О признании в составе расходов стоимости проезда сотрудника на основании билета, приобретенного через терминал самообслуживания

Ответ

Телеграм-канал https://t.me/knk_audit Бухучет, налоги, нововведения, прослеживаемость, иностранные компании, сложные случаи

Представленный сотрудником проездной документ соответствует требованиям оформления таких документов, поскольку содержит:

- наименование перевозчика;

- маршрут следования;

- тип транспортного средства;

- стоимость проезда.

В целях подтверждения факта оплаты у сотрудника также целесообразно запросить кассовый чек, в случае если билет покупался им за наличные, либо выписку со счета карты, которой был оплачен приобретенный билет.

При наличии иных документов, подтверждающих факт нахождения сотрудника в командировке, например, акта оказанных услуг из гостиницы, отчета о проведенных переговорах (участии в выставке и т.п.), какие-либо риски в части учета в составе расходов по налогу на прибыль стоимости билета на пригородный поезд будут отсутствовать.

Обоснование:

В соответствии со статьей 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам других работодателей определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

Таким образом, при направлении в командировку работодатель обязан возместить сотруднику, в том числе расходы на проезд.

В соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности на:

- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

- наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

- суточные или полевое довольствие;

- оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы

Таким образом, командировочные расходы Организации, в частности, расходы на проезд, проживание сотрудников, выплата суточных сотрудникам учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией в целях исчисления налога на прибыль.

В силу пункта 1 статьи 252 НК РФ налогоплательщик вправе уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов в случае, если эти расходы соответствуют следующим критериям:

- документально подтверждены;

- экономически обоснованы;

- направлены на получение дохода;

- отсутствуют в перечне статьи 270 НК РФ.

Абзацем 4 пункта 1 статьи 252 НК РФ установлено, что под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Как следует из вопроса, сотрудником представлен билет на электропоезд, приобретенный в терминале самообслуживания.

В соответствии со статьей 82 Закона № 18-ФЗ[1] заключение договоров перевозок пассажиров удостоверяется проездными документами (билетами), сдача пассажирами багажа - багажными квитанциями, сдача отправителями грузобагажа - грузобагажными квитанциями.

Формы перевозочных документов на перевозки пассажиров, багажа, грузобагажа устанавливаются федеральным органом исполнительной власти в области железнодорожного транспорта по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области финансов.

В соответствии с пунктом 6 Правил перевозок пассажиров, багажа, грузобагажа железнодорожным транспортом[2] заключение договоров перевозок пассажиров удостоверяется проездными документами (билетами). При этом пассажиры обязуются оплатить свой проезд при заключении договора перевозки согласно установленным тарифам.

Согласно пункту 20 Правил перевозок пассажиров, багажа, грузобагажа железнодорожным транспортом оформление проездных документов (билетов) на поезда пригородного сообщения производится в билетной кассе автоматизированным способом или при помощи ручной технологии, через терминалы самообслуживания, через веб-ресурс, а также путем валидации бесконтактных смарт-карт (в том числе социальных карт), транспортных карт, платежных карт (в том числе с использованием технологии проведения бесконтактного платежа) или электронных устройств с использованием автоматизированных систем.

Пунктом 24 Правил перевозок пассажиров, багажа, грузобагажа железнодорожным транспортом установлено, что в проездном документе (билете) для разовой поездки в поезде пригородного сообщения без указания мест[3], обязательно указывается наименование перевозчика.

Таким образом, билет для разовой поездки в поезде пригородного сообщения может быть приобретен через терминал самообслуживания и должен иметь один обязательный реквизит: наименование перевозчика.

Форма пригородного билета (ТТС) утверждена Приказом Минтранса РФ от 05.08.2008 № 120.

Согласно данной форме в билете также должны быть указаны сведения об изготовителе и информация для пассажира.

Представленный сотрудником проездной документ соответствует вышеприведенным требованиям, поскольку содержит:

- наименование перевозчика;

- маршрут следования;

- тип транспортного средства;

- стоимость проезда.

