, аналогична порядку, предусмотренному в абзаце пятом пункта 4.6 Положения № 373-П:

«В последний день выдачи наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат, кассир в расчетно-платежной ведомости 0301009 (платежной ведомости 0301011) проставляет оттиск штампа или делает надпись "депонировано" напротив фамилий работников, которым не проведена выдача наличных денег, подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию и сдаче в банк, сверяет указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной ведомости 0301009 (платежной ведомости 0301011) и оформляет в произвольной форме реестр депонированных сумм».

Документы и литература.

1. Положение № 385-П - Положение Банка России от 16.07.2012г. № 385-П «О правилах ведения бухгалтерского учёта в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации»
2. Положение № 318-П - Положение Банка России от 24.04.2008г. № 318-П «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации»;
3. Положение № 373-П - Положение Банка России «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации»;
4. ОК 011-93 - Общероссийский классификатор управленческой документации Russian Classification of Management Documentation ОК 011-93, принятый и введенный в действие Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993г. № 299.

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_banki