Об оформлении приказов (распоряжений) о выдаче денежных средств под отчет на административно-управленческие расходы

Мнение консультантов.

Для организаций, не относящихся к числу тех, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства или финансовых органах субъектов Российской Федерации (муниципальных образований), приведенные в Письме Минфина РФ от 25.08.2014г. № 03-11-11/4288 разъяснения в  части определения вида (типа) банковских счетов подотчетных лиц, на которые работодатель вправе перечислить предоставляемые под отчет денежные средства, не являются обязательными к исполнению.

Порядок предоставления Банком денежных средств под отчет, в том числе перечни трудовых функций (должностей), для которых предусматривается право получать денежные средства под отчет, цели использования подотчетных средств, лимиты, способ (налично/безналично) выдачи подотчетных сумм, периодичность и основания (заявление работника/распоряжение уполномоченного лица Банка) выдачи аванса, сроки предоставления авансовых отчетов и т.п. устанавливаются локальным нормативным актом Банка, в том числе в форме распорядительного документа (приказа).

Локальным нормативным актом Банк вправе закрепить положение о том, что денежные средства под отчет в безналичной форме перечисляются на банковский счет работника в соответствии с предоставленными им реквизитами, независимо от того, является или нет такой счет карточным счетом, в том числе открытым в рамках зарплатного проекта.

В случае, если локальным нормативным актом предусматривается выдача работникам денежных средств под отчет на основании личного заявления работника, форма такого заявления – на бумажном носителе с проставлением собственноручной подписи работника или в виде подписанного электронной подписью работника электронного документа, направляемого по электронной почте или во внутренней программе электронного документооборота, определяется таким локальным нормативным актом с учетом действующего в Банке порядка документооборота.

Приказ Банка, содержащий указание целей использования подотчетных средств, лимитов и должностей, которым предоставлено право получать денежные средства, без указания фамилии, имени и отчества конкретных работников, может быть квалифицирован как локальный нормативный акт Банка по вопросам выдачи денежных средств под отчет, на основании которого в процессе хозяйственной деятельности Банк издает распорядительные документы, речь о которых идет в пункте 6.3 Указания № 3210-У и содержащие сведения о фамилии, имени и отчестве (при наличии) подотчетного лица (подотчетных лиц), сумме (суммах) наличных денег и сроке (сроках), на который они выдаются, подпись руководителя (уполномоченного лица) Банка, дату и регистрационный номер документа.

Обоснование мнения консультантов.

Российским законодательством не установлено официальное толкование понятий «подотчетное лицо» и «денежные средства, выданные под отчет». Вместе с тем, из содержания пункта 6.3 Указания № 3210-У следует, что подотчетным лицом признается работник, которому в соответствии с его заявлением либо распорядительным документом работодателя выданы денежные средства на оплату расходов, связанных с осуществлением деятельности работодателя. Как определено абзацем 1 пунктом 6.3 Указания № 3210-У, выдача наличных денег подотчетному лицу осуществляется на основании расходного кассового ордера 0310002 «согласно распорядительному документу юридического лица, индивидуального предпринимателя либо письменному заявлению подотчетного лица». При этом допускается оформление распорядительного документа на несколько выдач наличных денег одному или нескольким подотчетным лицам с указанием фамилии (фамилий) и инициалов, суммы (сумм) наличных денег и срока (сроков), на который они выдаются.

«Подотчетное лицо обязано в срок, установленный руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем»  (абзац 2 пункта 6.3 Указания № 3210-У).

Согласно части 1 статьи 20 ТК РФ работником признается физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работодателем. Помимо этого, согласно разъяснению Банка России, приведенному в Письме от 02.10.2014г. № 29-Р-6/7859, в целях применения Указания № 3210-У под работником также следует понимать лицо, с которым был заключен договор гражданско-правового характера.

Порядок выдачи денежных средств под отчет в безналичной форме действующим законодательством не регламентирован.

Наряду с этим, в совместном Письме[1] от 10.09.2013г. Минфина РФ № 02-03-10/37209 и Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554 пояснено, что в целях минимизации наличного денежного обращения, а также принимая во внимание нецелесообразность выдачи карт организации каждому работнику, направляемому в командировку, и специфику осуществления расходов, связанных с компенсацией работникам документально подтвержденных расходов, возможно перечисление средств на банковские счета физических лиц - работников организаций в целях осуществления ими с использованием карт физических лиц, выданных в рамках зарплатных проектов, оплаты командировочных расходов и компенсации работникам документально подтвержденных расходов. Эта позиция подтверждена представителями финансового ведомства в упомянутом Банком в тексте вопроса Письме от 25.08.2014г. № 03-11-11/4288, а также в Письме от  21.07.2017г. № 09-01-07/46781.

Одновременно следует отметить, что указанные выше разъяснения Минфина РФ и Казначейства России изданы «в связи с поступающими обращениями организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства или финансовых органах субъектов Российской Федерации (муниципальных образований)…», то есть предназначены для ограниченной категории организаций (работодателей), деятельность которых регламентирована, в том числе бюджетным законодательством РФ. В частности, обосновывая свои выводы, представители Минфина РФ и Казначейства России апеллируют, в числе прочего, к утратившим на текущий момент Правилам обеспечения наличными деньгами организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства (утверждены приказом Минфина РФ от 31.12.2010 № 199н), а также Правилам обеспечения наличными денежными средствами и денежными средствами, предназначенными для осуществления расчетов по операциям, совершаемым с использованием платежных карт, участников системы казначейских платежей (утверждены Приказом Казначейства России от 15.05.2020 № 22н), устанавливающими  порядок выдачи сотрудникам организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства, расчетных (дебетовых) карт  для оплаты расходов, связанных с деятельностью этих организаций.

