Департамент общего аудита по вопросу документального подтверждения рекламных расходов

Согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В рассматриваемом случае, Организация проводит рекламные мероприятия в магазинах, реализующих ее товар.

В связи с этим, в первую очередь, документальным обоснованием рекламных расходов будет договор с магазином (в том числе договор поставки), предусматривающий проведение рекламных мероприятий.

Нормы НК РФ прямо не предусматривают виды подтверждающих документов для обоснованного включения в налоговую базу по налогу на прибыль расходов рекламного характера.

На практике рекламные расходы подтверждаются актами об оказании таких услуг (если были оказаны услуги по проведению рекламной акции), а также иными сопутствующими документами, обосновывающими экономическую целесообразность, связь с предпринимательской деятельностью, а также реальность осуществляемых затрат.

Так, например, в Постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 19.03.13 по делу № А19-12387/2012 в качестве надлежащего оформления рекламных услуг кроме акта об оказанных услугах были приняты к рассмотрению программа, содержащая подробный план проведения рекламного мероприятия, подробный отчет о выполнении программы, фотографии в качестве подтверждения факта оказания услуг.

Наличие приведенного перечня документов не является обязательным, т.е. не предусмотрен нормами НК РФ, но их наличие, на наш взгляд, позволяет свисти к минимуму возможные претензии со стороны налоговых органов, касающиеся исключения рекламных расходов по основаниям, связанным с экономической необоснованностью и возможным получением необоснованной налоговой выгоды.

На основании изложенного, считаем, что применительно к рассматриваемой нами ситуации, для правомерного отражения затрат на рекламу в составе расходов, учитываемых в целях исчисления налога на прибыль, Организации необходимо иметь:

- программа с планом рекламных мероприятий (в том числе рекламных акций, проводимых в магазине);

- первичный документ, свидетельствующий о факте оказания услуги (если магазин оказывал Организации рекламные услуги);

- отчет о проведении рекламных мероприятий (если магазин оказывал услуги, то соответственно отчет магазина как исполнителя), а также фотографии с места проведения рекламной акции.

Программа с планом рекламных мероприятий, по нашему мнению, должна содержать:

- цели проведения рекламных акций (например, продвижение товарных марок, повышения уровня известности, увеличение реализации),

- методы достижения этих целей (описание рекламных акций, которые будут проводиться),

- необходимые материалы для проведения акции (например, дисплеи, каталоги, брошюры).

В свою очередь отчет о проведенной акции служит подтверждением факту проведения мероприятия и понесенных расходов в виде использованных материалов (например, розданных каталогов и брошюр). В связи с этим, по нашему мнению, данный документ должен содержать описание мероприятия (дата, место проведения, что происходило), а также наименование и количество использованных материалов.

Указанные документы, по нашему мнению, будут служить основанием для списания в расходы стоимости использованных материалов, а также признания иных расходов в качестве рекламных.

Как следует из вопроса, Организацией оформлялась служебная записка, а также накладная на передачу рекламных материалов.

По нашему мнению, во-первых, служебные записки не могут служить подтверждением рекламных расходов, так как предполагают только передачу материалов, но не подтверждают фактическое использование этих материалов.

Во-вторых, из предоставленных служебных записок, на наш взгляд, не следует, что рекламные материалы передавались для проведения рекламной акции. То есть в служебных записках отсутствует цель передачи рекламных материалов.

Из служебной записки о передаче толкающего устройства для пиццы, можно сделать вывод о передаче товара потенциальному покупателю для его тестирования и использования в деятельности магазина, но не о том, что данное устройство передано для использования в рекламном мероприятии.

В свою очередь, накладные подтверждают только получение магазином рекламных материалов для проведения акций, но не являются отчетом об их использовании.

Учитывая вышесказанное, по нашему мнению, служебные записки и накладные о передаче рекламных материалов, не подтверждают факт проведения рекламного мероприятия и использования в нем переданных материалов.

Поскольку рекламные материалы передаются магазину, из этого можно сделать вывод о том, что рекламные мероприятия проводил магазин, а значит, он должен предоставить акт оказанных услуг и отчет о проведенном мероприятии с указанием объемов использованных полученных материалов. В ином случае, мы не исключаем риск того, что передача рекламных материалов может быть рассмотрена в качестве безвозмездной передачи имущества.

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit