Об оформлении кредитной организацией инвентарных карточек объектов основных средств

Мнение консультантов.

1.    Банк не обязан вести инвентарные карточки учета объекта основных средств только на бумажном носителе.

2.    Поскольку в Банке отсутствует регламент применения электронной подписи и хранения документов в электронном виде, Банк не вправе оформлять и хранить инвентарные карточки учета объекта основных средств в электронном виде.

3.    Банк вправе предусмотреть ведение инвентарных карточек учета объектов основных средств в виде электронного журнала при условии, что каждая запись журнала будет содержать всю необходимую информацию об объекте и будет подписана электронной подписью из числа  предусмотренных Законом № 63-ФЗ.

Обоснование мнения консультантов.

Единые требования к ведению организациями бухгалтерского учета установлены Законом № 402-ФЗ, в соответствии с частью 2 статьи 1 бухгалтерский учет - формирование документированной систематизированной информации об объектах, предусмотренных настоящим Федеральным законом, в соответствии с требованиями, установленными настоящим Федеральным законом, и составление на ее основе бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта, за исключением случаев, если иное установлено бюджетным законодательством Российской Федерации (часть 1 статьи 7 Закона № 402-ФЗ).

На основании статьи 5 Закона № 402-ФЗ объектами бухгалтерского учета экономического субъекта являются: факты хозяйственной жизни; активы;  обязательства; источники финансирования его деятельности; доходы; расходы; иные объекты в случае, если это установлено федеральными стандартами.

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (часть 1 статьи 9 Закона № 402-ФЗ). В части 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ содержится перечень обязательных реквизитов первичного документа, к которым, в частности,  относятся:

- наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события (пункт 6);

- подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

В соответствии с частью 4 статьи 9 Закона № 402-ФЗ формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (часть 5 статьи 9 Закона № 402-ФЗ). В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа (часть 6 статьи 9 Закона № 402-ФЗ).

Требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете экономических субъектов установлены ФСБУ 27/2021, в соответствии с подпунктом «а» пункта 1 которого под документами бухгалтерского учета понимаются первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета.

Согласно пункту 4 ФСБУ 27/2021 документы бухгалтерского учета должны соответствовать требованиям, установленным Законом № 402-ФЗ, а также настоящим Стандартом.

В соответствии с ФСБУ 27/2021:

- экономический субъект вправе включать в документ бухгалтерского учета реквизиты, являющиеся дополнительными к обязательным реквизитам, установленным частью 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ (пункт 12);

- записи в документах бухгалтерского учета, составляемых на бумажном носителе, должны производиться средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение срока хранения документов бухгалтерского учета не меньшего, чем установленный статьей 29 Закона № 402-ФЗ (в частности, краской, чернилами, шариковой ручкой). При создании документов бухгалтерского учета на бумажном носителе запрещается производить записи средствами, не обеспечивающими сохранность этих записей (в частности, простым карандашом) (пункт 13);

- при составлении документов бухгалтерского учета в виде электронных документов должна быть обеспечена возможность изготовления копий таких документов на бумажном носителе (пункт 14);

- виды электронной подписи документов бухгалтерского учета, составляемых в виде электронного документа, устанавливаются экономическим субъектом из числа предусмотренных Законом № 63-ФЗ, если требование об использовании конкретного вида электронной подписи в соответствии с целями ее использования не предусмотрено федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами. Виды электронной подписи первичных учетных документов, составляемых в виде электронного документа экономическим субъектом совместно с другими участниками электронного взаимодействия, определяются соглашением экономического субъекта с данными участниками электронного взаимодействия (пункт 17).

Отношения в области использования электронных подписей регулируются нормами Закона № 63-ФЗ, в соответствии с пунктом 1 статьи 2 которого электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

В статье 5 Закона № 63-ФЗ определены виды электронных подписей: простая электронная подпись и усиленная электронная подпись. Различаются усиленная неквалифицированная электронная подпись (неквалифицированная электронная подпись) и усиленная квалифицированная электронная подпись (квалифицированная электронная подпись).

На основании статьи 6 Закона № 63-ФЗ:

- информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе (пункт 1);

- информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, нормативными актами Банка России или соглашением между участниками электронного взаимодействия, в том числе правилами платежных систем. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны соответствовать требованиям статьи 9 настоящего Федерального закона (пункт 2).

Постановлением № 7 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств. На основании пункта 1 Постановления № 7 к первичным документам по учету основных средств, в частности, относится инвентарная карточка учета объекта основных средств по форме № ОС-6 (далее по тексту инвентарная карточка, форма ОС-6).

Как следует из Постановления № 7, инвентарные карточки применяются для учета наличия объекта основных средств, а также учета движения его внутри организации. Записи при приеме-передаче производятся на основании актов о приеме-передаче объектов основных средств  и сопроводительных документов (технических паспортов заводов-изготовителей и др.). Прием, перемещение объектов основных средств внутри организации, включая проведение реконструкции, модернизации, капитального ремонта, а также их выбытие или списание отражаются в инвентарной карточке (книге) на основании соответствующих документов.

Вместе с тем, на основании норм статьи 9 Закона № 402-ФЗ в настоящее время  формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Состав первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, и перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов,  определяются руководителем экономического субъекта (Информация Минфина РФ №  ПЗ-10/2012).

На основании изложенного приходим к следующим выводам.

Для учета наличия объекта основных средств, а также учета движения его внутри организации Банку следует в качестве первичного учетного документа оформлять инвентарные карточки по каждому объекту основных средств.

Банк вправе в качестве первичного документа применять иную, отличную от унифицированной, форму инвентарной карточки. Форма инвентарной карточки может быть разработана и утверждена Банком самостоятельно при условии соблюдения требований к обязательным реквизитам первичного документа, установленным частью 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ. В числе прочего, обязательным реквизитом первичного документа является наличие подписи сотрудника, совершившего операцию и ответственного за ее оформление. Таким образом, инвентарная карточка должна быть подписана лицом, ответственным за ее ведение.

Учетной политикой или стандартами экономического субъекта Банка может быть предусмотрено составление инвентарной карточки в электронном виде при условии обеспечения возможности изготовления копий  на бумажном носителе.

При составлении в электронном виде инвентарная карточка должна быть подписана электронной подписью из числа предусмотренных статьей 9 Закона № 63-ФЗ. Учетной политикой или стандартами экономического субъекта Банка должен быть установлен вид электронной подписи лица, ответственного за ведение инвентарной карточки, при условии соблюдения требований статьи 6 Закона № 63-ФЗ.

Таким образом:

1.      Банк не обязан вести инвентарные карточки только на бумажном носителе.

2.    Поскольку в Банке отсутствует регламент применения электронной подписи и хранения  документов в электронном виде, Банк не вправе оформлять и хранить инвентарные карточки в электронном виде.

3.    Поскольку форма инвентарной карточки устанавливается Банком самостоятельно, то Банк вправе предусмотреть ведение инвентарных карточек в виде электронного журнала при условии, что каждая запись журнала будет содержать всю необходимую информацию об объекте и будет подписана электронной подписью из числа предусмотренных Законом № 63-ФЗ.

Документы и литература.

1.             Закон № 402-ФЗ - Федеральный закон от 06.12.2011г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;

2.             Закон № 63-ФЗ - Федеральный закон Российской Федерации от 06.04.2011г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;

3.             ФСБУ 27/2021 - Федеральный стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», утверждены Приказом Минфина России от 16.04.2021г. № 62н;

4.             Постановление № 7 - Постановление Госкомстата РФ от 21.01.2003г. № 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств».

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_banki