Учитывая это, для организаций, не относящихся к числу тех, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства или финансовых органах субъектов Российской Федерации (муниципальных образований), приведенные в рассмотренных Письмах разъяснения в части определения вида (типа) банковских счетов подотчетных лиц, на которые работодатель вправе перечислить предоставляемые под отчет денежные средства, не являются обязательными к исполнению.

В Письмах от 24.12.2008г. № 14-27/513 и от 23.07.2009г. № 29-1-1-7/4625 Банк России отмечает, что ограничения по перечню операций, совершаемых физическими лицами с использованием банковских карт, связаны с наличием ограничений, предусмотренных законодательством РФ. Вопрос о допустимости возмещения расходов, связанных со служебными командировками, путем их перечисления на банковские счета работников - физических лиц, открытые для совершения операций с использованием банковских карт, находится в плоскости применения трудового законодательства. Аналогичная по сути позиция была высказана представителями Казначейства России в Письме от 26.07.2011г. № 42-7.4-05/5.2-500: «…вопрос о допустимости перечисления (возмещения) денежных средств на командировочные расходы на банковские счета работников - физических лиц, открытые для совершения операций с использованием расчетных (дебетовых) банковских карт («зарплатных» карт), находится в области применения трудового законодательства…». При этом подчеркнуто, что данный вопрос не относится к компетенции Банка России, а у органов Казначейства России нет правовых оснований для отказа в перечислении организациями командировочных расходов на банковские счета своих работников (физических лиц), открытые для совершения операций с использованием зарплатных карт.

Частью 1 статьи 15 ТК РФ понятие «трудовые отношения» определены как отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы) в интересах, под управлением и контролем работодателя, подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором.

В соответствии с трудовым законодательством регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений может осуществляться путем заключения, изменения, дополнения работниками и работодателями коллективных договоров, соглашений, трудовых договоров (статья 9 ТК РФ). Работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права (далее по тексту  локальные нормативные акты), в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями (статья 8 ТК РФ).

Таким образом, порядок предоставления Банком денежных средств под отчет, в том числе перечни трудовых функций (должностей), для которых предусматривается право получать денежные средства под отчет, целей использования подотчетных средств, лимиты, способ (налично/безналично) выдачи подотчетных сумм, периодичность и основания (заявление работника/распоряжение уполномоченного лица Банка) выдачи аванса, сроки предоставления авансовых отчетов и т.п. устанавливаются локальным нормативным актом Банка, в том числе в форме распорядительного документа (приказа).

Локальным нормативным актом Банк вправе закрепить положение о том, что денежные средства под отчет в безналичной форме перечисляются на банковский счет работника в соответствии с предоставленными им реквизитами, независимо от того, является или нет такой счет карточным счетом, в том числе открытым в рамках зарплатного проекта.

В случае если локальным нормативным актом предусматривается выдача работникам денежных средств под отчет на основании личного заявления работника, форма такого заявления – на бумажном носителе с проставлением собственноручной подписи работника или в виде подписанного электронной подписью работника электронного документа, направляемого по электронной почте или во внутренней программе электронного документооборота, определяется таким локальным нормативным актом с учетом действующего в Банке порядка документооборота.

По нашему мнению, не смотря на то, что в соответствии с пунктом  1 Указания № 3210-У установленный данным нормативным актом порядок не распространяется на кредитные организации, при формировании кредитной организацией локального нормативного акта по вопросам предоставления денежных средств под отчет целесообразно руководствоваться требованиями пункта 6.3 Указания № 3210-У независимо от формы предоставления денежных средств под отчет .

Согласно разъяснениям Банка России, приведенным в Письме от 06.09.2017г. № 29-1-1-ОЭ/20642, в соответствии с пунктом 6.3 Указания № 3210-У выдача наличных денег подотчетному лицу на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, может осуществляться либо по письменному заявлению подотчетного лица, содержащему проставленные руководителем юридического лица сумму и срок, на который выдаются наличные деньги, подпись и дату, либо по распорядительному документу юридического лица. Распорядительный документ оформляется на каждую выдачу наличных денег с указанием фамилии, имени и отчества (при наличии) подотчетного лица, суммы наличных денег и срока, на который они выдаются, и должен содержать подпись руководителя, дату и регистрационный номер документа.

Руководствуясь приведенным  разъяснением Банка России, полагаем, что приказ Банка, содержащий указание целей использования подотчетных средств, лимитов и должностей, которым предоставлено право получать денежные средства, без указания фамилии, имени и отчества конкретных работников, может быть квалифицирован как локальный нормативный акт Банка по вопросам выдачи денежных средств под отчет, на основании которого в процессе хозяйственной деятельности Банк издает распорядительные документы, речь о которых идет в пункте 6.3 Указания № 3210-У и содержащие сведения о фамилии, имени и отчестве (при наличии) подотчетного лица (подотчетных лиц), сумме (суммах) наличных денег и сроке (сроках), на который они выдаются, подпись руководителя (уполномоченного лица) Банка, дату и регистрационный номер документа.

Документы и литература.

1.                  ТК РФ – Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001г. № 197-ФЗ;

2.                  Указание № 3210-У – Указание Банка России от 11.03.2014г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_banki