Департамент общего аудита по вопросу приобретения топливной карты для работника

Ответ

Как следует из дополнительных пояснений, Организация применяет УСН.

Рассмотрим порядок отражения операций по приобретению и передаче работнику топливных карт в бухгалтерском учете Организации.

Учет приобретения топливных карт

Топливная карта представляет собой микропроцессорную небанковскую пластиковую карту, содержащую техническую информацию о видах топлива и установленных суточных лимитах, в пределах которых покупатель вправе приобрести топливо на АЗС поставщика (в литрах или рублях).

При отпуске топлива по топливной карте через терминал для приема топливных карт фиксируется операция по отпуску топлива по данной карте. При этом на стоимость отпущенного топлива уменьшается оставшийся лимит отпуска топлива по карте.

Чаще всего в соответствии с договором поставщик топлива предоставляет топливные карты без дополнительной оплаты их стоимости (топливная карта остается в собственности топливной компании и передается клиенту в пользование на время действия договора). Соответственно, в таком случае получение топливной карты в учете Организации не отражается.

Между тем в целях контроля за сохранностью карты учет топливных карт целесообразно организовать на забалансовом счете (например, 012 «Топливные карты» или 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение».) в условной оценке .

При этом аналитический учет возможно вести в разрезе каждой карты по номеру либо закрепить каждую карту за работником.

Списание карты с забалансового учета производится в случае ее утраты или расторжения договора с топливной компанией.

В случае, если за предоставление топливной карты взимается плата и право собственности на нее переходит к Организации, то в учете, на наш взгляд, необходимо отразить приобретение соответствующего актива.

Учитывая, что стоимость топливной карты не превысит 40 000 руб., она, по нашему мнению, может быть учтена в качестве материально-производственного запаса (МПЗ) (пункт 2 ПБУ 5/01[1]).

В соответствии с пунктами 5, 6 ПБУ 5/01 МПЗ принимаются к учету по фактической себестоимости, равной сумме фактических затрат Организации на их приобретение, за исключением НДС и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации).

Учитывая, что Организация применяет УСН, сумма НДС, предъявленная топливной компанией, включается в стоимость топливной карты (подпункт 3 пункта 1 статьи 170 НК РФ).

Таким образом, при приобретении топливной карты ее стоимость отражается в учете бухгалтерскими записями:

Дт 10 Кт 60 – стоимость карты с учетом НДС

Перечисление денежных средств в оплату стоимости топливной карты отражается записью:

Дт 60 Кт 51

В дальнейшем при передаче топливной карты работнику (для использования в личных целях работника) ее стоимость списывается в состав прочих расходов (пункт 11 ПБУ 10/99):

Дт 91.2 Кт 10

Основанием для списания будет являться документ (акт) на передачу топливной карты в собственность работнику.

Учет приобретения топлива по топливным картам

Как правило, особенностью данного способа приобретения топлива является то, что Организация должна уплачивать денежные средства топливной компании авансом.

Перечисление авансового платежа топливной компании отражается в учете Организации записью:

Дт 60.2 Кт 51

После каждой операции с топливной картой покупателю выдается чек терминала, на котором указываются дата и время операции, номер карты, номер терминала, количество и ассортимент приобретенного топлива, справочная информация о цене и стоимости топлива (пункт 35 Технических требований к контрольно-кассовым машинам для осуществления денежных расчетов за нефтепродукты и оказание услуг в сфере обеспечения нефтепродуктами, утвержденных Решением ГМЭК от 10.11.94 (Протокол № 14)).

По окончании месяца поставщик выставляет организации-покупателю установленные договором документы на поставленное топливо (как правило, это накладные, акты сверки, счета-фактуры).

В общем случае (если иное не установлено договором) право собственности на бензин переходит к Организации в момент фактического получения бензина, соответственно обязательства сторон по такому договору будут считаться исполненными только после заправки бензина в бензобак автомобиля лицом - держателем топливной карты.

