Об электронном документообороте

Действующий порядок ведения электронного документооборота между коммерческими организациями предполагает возможность осуществления обмена документами без участия ОЭД по соглашению между участниками электронного взаимодействия.

В таком случае Отправитель (в данном случае – Поставщик) вправе направить учетные документы (акт и счет-фактуру) в формате PDF, подписав его электронной цифровой подписью со своей стороны, а Организация вправе подписать такой документ своей ЭЦП, если данный порядок обмена документами предусмотрен соглашением сторон.

Соглашение сторон при этом может быть оформлено как отдельным документом, так и включено в условия договора поставки.

В случае если между Организацией и Поставщиком отсутствует и не будет подписано соглашение о порядке обмена электронными документами, то мы не можем полностью исключить риск возникновения претензий со стороны налоговых органов в части правомерности учета расходов в связи с ненадлежащим документальным подтверждением.

Вместе с этим, в случае, если реальность осуществления поставки товара будет подтверждена, то при подписании электронного документа в формате PDF электронными подписями с обеих сторон возникновение каких-либо рисков маловероятно.

Обращаем Ваше внимание, что в случае, если Организация приобретает товары, которые подлежат прослеживаемости, то Поставщик обязан составить счет-фактуру в электронном виде, а Организация обязана обеспечить прием такого счета-фактуры исключительно через оператора ЭДО, соответствующего требованиям, утвержденным федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов.

Обоснование:

В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Закона № 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

Пунктом 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ установлено, что обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

В силу пункта 5 статьи 9 Закона № 402-ФЗ первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Таким образом, первичный документ может быть составлен:

- на бумажном носителе и в виде электронного документа, подписанного электронной подписью; или

- только в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Виды электронных подписей определены статьей 5 Закона № 63-ФЗ[1].

Пунктом 1 статьи 5 Закона № 63-ФЗ предусмотрены следующие виды электронных подписей:

- простая электронная подпись;

- усиленная электронная подпись.

Различаются усиленная неквалифицированная электронная подпись (далее - неквалифицированная электронная подпись) и усиленная квалифицированная электронная подпись (далее - квалифицированная электронная подпись).

Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью определены статье 6 Закона № 63-ФЗ.

В соответствии с пунктом 1 статьи 6 Закона № 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Согласно пункту 2 статьи 6 Закона № 63-ФЗ  информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, нормативными актами Центрального банка Российской Федерации (далее - нормативные правовые акты) или соглашением между участниками электронного взаимодействия, в том числе правилами платежных систем (далее - соглашения между участниками электронного взаимодействия). Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи[2]. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны соответствовать требованиям статьи 9[3] Закона № 63-ФЗ.

Если в соответствии с федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или обычаем делового оборота документ должен быть заверен печатью, электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью и признаваемый равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью. Федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия могут быть предусмотрены дополнительные требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному печатью (пункт 3 статьи 6 Закона № 63-ФЗ).

Из приведенных положений следует, что электронные документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (далее по тексту – КЭП), признаются равнозначными документами на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью и заверенными печатью (в случае, когда предусмотрено наличие печати).

Между тем, электронные документы, подписанные усиленной неквалифицированной электронной подписью признаются равнозначными документами на бумажном носителе, подписанными собственноручной подписью и заверенными печатью (в случае, когда предусмотрено наличие печати), только в том случае, если это прямо предусмотрено федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

ФНС РФ утверждены Методические рекомендации по порядку обмена электронными документами между хозяйствующими субъектами или физическими лицами (далее – Методические рекомендации), согласно пункту 1.3 которых обмен электронными документами между участниками электронного документооборота может осуществляться через оператора электронного документооборота или иным согласованным Отправителем и Получателем способом.

Согласно пункту 3.1 Методических рекомендаций при обмене документами без участия ОЭД участникам информационного взаимодействия рекомендуется предусматривать в Соглашении стандартные стадии работы с документами.