Коллегия Налоговых Консультантов, номер ОДИН в реестре аудиторов ОЗО, оказывает  весь комплекс аудиторских, консультационных и юридических услуг +7915-329-02-05

Кроме того, необходимо учитывать, что в соответствии с пунктом 2 статьи 1.2 Закона № 54-ФЗ[4] при осуществлении расчета пользователь обязан выдать кассовый чек или бланк строгой отчетности на бумажном носителе и (или) в случае предоставления покупателем (клиентом) пользователю до момента расчета абонентского номера либо адреса электронной почты направить кассовый чек или бланк строгой отчетности в электронной форме покупателю (клиенту) на предоставленные абонентский номер либо адрес электронной почты (при наличии технической возможности для передачи информации покупателю (клиенту) в электронной форме на адрес электронной почты), если иное не установлено настоящим Федеральным законом.

Пунктом 5.1 статьи 1.2 Закона № 54-ФЗ установлено, что пользователь при осуществлении расчетов (за исключением расчетов в безналичном порядке в сети «Интернет») вправе не выдавать кассовый чек или бланк строгой отчетности на бумажном носителе и в случае непредоставления покупателем (клиентом) пользователю до момента расчета абонентского номера либо адреса электронной почты не направлять кассовый чек или бланк строгой отчетности в электронной форме покупателю (клиенту) на абонентский номер либо адрес электронной почты, а также вправе применять контрольно-кассовую технику (за исключением контрольно-кассовой техники, применяемой в режиме, не предусматривающем обязательной передачи фискальных документов в налоговые органы в электронной форме через оператора фискальных данных) вне корпуса автоматического устройства для расчетов в случаях:

1) осуществления расчетов с использованием электронных средств платежа с применением автоматических устройств для расчетов при оказании услуг по перевозке пассажиров, багажа, грузов и грузобагажа.

При этом под автоматическим устройством для расчетов понимается устройство для осуществления расчета с покупателем (клиентом) в автоматическом режиме без участия уполномоченного лица организации или индивидуального предпринимателя (статья 1.1 Закона № 54-ФЗ).

 

Таким образом, в случае если билет на пригородный поезд приобретается за наличный расчет, то перевозчик обязан в дополнение к билету предъявить кассовый чек.

В случае если билет на пригородный поезд был приобретен сотрудником по безналичному расчету с использование электронных средств платежа, то кассовый чек не оформляется.

Данный вывод подтверждается разъяснениями Минфина РФ, приведенными в Письме от 04.12.2018 № 03-01-15/87764:

«В соответствии с пунктом 1 статьи 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации" (далее - Федеральный закон N 54-ФЗ) контрольно-кассовая техника, включенная в реестр контрольно-кассовой техники (далее - ККТ), применяется на территории Российской Федерации в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими расчетов, за исключением случаев, установленных Федеральным законом N 54-ФЗ.

Согласно положениям статьи 1.1 Федерального закона N 54-ФЗ расчеты для целей указанного Федерального закона - это, в частности, прием (получение) и выплата денежных средств наличными деньгами и (или) в безналичном порядке за товары, работы, услуги.

В этой связи при приеме (получении) денежных средств наличными деньгами и (или) в безналичном порядке за услуги организации и индивидуальные предприниматели обязаны применять ККТ, за исключением случаев, установленных Федеральным законом N 54-ФЗ.

При этом в соответствии с положениями пункта 1 статьи 4.3 Федерального закона N 54-ФЗ ККТ после ее регистрации в налоговом органе применяется на месте осуществления расчета с покупателем (клиентом) в момент осуществления расчета тем же лицом, которое осуществляет расчеты с покупателем (клиентом), за исключением случаев, установленных указанным Федеральным законом.

Требования к ККТ установлены статьей 4 Федерального закона N 54-ФЗ.

В соответствии с положениями пункта 5.1 статьи 1.2 Федерального закона N 54-ФЗ пользователь при осуществлении расчетов с использованием электронных средств платежа с применением автоматических устройств для расчетов при оказании услуг по перевозке пассажиров, багажа, грузов и грузобагажа (за исключением расчетов в безналичном порядке в сети Интернет) вправе не выдавать кассовый чек или бланк строгой отчетности на бумажном носителе и в случае непредоставления покупателем (клиентом) пользователю до момента расчета абонентского номера либо адреса электронной почты не направлять кассовый чек или бланк строгой отчетности в электронной форме покупателю (клиенту) на абонентский номер либо адрес электронной почты, а также вправе применять ККТ (за исключением ККТ, применяемой в режиме, не предусматривающем обязательной передачи фискальных документов в налоговые органы в электронной форме через оператора фискальных данных) вне корпуса автоматического устройства для расчетов.

Согласно положениям пункта 1 статьи 4 Федерального закона N 54-ФЗ в ККТ, применяемой в составе автоматического устройства для расчетов, в случаях, предусмотренных пунктом 5.1 статьи 1.2 названного Федерального закона, устройство для печати фискальных документов может отсутствовать.

Учитывая изложенное, при осуществлении указанных расчетов с использованием электронных средств платежа пользователь ККТ вправе не выдавать кассовый чек на бумажном носителе и в случае непредоставления покупателем (клиентом) пользователю абонентского номера либо адреса электронной почты не направлять кассовый чек в электронной форме, а также вправе применять ККТ (за исключением ККТ, применяемой в режиме, не предусматривающем обязательной передачи фискальных документов в налоговые органы в электронной форме через оператора фискальных данных) вне корпуса автоматического устройства для расчетов. При этом возможно применение одной единицы ККТ удаленно для нескольких таких автоматических устройств.

Вместе с тем при осуществлении расчетов наличными деньгами организации и индивидуальные предприниматели обязаны применять ККТ в общеустановленном порядке».

В Письме Минфина РФ от 05.03.2021 № 03-03-07/15819 по вопросу документального подтверждения расходов по авансовому отчету указано следующее:

«Согласно пункту 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) в целях налогообложения прибыли признаются расходы, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации или обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были понесены расходы, или документами, косвенно подтверждающими расходы. Ценности, приобретенные сотрудником для организации, а также расходы, произведенные им по поручению организации, принимают к налоговому учету на основании утвержденного авансового отчета, накладных (других документов), а также документов, подтверждающих факт оплаты, в частности, кассовых чеков.

Таким образом, если приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы оформлены с нарушениями законодательства Российской Федерации, то расходы (затраты) по такому авансовому отчету не могут учитываться для целей налогообложения прибыли организации как не имеющие надлежащего документального подтверждения».

Аналогичные выводы содержат письма Минфина РФ от 22.01.2020 № 03-03-06/1/3300, от 14.10.2019 № 03-03-06/1/78500.

Таким образом, в целях подтверждения факта оплаты у сотрудника также целесообразно запросить кассовый чек, в случае если билет покупался им за наличные, либо выписку со счета карты, которой был оплачен приобретенный билет.

Кроме того, в Письме Минфина РФ от 18.06.2018 № 03-03-07/41457 был сделан вывод о том, что организация вправе обосновать потребление услуги перевозки любыми документами, подтверждающими факт использования приобретенных билетов.

Следовательно, при наличии иных документов, подтверждающих факт нахождения сотрудника в командировке, например, акта оказанных услуг из гостиницы, отчета о проведенных переговорах (участии в выставке и т.п.), какие-либо риски в части учета в составе расходов по налогу на прибыль стоимости билета на пригородный поезд будут отсутствовать.

Коллегия Налоговых Консультантов – номер ОДИН в реестре аудиторов ОЗО.  Сопровождаем выездные и камеральные налоговые проверки. Оказываем помощь в решении досудебных и арбитражных споров с налоговой,  минимизируем ущерб от деятельности налоговых органов. ab@knka.ru  +7915-329-02-05

Коллегия Налоговых Консультантов, 12 июля 2023 года

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit

Назад в раздел