Приобретенное топливо принимается к учету в составе материально-производственных запасов (МПЗ) по фактической себестоимости, которой при приобретении МПЗ за плату признается сумма фактических затрат организации на их приобретение[2] (пункты 2, 5, 6 ПБУ 5/01).

Основанием для принятия топлива к учету будут являться отгрузочные документы, выставленные поставщиком по истечении отчетного периода.

Как указано выше, при фактической выборке бензина на АЗС по топливной карте ее держателю выдается терминальный чек, в котором указано количество топлива и дата. По этой дате можно определить переход права собственности на топливо. Однако представляется, что данный порядок будет достаточно затруднителен для Организации, так как работник, который будет использовать топливо в личных целях, скорее всего не будет предоставлять Организации указанные терминальные чеки. Соответственно, Организация, на наш взгляд, может производить оприходование топлива на основании полученных от топливной компании отгрузочных документов, т.е. в конце месяца.

При этом делается запись:

Дт 10 Кт 60 – стоимость топлива с учетом НДС (так как Организация применяет УСН)

Учитывая, что топливо фактически было использовано работником в личных целях, его стоимость списывается в состав прочих расходов (пункты 5 , 6 , 18 ПБУ 10/99 «Расходы организации»):

Дт 91.2 Кт 10

Документами, на основании которых в бухгалтерском учете может осуществляться списание топлива, по нашему мнению могут быть:

- приказ (распоряжение) руководителя Организации о передаче топлива в личное пользование работника;

- акт на передачу топлива работнику;

- бухгалтерская справка.

Обращаем Ваше внимание, что указанные документы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные статьей 9 Закона № 402-ФЗ[3].

НДФЛ

Как следует из вопроса, Организация предоставляет работнику топливную карту для использования в личных целях.

В соответствии с подпунктом 1 пункта 2 статьи 211 НК РФ к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, в частности, относятся оплата (полностью или частично) за него организациями или индивидуальными предпринимателями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика.

Согласно пункту 1 статьи 211 НК РФ при получении налогоплательщиком дохода от организаций и индивидуальных предпринимателей в натуральной форме в виде товаров (работ, услуг), иного имущества, налоговая база определяется как стоимость этих товаров (работ, услуг) иного имущества, исчисленная исходя из их цен, определяемых в порядке, аналогичном предусмотренному статьей 105.3 НК РФ.

При этом в стоимость таких товаров (работ, услуг) включается соответствующая сумма налога на добавленную стоимость, акцизов и исключается частичная оплата налогоплательщиком стоимости полученных им товаров, выполненных для него работ, оказанных ему услуг.

Таким образом, стоимость топливной карты и непосредственно топлива, использованного работником в личных целях и оплаченного Организацией, включается в доход работника, подлежащий налогообложению НДФЛ.

При этом в соответствии с пунктом 28 статьи 217 НК РФ не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) доходы в виде стоимости подарков, полученных налогоплательщиками от организацией или индивидуальных предпринимателей, не превышающие 4000 рублей, за налоговый период.

Нормы НК РФ не содержат определения понятия «подарок». При этом пунктом 1 статьи 11 НК РФ предусмотрено, что институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства Российской Федерации, используемые в НК РФ, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства, если иное не предусмотрено НК РФ.

В соответствии с пунктом 1 статьи 572 ГК РФ по договору дарения одна сторона (даритель) безвозмездно передает или обязуется передать другой стороне (одаряемому) вещь в собственность либо имущественное право (требование) к себе или к третьему лицу либо освобождает или обязуется освободить ее от имущественной обязанности перед собой или перед третьим лицом.

В Письме Минфина РФ от 12.08.14 № 03-04-06/40051 отмечено следующее:

«В соответствии с пунктом 1 статьи 210 Кодекса при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах или право на распоряжение которыми у него возникло.