Пунктом 3.2 Методических рекомендаций установлено, что в случае обмена электронными документами без участия ОЭД, Отправитель при направлении электронного документа:

3.2.1. формирует проект документа в электронной форме согласно утвержденным форматам или в ином формате в случае отсутствия утвержденного формата на момент создания проекта документа;

3.2.2. подписывает проект документа в электронной форме электронной подписью уполномоченного лица Отправителя;

3.2.3. в случае, если подписантом электронного документа действует лицо, не являющееся уполномоченным на действия без доверенности, одновременно к электронному документу прикладывается подписанная соответствующая доверенность о полномочиях данного лица или прикладывается идентифицирующая информация информационной системы, в которой хранится и из которой предоставляется доверенность о полномочиях данного лица;

3.2.4. направляет сформированный пакет электронных документов Получателю согласованным способом.

В силу пункта 3.3 Методических рекомендаций Получатель, получив электронный документ:

3.3.1. при необходимости осуществляет форматно-логический контроль, осуществляет контроль содержания электронного документа, проверяет соответствие и действительность электронной подписи, полномочия подписанта;

3.3.2. в случае положительных результатов проверок, Получатель для документов с односторонней подписью формирует извещение о получении электронного документа в утвержденном формате, подписывает его действующей электронной подписью уполномоченного лица Получателя, направляет его Отправителю согласованным способом (электронная почта, мессенджеры и др.) или сообщает об отсутствии замечаний иным согласованным в Соглашении способом. Получатель сохраняет полученный подписанный электронный документ и подписанное извещение о получении (при его наличии);

3.3.3. в случае положительных результатов проверок, Получатель для документов с двусторонней подписью подписывает его действующей электронной подписью уполномоченного лица Получателя, сохраняет его в случае, если подписантом электронного документа действует лицо, не являющееся уполномоченным на действия без доверенности, одновременно к электронному документу прикладывается подписанная соответствующая доверенность о полномочиях данного лица или прикладывается идентифицирующая информация информационной системы, в которой хранится и из которой предоставляется доверенность о полномочиях данного лица и направляет пакет электронных документов Отправителю согласованным способом (электронная почта, мессенджеры и др.). При наличии в Соглашении соответствующих положений перед подписанием документа может формироваться и направляться извещение о получении аналогично пункту 3.3.2;

3.3.4. в случае отрицательного результата проверок, Получатель сообщает Отправителю выявленные ошибки согласованным способом (электронная почта, мессенджеры и др.) для их устранения. Последовательность действий в случае формирования электронного документа об отрицательном результате проекта выполняется аналогично пункту 3.3.2.

Таким образом, действующий порядок ведения электронного документооборота между коммерческими организациями предполагает возможность осуществления обмена документами без участия ОЭД по соглашению между участниками электронного взаимодействия.

В таком случае Отправитель (в данном случае – Поставщик) вправе направить учетные документы (акт и счет-фактуру) в формате PDF, подписав его электронной цифровой подписью со своей стороны, а Организация вправе подписать такой документ своей ЭЦП, если данный порядок обмена документами предусмотрен соглашением сторон.

Соглашение сторон при этом может быть оформлено как отдельным документом, так и включено в условия договора поставки.

В случае если между Организацией и Поставщиком отсутствует и не будет подписано соглашение о порядке обмена электронными документами, то мы не можем полностью исключить риск возникновения претензий со стороны налоговых органов в части правомерности учета расходов в связи с ненадлежащим документальным подтверждением.

Вместе с этим, в случае, если реальность осуществления поставки товара будет подтверждена, то при подписании электронного документа в формате PDF электронными подписями (как усиленными, так и простыми) с обеих сторон возникновение каких-либо рисков маловероятно.

Обращаем Ваше внимание, что в случае если Организация приобретает товары, которые подлежат прослеживаемости, то Поставщик обязан составить счет-фактуру в электронном виде, а Организация обязана обеспечить прием такого счета-фактуры исключительно через оператора ЭДО, соответствующего требованиям, утвержденным федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов (пункт 1.2 статьи 169 НК РФ).

Коллегия Налоговых Консультантов, 31 мая 2023 года

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit