Вопросы оптимизации документооборота в целях подтверждения представительских расходов

Мнение консультантов.

Согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль организаций (далее по тексту – налог) налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 настоящего Кодекса).

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 настоящего Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

На основании подпункта 22 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, в порядке, предусмотренном пунктом 2 настоящей статьи.

В свою очередь, пунктом 2 статьи 264 НК РФ предусмотрено, что к представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

В Письме Минфина РФ от 21.09.2020г. № 03-03-07/82582 разъясняется, что «конкретный состав расходов на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) положениями НК РФ не регламентирован.

Однако следует учитывать, что представительские расходы должны соответствовать критериям, установленным статьей 252 НК РФ, а именно должны быть экономически оправданны и документально подтверждены».

Наряду с этим, в Письмах Минфина РФ от 18.11.2021г. № 03-03-07/93276 и от 18.02.2021г. № 03-03-06/1/11266 указано, что НК РФ не устанавливает конкретный перечень документов, которые подтверждают произведенные расходы, тем самым не ограничивая налогоплательщика в вопросе подтверждения правомерности учета соответствующих расходов. В свою очередь, подтверждением данных налогового учета на основании статьи 313 НК РФ являются первичные учетные документы.

В соответствии с пунктом 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:  наименование документа; дата составления документа; наименование экономического субъекта, составившего документ; содержание факта хозяйственной жизни; величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения; наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события; подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

В Письме Минфина РФ от 24.03.2021г. № 03-03-07/21069 содержится вывод о том, что  подтверждением расчетов с использованием банковских карт на бумажном носителе могут быть слип, квитанция электронного терминала и другие аналогичные документы, свидетельствующие о факте совершения операции по банковской карте.

На основании изложенного приходим к выводу, что в соответствии с нормами НК РФ для учета в целях определения налогооблагаемой базы понесенных представительских расходов, указанных в пункте 2 статьи 264 НК РФ, налогоплательщик должен:

-  обосновать  экономическую оправданность произведенных расходов – на основании любых документов;

-  документально подтвердить произведенные расходы – на основании любых первичных документов.

В упомянутом в тексте вопроса Письме Минфина РФ от 22.03.2010г. № 03-03-06/4/26 отмечается, что «документами, служащими для подтверждения представительских расходов, могут являться, в частности:

- приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;

- смета представительских расходов;

- первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;

- отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются:

- цель представительских мероприятий, результаты их проведения;

- иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели».

Одновременно в некоторых письмах УФНС РФ по г. Москве указывается на необходимость наличия в числе документов, подтверждающих обоснованность представительских расходов, приказа (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели; сметы представительских расходов; акта об осуществлении представительских расходов, подписанный руководителем организации, с указанием сумм фактически произведенных представительских расходов (Письма УФНС РФ по г. Москве от 12.04.2007г. № 20-12/034115, от 22.12.2006г. № 21-11/113019@).

Полагаем, что озвученная в письмах налогового ведомства позиция противоречит нормам НК РФ, что подтверждается более поздними по времени разъяснениями финансового ведомства.

Вместе с тем, по нашему мнению, для подтверждения  обоснованности понесенных Банком представительских расходов целесообразно иметь в наличии приказ (распоряжение) руководителя Банка, в котором указывается:

- вид мероприятия (официальный прием, обед, встреча и т.д.) – для определения  соответствия расходам, перечисленным в пункте 2 статьи 264 НК РФ;

- цель проведения мероприятия – для  определения соответствия расходам, понесенным в целях получения прибыли организации;

- участники мероприятия - для  определения соответствия расходам, понесенным в целях получения прибыли организации;

- цели расходования денежных средств - для определения  соответствия расходам, перечисленным в пункте 2 статьи 264 НК РФ;

- лимит расходования денежных средств.

Если в Банке будет принята практика издания приказа о назначении подотчетного лица (с предоставлением прав этому подотчетному лицу проводить представительские расходы с определенным лимитом средств на месяц с указанием, какие именно представительские расходы могут быть им оплачены), это означает, что именно это подотчетное лицо (а не руководитель Банка) самостоятельно определяет конкретные мероприятия (в т.ч. их участников), которые он будет финансировать из выданных ему по отчет средств, то есть самостоятельно устанавливает цель проведения мероприятия, цель расходования средств и соответствие произведенных расходов критериям, установленным в пункте 1 статьи 252 НК РФ. Полагаем, что такой приказ может подтверждать обоснованность понесенных Банком представительских расходов только при условии, что руководитель Банка передаст подотчетному лицу указанные выше полномочия на основании доверенности. При этом указанное подотчетное лицо в соответствии со штатной должностью и служебными обязанностями должно обладать достаточными знаниями и квалификацией для принятия решений. В представляемом подотчетным лицом отчете по расходованию средств должна содержаться информация, подтверждающая соответствие произведенных расходов критериям, установленным в пункте 1 статьи 252 НК РФ.

Порядок финансирования Банком проведения официальных приемом и встреч (представительские расходы) определяется Банком самостоятельно и утверждается во внутреннем документе (Положение о представительских расходах).

Банк вправе закрепить в Положением о представительских расходах оплату расходов с использованием именной корпоративной карты. При этом соответствующим приказом назначается сотрудник (подотчетное лицо), на чье имя выпускается карта. В приказе может быть установлен лимит денежных средств, которые сотрудник вправе использовать на представительские расходы в определенный период (месяц).

В качестве одного из возможных вариантов оптимизации документооборота при оформлении приказов (распоряжений), подтверждающих обоснованность представительских расходов, предлагаем Банку рассмотреть возможность издания руководителем Банка одного приказа в отношении проведения нескольких конкретных планируемых (на месяц/иной временной период с разбивкой по месяцам) мероприятий с участием конкретных контрагентов. Полагаем, что составление плана проведения встреч и мероприятий в краткосрочной перспективе легко реализуемо, приводит к оптимизации расходования организационных и материальных ресурсов Банка. 

Документы и литература.

1.             НК РФ – Налоговый кодекс Российской Федерации (ч.I) от 31.07.1998г. № 146-ФЗ  и (ч.II) от 05.08.2000г. № 117-ФЗ;

2.             Закон № 402-ФЗ - Федеральный закон от 06.12.2011г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_banki