Доход в виде подарков, полученных работниками от организации, является доходом в натуральной форме, подлежащим налогообложению в соответствии со статьей 211 Кодекса.

По мнению Департамента, подобные доходы можно рассматривать в качестве подарка, полученного от организации, при условии соответствующего документального оформления выдачи подарков.

В соответствии с пунктом 28 статьи 217 Кодекса освобождаются от обложения налогом на доходы физических лиц доходы налогоплательщиков, не превышающие 4000 рублей за налоговый период, в виде стоимости подарков, полученных от организаций.

С учетом изложенного доход, полученный работниками организации в виде стоимости ценных подарков, не подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в сумме, не превышающей 4000 рублей за налоговый период».

В Письме Минфина РФ от 07.09.12 № 03-04-06/6-274 сделан следующий вывод:

Согласно пп. 1 п. 2 ст. 211 Кодекса оплата за налогоплательщика организациями товаров (работ, услуг) или имущественных прав относится к доходам налогоплательщика, полученным в натуральной форме.

Таким образом, при получении от организации физическими лицами подарочных сертификатов у таких лиц образуется доход в натуральной форме в виде оплаты права на получение услуг в организации, реализующей такие сертификаты.

Отнесение доходов, полученных налогоплательщиками в виде стоимости подарочных сертификатов, к подаркам либо к иным видам доходов зависит от документального оформления выплаты (выдачи) доходов.

Пунктом 28 ст. 217 Кодекса предусмотрено освобождение от обложения доходов налогоплательщиков в виде подарков, полученных от организаций, стоимость которых не превышает 4000 руб. за налоговый период.

Таким образом, если выдача подарочных сертификатов физическим лицам оформлена в качестве подарков, то в соответствии с п. 28 ст. 217 Кодекса стоимость подарочного сертификата в сумме до 4000 руб. освобождается от обложения налогом на доходы физических лиц.

Сумма указанного дохода в размере, превышающем установленное ограничение 4000 руб., подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке. Соответственно, организация, от которой физические лица получают указанные доходы, признается налоговым агентом в отношении указанных доходов и обязана исполнять обязанности, предусмотренные для налоговых агентов ст. 226 Кодекса.

Таким образом, по мнению Минфина РФ, положения пункта 28 статьи 217 НК РФ применимы, если передача вещи (товаров) физическому лицу документально оформлена как подарок.

Отметим, что в соответствии с пунктом 1 статьи 574 ГК РФ дарение, сопровождаемое передачей дара одаряемому, может быть совершено устно, за исключением предусмотренных законодательством РФ случаев.

Так, в частности, договор дарения движимого имущества должен быть совершен в письменной форме, если дарителем выступает юридическое лицо, а стоимость дара превышает 3 000 руб. (пункт 2 статьи 574 ГК РФ).

При этом согласно пункту 2 статьи 574 ГК РФ договор дарения, совершенный в устной форме в случае, когда требуется наличие письменной, ничтожен, что влечет за собой недействительность его положений и не приводит к возникновению у сторон договора каких-либо юридических последствий (пункт 1 статьи 167 ГК РФ).

Из изложенного следует, что при предоставлении работникам подарков на сумму более 3 000 руб. Организация должна заключать договоры дарения в письменной форме. В случае если стоимость подарков не превышает 3 000 руб., договоры могут быть заключены и в устной форме.

В то же время, учитывая позицию Минфина РФ, для применения нормы пункта 28 статьи 217 НК РФ, на наш взгляд, целесообразно оформлять договор дарения и в том случае, если стоимость подарка составляет менее 3 000 руб.

Применительно к рассматриваемой ситуации подарком работнику будет являться топливная карта (в том случае, если она передается топливной компанией в собственность Организации, а Организация в свою очередь передает ее в собственность работнику), а также топливо, которое передается работнику для использования в личных целях.

