О перечне первичных документов для признания расходов на командировки в целях налогообложения прибыли

Мнение консультантов.

Начиная с 08.01.2015г. Банк вправе руководствоваться Постановлением № 749 и не требовать от командированного работника отчет о выполнении служебного поручения.

В целях признания при налогообложении прибыли затрат на командировки достаточным является наличие приказа руководителя Банка (уполномоченного лица) о направлении работника в служебную командировку и утвержденного руководителем Банка (уполномоченным лицом) авансового отчета командированного работника с приложением надлежащим образом оформленных документов, подтверждающих фактически осуществленные работником в связи с командировкой расходы.

Обоснование мнения консультантов.

На основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ в целях главы 25 к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности на: проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы; наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами); суточные или полевое довольствие; оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов; консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Одновременно пунктом 1 статьи 252 НК РФ установлено, что в целях налогообложения прибыли организаций налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 НК РФ). При этом расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Затраты, не соответствующие критерия пункта 1 статьи 252 НК РФ, при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются (пункт 49 статьи 270 НК РФ).

Согласно части 1 статьи 166 ТК РФ служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

В соответствии со статьей 168 ТК РФ:

при направлении работника  в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику: расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (часть 1);

порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам федеральных государственных органов, государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений определяются нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации (часть 2);

порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам государственных органов субъектов Российской Федерации, территориальных фондов обязательного медицинского страхования, государственных учреждений субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, муниципальных учреждений определяются соответственно нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов Российской Федерации, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления (часть 3);

порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам других работодателей определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации (часть 4).

Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации (часть 2 статьи 166 ТК РФ). Так, в частности, Положением № 749 предусмотрено следующее:

работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (пункт 3);

фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки (абзац 1 пункта 7);

работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, определяются в соответствии с положениями  статьи 168  ТК РФ (абзацы 1, 2 пункта 11);

возмещение иных расходов, связанных с командировками, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы, в порядке и размерах, которые предусмотрены абзацем 1 и 2 пункта 11 настоящего Положения (пункт 24);

работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой (пункт 26).

До 08.01.2015г. Положением № 749 фактический срок пребывания работника в месте командирования определялся по отметкам в командировочном удостоверении о дате выезда (приезда) в место командирования. Кроме того, редакция Положения № 749, действовавшая до 08.01.2015г. предусматривала предоставление командированным работником по возвращении из командировки помимо авансового отчета о произведенных во время командировки расходах отчета о выполненной в командировке работе. Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014г. № 1595 с 08.01.2015г. во исполнение пункта 10^[1] раздела IV Плана мероприятий («дорожной карты») «Совершенствование налогового администрирования», утвержденного Распоряжением Правительства РФ от 10.02.2014г. № 162-р, отменены пункты 6^[2], 15^[3] и абзаца 3^[4] пункта 26 Положения № 749. Как следствие, начиная с 08.01.2015г., на нормативном уровне не установлены обязанности оформления при направлении работника в служебную командировку командировочных удостоверений и служебных заданий, а также  предоставления работниками отчетов о выполненной работе в командировке.

Таким образом, с 08.01.2015г. Банк вправе руководствоваться Постановлением № 749 и не требовать от командированного работника Отчет о выполнении служебного поручения. В целях признания при налогообложении прибыли затрат на командировки достаточным является наличие Приказа руководителя Банка (уполномоченного лица) о направлении работника в служебную командировку и утвержденного руководителем Банка (уполномоченным лицом) авансового отчета командированного работника с приложением надлежащим образом оформленных документов, подтверждающих фактически осуществленные работником в связи с командировкой расходы.

Документы и литература.

1.             НК РФ – Налоговый кодекс Российской Федерации (ч.I) от 31.07.1998г. № 146-ФЗ  и (ч.II) от 05.08.2000г. № 117-ФЗ;

2.             ТК РФ – Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001г. № 197-ФЗ;

3.             Положение № 749 - Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008г. № 749.

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_banki