Главная / Консультации / Банковский аудит / Департамент банковского аудита о периодичности оформления путевых листов

Департамент банковского аудита о периодичности оформления путевых листов

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_banki

20.08.2013

Вопрос

Банк арендовал автомобиль, которым посменно будут управлять 4 водителя (каждый 2 дня в неделю).
С какой периодичностью должны оформляться путевые листы на этих водителей, если в настоящее время они сдают путевой лист раз в месяц?

Ответ

Мнение консультантов.

Банк вправе установить любой срок, в течение которого будет действовать путевой лист, выписанный на конкретное транспортное средство и на конкретного водителя, но не более одного месяца.

Банк справедливо полагает, что при заполнении путевых листов следует обеспечить (и контролировать) совпадение данных показаний одометра о полных километрах пробега автомобиля при выезде с соответствующими данными, внесенными в путевой лист за предыдущий день эксплуатации (то есть при въезде).

Обоснование мнения консультантов.

В соответствии со статьей 9 Закона № 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (пункт 1), содержащим обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ, составляемым «при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания» (пункт 3).

Согласно пункту 4 статьи 9 Закона № 402-ФЗ «Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета».

Иными словами, утвержденные ранее Госкомстатом РФ унифицированные формы первичных учетных документов с 1 января 2013 года не обязательны к применению. Соответственно, на наш взгляд, может не применяться и порядок их заполнения.

Нормативные акты Минфина РФ и Банка России, регулирующие вопросы применения форм первичных учетных документов, в том числе для учета работы (использования) автомобильного транспорта, отсутствуют.

В связи с этим, Банк вправе самостоятельно разработать и утвердить форму путевого листа, который является первичным документом по учету работы автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю, отнесением на расходы стоимости горюче-смазочных материалов для целей бухгалтерского и налогового учета, а также порядок его оформления. При этом Банк обязан, руководствуясь нормой пункта 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ, предусмотреть в форме путевого листа, как минимум, те реквизиты, которые поименованы в пункте 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

В отношении путевого листа его обязательные реквизиты перечислены в пункте 3 Приказа Минтранса РФ № 152[1]:

«1) наименование и номер путевого листа;

2) сведения о сроке действия путевого листа;

3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

4) сведения о транспортном средстве;

5) сведения о водителе».

«Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день - даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован» (пункт 4 Приказа Минтранса РФ № 152).

Сведения о транспортном средстве включают:

«показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо)» (подпункт 3 пункта 6 Приказа Минтранса РФ № 152);
«дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку» (подпункт 4 пункта 6 Приказа Минтранса РФ № 152).

Приказом Минтранса РФ № 152 также утвержден и порядок заполнения путевого листа (раздел III), согласно которому:

«Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях» (пункт 9);
«Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца» (пункт 10);
«Если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя (пункт 11).

Считаем необходимым обратить внимание Банка на то, что Приказом Минтранса РФ № 152 установлены обязанности:

регистрации оформленных путевых листов собственником (владельцем) транспортных средств в журнале регистрации путевых листов (пункт 17);
хранения оформленных путевых листов не менее пяти лет (пункт 18).

Таким образом, Банк вправе предусмотреть в порядке оформления путевых листов любой срок, в течение которого будет действовать путевой лист, выписанный на конкретное транспортное средство и на конкретного водителя, но не более одного месяца - на один день, на два дня, на неделю или на месяц.

Документы и литература.

Закон № 402-ФЗ - Закон № 402-ФЗ – Федеральный закон Российской Федерации от 06.12.2011г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
Приказ Минтранса РФ № 152 - Приказ Министерства транспорта Российской Федерации от 18 сентября 2008г. № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов».

[1] «Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов применяют юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи» (пункт 2 Приказа Минтранса РФ № 152).

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_banki