Главная / Консультации / Общий аудит / Департамент общего аудита по вопросу учета расходов на проезд к месту отдыха и обратно

Департамент общего аудита по вопросу учета расходов на проезд к месту отдыха и обратно

08.11.2017
Вопрос

Сотрудник нашего О/П в г.Мончегорске находилась в очередном отпуске.
По внутреннему положению нашей компании один раз в 2 года мы возмещаем расходы на проезд и обратно к месту отдыха и домой.
Наша сотрудница уехала в отпуск из Мончегорска в город Киров. Прямых перелетов нет и она летела через Москву.
Но домой вернулась она не из Кирова, а из Питера.
Из Кирова  ж/д она поехала в Питер. В Питер прибыла 15.08.2017г.  Из Питера к месту проживания уехала 18.08.2017 года.
В нашем положении «О компенсации расходов работникам….» прописано:
В случае, если работник проводит отпуск в нескольких местах, то компенсируется стоимость проезда только к одному из этих мест ( по выбору работника), а также стоимость обратного билета из того же места к месту постоянного жительства по фактическим расходам (при условии проезда по кратчайшему маршруту) или на основании справки в соответствии с п.5.8 настоящего Положения категориями проезда, выданной транспортной организацией , но не более произведенных фактических расходов.
Сотрудница предоставила нам и билеты на обратный проезд из Питера  в Мончегорск и справку о стоимости перелета, если бы она вылетала из Кирова через Москву в Мончегорск.
Как нам правильно оформить ее проезд к месту отдыха и обратно  чтобы затраты были обоснованы для налога на прибыль?
Ответ

В соответствии с абзацем 1 статьи 1 Закона  № 4520-1[1] действие настоящего Закона распространяется на лиц, работающих по найму постоянно или временно в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, независимо от форм собственности, и лиц, проживающих в указанных районах и местностях.

 

В соответствии со статьёй 33 Закона № 4520-1 компенсация расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, устанавливается Трудовым кодексом Российской Федерации.

 

В соответствии со статьёй 325 ТК РФ лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно. Право на компенсацию указанных расходов возникает у работника одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы в данной организации.

Федеральные государственные органы, государственные внебюджетные фонды Российской Федерации, федеральные государственные учреждения оплачивают работнику стоимость проезда в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно любым видом транспорта (за исключением такси), в том числе личным, стоимость провоза багажа весом до 30 килограммов, а также стоимость проезда и провоза багажа к месту использования отпуска работника и обратно неработающим членам его семьи (мужу, жене, несовершеннолетним детям, фактически проживающим с работником) независимо от времени использования отпуска.

Размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в государственных органах субъектов Российской Федерации, территориальных фондах обязательного медицинского страхования, государственных учреждениях субъектов Российской Федерации, устанавливаются нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов Российской Федерации, в органах местного самоуправления, муниципальных учреждениях, - нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, у других работодателей, - коллективными договорами, локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения выборных органов первичных профсоюзных организаций, трудовыми договорами.

 

Таким образом, размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда Организация устанавливает самостоятельно в локальном нормативном акте[2].

 

В соответствии с пунктом 7 статьи 255 НК РФ к расходам на оплату труда относятся расходы в виде среднего заработка, сохраняемого работникам на время отпуска, предусмотренного законодательством Российской Федерации, фактические расходы на оплату проезда работников и лиц, находящихся у этих работников на иждивении, к месту использования отпуска на территории Российской Федерации и обратно (включая расходы на оплату провоза багажа работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях) в порядке, предусмотренном действующим законодательством - для организаций, финансируемых из соответствующих бюджетов и в порядке, предусмотренном работодателем - для иных организаций, доплата несовершеннолетним за сокращенное рабочее время, расходы на оплату перерывов в работе матерей для кормления ребенка, а также расходы на оплату времени, связанного с прохождением медицинских осмотров.

 

Из данной нормы следует, что Организация вправе учесть при налогообложении прибыли расходы в той величине, которая определена локальными нормативными актами.

 

Таким образом, ни трудовое, ни налоговое законодательство не устанавливают для работодателей, не относящихся к бюджетной сфере, конкретных размеров оплаты проезда к месту отпуска и обратно работникам Крайнего Севера и членов их семей.

 

Аналогичные разъяснения содержатся в Письме Минфина РФ от 11.01.13 № 03-03-06/1/2:

«Согласно п. 1 ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 Кодекса).

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Статьей 325 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - Трудовой кодекс) установлено, что лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно любым видом транспорта (за исключением такси), в том числе личным, а также на оплату стоимости провоза багажа.

Часть 8 ст. 325 ТК РФ предусматривает установление работодателем размера, условий и порядка компенсации расходов на оплату проезда работников и членов их семей к месту использования отпуска и провоза багажа.

При этом законодатель не ограничивает минимальный и максимальный размеры компенсации, а также не ограничивает право на дифференцированный подход при возмещении расходов.

Статьей 255 Кодекса установлено, что в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Пунктом 7 ст. 255 Кодекса определено, что в целях налогообложения налогом на прибыль в состав расходов включаются расходы на оплату труда, сохраняемую работникам на время отпуска, предусмотренного законодательством Российской Федерации, фактические расходы на оплату проезда работников и лиц, находящихся у этих работников на иждивении, к месту использования отпуска на территории Российской Федерации и обратно (включая расходы на оплату провоза багажа работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях) в порядке, предусмотренном действующим законодательством, - для организаций, финансируемых из соответствующих бюджетов, и в порядке, предусмотренном работодателем, - для иных организаций.

Следовательно, в коллективном договоре, локальном нормативном акте или трудовом договоре может быть установлен перечень документов, которые следует представить работнику, работающему в организации, не относящейся к бюджетной сфере, для получения компенсации на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту проведения отпуска и обратно.

Учитывая изложенное, считаем, что компенсация расходов на проезд работника и провоза багажа к месту проведения отпуска и обратно при отсутствии подтверждающих документов не может быть включена в состав расходов на оплату труда при определении налоговой базы по налогу на прибыль на основании п. 7 ст. 255 Кодекса».

 

Минфин РФ в Письме от 22.12.11 № 03-03-06/1/842 указал следующее:

«Пунктом 7 ст. 255 Кодекса определено, что в целях налогообложения налогом на прибыль в состав расходов включаются расходы на оплату труда, сохраняемую работникам на время отпуска, предусмотренного законодательством Российской Федерации, фактические расходы на оплату проезда работников и лиц, находящихся у этих работников на иждивении, к месту использования отпуска на территории Российской Федерации и обратно (включая расходы на оплату провоза багажа работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях) в порядке, предусмотренном действующим законодательством, - для организаций, финансируемых из соответствующих бюджетов, и в порядке, предусмотренном работодателем, - для иных организаций.

Таким образом, если коллективными, трудовыми договорами или локальными нормативными актами организации, в которой начисляются районный коэффициент и процентная надбавка к заработной плате, но не отнесенной к расположенным в районах Крайнего Севера и приравненным к ним местностям, предусмотрена компенсация стоимости проезда работников к месту проведения отпуска и обратно, расходы на указанные выплаты могут быть включены в состав налоговой базы по налогу на прибыль организаций

 

Из данных Писем можно сделать вывод, что главным условием для признания расходов при налогообложении прибыли для организаций, не относящихся к бюджетной сфере, является условие, что данные расходы предусмотрены локальными нормативными актами.

 

Исходя из представленной Вами формулировки, «компенсируется стоимость проезда только к одному из этих мест (по выбору работника), а также стоимость обратного билета из того же места», на наш взгляд, Организация обязана компенсировать стоимость проезда:

Мончегорск – Киров, Киров – Мончегорск;

Или:

Мончегорск – Санкт-Петербург, Санкт-Петербург – Мончегорск;

 

Учитывая, что стоимость проезда компенсируется «по фактическим расходам (при условии проезда по кратчайшему маршруту) или на основании справки, выданной транспортной организацией , но не более произведенных фактических расходов», то в рассматриваемой ситуации, по нашему мнению, компенсация рассчитывается следующим образом:

1.  Стоимость проезда на основании справок транспортной компании (Аэрофлот, РЖД) по маршрутам Мончегорск – Киров, Киров – Мончегорск.

 

При этом необходимо учитывать, что в соответствии с Положением понимается под «кратчайшим путём». В случае, если перелёт с пересадкой (в случае отсутствия прямых рейсов) входит в закреплённое в Положении понятие «кратчайший путь», то Организация, на наш взгляд, обязана компенсировать стоимость проезда на основании такой справки.

Если в соответствии с Положением под «кратчайшим путём» понимается проезд на поезде, то компенсация осуществляется, по нашему мнению, на основании справки из железнодорожной компании.

В случае, если понятие «кратчайшего пути» не раскрыто, то для целей налогообложения стоимость проезда может быть определена налоговыми органами исходя из стоимости проезда в плацкартном вагоне кратчайшем путём[3].

 

Также, по нашему мнению, в данном случае необходимы документы, подтверждающие пребывание в месте отдыха (город Киров). Например, в пункте 9 Постановления № 455[4] указано:

«При отсутствии проездных документов компенсация расходов производится при документальном подтверждении пребывания работника учреждения и членов его семьи в месте использования отпуска (при наличии документов, подтверждающих пребывание в гостинице, санатории, доме отдыха, пансионате, кемпинге, на туристической базе, а также в ином подобном учреждении или удостоверяющих регистрацию по месту пребывания) на основании справки транспортной организации о стоимости проезда по кратчайшему маршруту следования к месту использования отпуска и обратно в размере минимальной стоимости проезда»

 

Несмотря на то, что Постановление № 455 предназначено для работников бюджетной сферы, по нашему мнению, в случае отсутствия таких подтверждающих документов, налоговые органы могут поставить под сомнение факт пребывания сотрудника в отпуске в данном населённом пункте.

 

2.  Стоимость проезда на основании справки РЖД по маршруту Мончегорск – Санкт-Петербург и фактической стоимости проезда на основании представленного билета по маршруту Санкт-Петербург – Мончегорск.

 

Резюмируя вышеизложенное, Организация вправе признать расходы в виде компенсации стоимости проезда к месту отпуска и обратно в порядке и размере, установленном нормами Положения.

 

При этом мы не можем полностью исключить риск иной трактовки норм Положения налоговыми органами.

 

Коллегия Налоговых Консультантов, 22 сентября 2017г.

 



[1] Закон РФ от 19.02.1993 № 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях» (далее – Закон № 4520-1)

[2] В рассматриваемой ситуации Положение «О компенсации расходов работникам» (далее – Положение)

[3] Письмо Минфина РФ от 18.01.05 № 03-03-01-04/1-11

[4] Постановление Правительства РФ от 12.06.08 № 455 «О порядке компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в федеральных государственных органах, государственных внебюджетных фондах Российской Федерации, федеральных государственных учреждениях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей» (далее – Постановление № 455)


Назад в раздел