Соответственно, передачу данных активов работнику целесообразно оформлять в качестве подарков, путем заключения соответствующих договоров дарения и актов приема-передачи. В таком случае, на наш взгляд, Организация сможет воспользоваться нормой пункта 28 статьи 217 НК РФ и удерживать НДФЛ лишь со стоимости подарков, превышающей 4 000 руб. за налоговый период.

Согласно подпункту 2 пункта 1 статьи 223 НК РФ дата фактического получения дохода при получении доходов в натуральной форме определяется как день передачи доходов в натуральной форме физическому лицу.

Факт передачи работнику топливной кары и топлива будет подтверждаться актом передачи, соответственно, на дату составления указанного акта у работника будет возникать доход в натуральной форме (при условии, что стоимость подарков превысит 4 000 руб. за налоговый период). Таким образом, на дату возникновения дохода Организации необходимо удержать с работника соответствующую сумму НДФЛ.

В соответствии с пунктом 4 статьи 226 НК РФ налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате.

Удержание у налогоплательщика начисленной суммы налога производится налоговым агентом за счет любых денежных средств, выплачиваемых налоговым агентом налогоплательщику, при фактической выплате указанных денежных средств налогоплательщику либо по его поручению третьим лицам. При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50 процентов суммы выплаты.

Пунктом 6 статьи 226 НК РФ установлена обязанность налоговых агентов перечислять в бюджет удержанную с доходов работника, полученных в натуральной форме, сумму НДФЛ не позднее дня, следующего за днем фактического удержания исчисленной суммы налога.

Страховые взносы

Согласно пункту 1 статьи 7 Закона № 212-ФЗ объектом обложения страховыми взносами признаются, в том числе, выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений.

При этом на основании пункта 6 статьи 8 Закона № 212-ФЗ в базу по страховым взносам включаются, в том числе, выплаты в натуральной форме.

Статьей 9 Федерального закона № 212-ФЗ установлены суммы, не подлежащие обложению страховыми взносами для плательщиков страховых взносов, производящих выплаты и иные вознаграждения физическим лицам.

При этом в данном перечне стоимость подарков, полученных сотрудниками от работодателей, прямо не поименована.

Однако на основании пункта 3 статьи 7 Федерального закона № 212-ФЗ не относятся к объекту обложения страховыми взносами выплаты и иные вознаграждения, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество (имущественные права).

Как было отмечено нами ранее, согласно пункту 1 статьи 572 ГК РФ по договору дарения одна сторона (даритель) безвозмездно передает или обязуется передать другой стороне (одаряемому) вещь в собственность либо имущественное право (требование) к себе или к третьему лицу либо освобождает или обязуется освободить ее от имущественной обязанности перед собой или перед третьим лицом.

Договор дарения в соответствии с гражданским законодательством относится к договорам, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество.

Таким образом, по нашему мнению, в случае передачи подарка работнику по договору дарения, у Организации объекта обложения страховыми взносами не возникает.

При этом подарки сотрудникам не подлежат налогообложению страховыми взносами у Организации в том случае, если передача такого подарка совершена по договору дарения, заключенного в письменной форме.

Аналогичная позиция была выражена Минздравсоцразвития РФ в Письмах от 27.02.10 № 406-19, от 05.03.10 № 473-19, от 19.05.10 № 1239-19, от 06.08.10 № 2538-19.

Подводя итоги вышеизложенному, можно сделать следующие выводы:

1. Передачу работнику в личное пользование топливной карты и топлива целесообразно оформлять договорами дарения и соответствующими актами;

2. Обязанность у Организации удерживать НДФЛ с дохода работника, полученного в натуральной форме (в виде стоимости топливной карты и использованного топлива, переданных работнику в качестве подарков) возникнет в случае, если размер дохода превысит 4 000 руб. за налоговый период;

3. При оформлении договоров дарения обязанности уплачивать страховые взносы со стоимости переданного работнику имущества (топливная карта и топливо) у Организации не возникнет.

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit

Назад в раздел